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I 7 tool di project management che servono per fare smart working

Là fuori è pieno di tool di project management che promettono di migliorare la produttività, far risparmiare tempo e lavorare in maniera più intelligente.

Ma quali sono davvero quelli necessari? In questa guida vedremo i 7 tool che devi assolutamente avere per gestire i tuoi progetti, lavorando meglio e arrivando a grandi risultati.

E, soprattutto, vedremo un metodo di project management che potrai applicare in ogni caso, al di là degli strumenti che vorrai usare.

Prima di partire, chi sono io?

Mi chiamo Mattia Bonetti e sono il project manager di Marketers Company, una delle aziende del gruppo Marketers.

mattia bonetti project manager marketers

Dico spesso che il mio ruolo è quello di trasformare la vision in execution.

Cosa significa? Faccio sì che le idee e i progetti prendano forma e diventino realtà.

In Marketers ci occupiamo di far crescere progetti digitali, attraverso la formazione o i nostri servizi di digital marketing.

La cosa più importante è che non abbiamo uffici. Ciascuno lavora da dove preferisce, senza timbrare il cartellino.

Non misuriamo il tempo, ma gli obiettivi che vogliamo raggiungere.

Ora, sebbene questa sia l’essenza dello smart working, non è semplice metterla in atto.

Gli strumenti che vedremo aiuteranno te e il tuo team a farlo, organizzando meglio il lavoro per risolvere i principali problemi del lavoro asincrono.

Direi che è il caso di partire subito.

 

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Cosa sono davvero i tool di project management?

Tra poco vedremo quali sono i tool di project management che usiamo in Marketers e ti darò anche un metodo per trovare quelli che fanno al caso tuo.

Prima però è importante fare un piccolo passo indietro.

Chiariamolo subito: non saranno i tool a permetterti di trasformare le tue idee in progetti che producono risultati.

Potrebbe sembrarti assurdo che ti stia dicendo questo in un articolo sui migliori tool di project management, ma seguimi per un attimo.

Gestire un progetto, soprattutto da remoto, è un’arte complessa, che ha a che vedere con diverse competenze da possedere.

Se sei in Marketers Pro, ti consiglio di guardare la Masterclass che Luca Cresi Ferrari, co-founder di Marketers, ha tenuto su questo tema.

Luca e Dario fondatori di Marketers
Luca (a sx) e Dario Vignali, anche lui co-founder di Marketers 🙂

Luca nella Masterclass ha raccontato proprio quali sono le strategie e le procedure che in Marketers ci permettono di gestire diversi progetti con successo, benché ci troviamo tutti in diversi luoghi d’Italia e del mondo.

Nel caso in cui non fossi in Pro o non sai cosa sia, dai un’occhiata qui.

Il punto comunque è proprio questo.

I tool sono solo strumenti che ci permettono di mettere in atto le nostre strategie.

A monte c’è bisogno di avere chiari quali sono i principi per fare project management in maniera efficace e quali sono i problemi da risolvere a priori.

Nelle prossime righe vedremo anche questo, così che tu possa poi decidere in autonomia cosa fa al caso tuo e, nel caso, capire in cosa potresti aver sbagliato finora.

Perché usare dei tool di project management?

Ora, sia che tu sia un freelance sia che tu abbia un business, ci sono dei buoni motivi per costruire un sistema di tool di project management.

Ci sono principalmente 6 aree strategiche che determinano il raggiungimento di un risultato, ma di questo parleremo tra poco.

Adesso concentriamoci un attimo sui problemi da risolvere con gli strumenti che sceglierai.

È importante averli bene a mente perché, come ti dicevo, non basta usare dei tool per farli sparire. Bisogna sapere dove andare ad agire.

I problemi principali che possono pregiudicare qualsiasi progetto sono 3.

Vediamo quali sono.

1) Mancanza di chiarezza

Se non sappiamo dove andare, nessuno ci seguirà. Questo vale tanto nella leadership quanto nel project management.

Il compito di un project manager, così come di un imprenditore o comunque di chi gestisce un progetto, è tracciare una strada che sia quanto più chiara possibile.

Devi mettere le persone che collaborano con te nelle condizioni di sapere esattamente cosa fare.

Questo è tanto più importante quando si fa smart working.

L’essenza dello smart working sta nella possibilità di lavorare in maniera asincrona.

Io potrei decidere di portare avanti le mie task di sera, dopo essermi goduto una giornata nella natura, mentre un’altra persona potrebbe trovarsi in un altro fuso orario e quindi lavorare in momenti diversi rispetto al resto del team.

Questo però è possibile solo se è chiaro cosa deve fare ciascuno e anche se sono chiare le gerarchie del progetto.

Chi è che approverà il risultato a cui si arriverà? Può sembrare banale, ma questo è da decidere prima.

Gran parte dei rallentamenti in un progetto derivano dai “colli di bottiglia”, cioè quei momenti in cui si resta in attesa della decisione o del lavoro di una persona.

La prima regola per evitarli è chiarire subito chi dovrà fare cosa, così da avere un’idea realistica dei tempi necessari.

2) Disallineamento comunicativo

Abbiamo detto che l’essenza dello smart working è il lavoro asincrono e che per permetterlo è necessaria la chiarezza.

Questo vale tanto al livello del singolo progetto quanto a livello più generale.

Ti faccio un esempio di quello che facciamo in Marketers.

Ogni venerdì pomeriggio pubblico un messaggio su Basecamp – se non lo conosci, tra poco vedremo cos’è.

È il nostro “sprint” settimanale, cioè un messaggio che ha 2 obiettivi principali:

  • informare tutto il team su cos’è successo nei precedenti 7 giorni
  • fare un punto di quello che faremo nella successiva settimana

E, ultimo ma non ultimo, mettere alla prova la nostra conoscenza cinematografica.

Qualche mese fa ho iniziato ad aggiungere alla fine di ogni messaggio una gif tratta da un film, di cui bisogna indovinare il titolo.

È nata una competizione ormai sentita.

Il vincitore della prima edizione si è anche portato a casa un ambito premio:

premio contest marketers

3) Incomprensioni e attriti

Sì, sono calzini con la mia faccia 😀

Ora, scherzi a parte, credo che una delle priorità di un project manager non sia semplicemente controllare costi, tempi e task.

Sono stato un giocatore di rugby e questa è una delle lezioni che mi porto dietro dalla mia esperienza.

Un project manager deve essere un fine conoscitore delle persone che collaborano con lui.

Deve avere chiari punti di forza e di debolezza, pregi e difetti di ciascuno.

Bisogna sempre ricordarsi che le aziende sono fatte di persone, che vanno capite e aiutate a esprimere il proprio talento.

E soprattutto attorno a loro bisogna costruire un ambiente sereno e dove è piacevole stare, anche se si lavora da remoto.

In Marketers, per riuscirci, abbiamo una Happiness CEO. Erica, la nostra CEO della felicità, è una delle persone con cui mi confronto più spesso.

E se vuoi sapere di più sul suo lavoro, che ritengo davvero prezioso e necessario in ogni azienda, ti consiglio di guardare questo suo speech:

È stato uno degli speech più apprezzati al Connect 2021, il nostro retreat digitale, e penso sia ricco di spunti per chi ha un’azienda o gestisce un team e vuole capire come far lavorare meglio ed essere più felici le persone intorno a sé.

Adesso andiamo a vedere il metodo che devi usare per capire quali sono i tool di project management che ti servono.

Tool per il project management: il metodo a esagono per sceglierli

Abbiamo già detto che ci sono 6 aree strategiche che ogni project manager deve controllare.

Possiamo dire che sia proprio l’esagono del project management. Quelle parti di un progetto che non bisogna mai sottovalutare.

Ecco quali sono:

  • Gestione dei file
  • Gestione del progetto
  • Gestione degli accessi
  • Calendario condiviso
  • Mind mapping
  • Comunicazione one-to-one

Gestione dei file

Non importa di cosa ti occupi, ma sarà sicuramente fondamentale avere i file necessari al tuo lavoro in un luogo sicuro e facilmente raggiungibile.

Lavorare da remoto significa anche dover conservare documenti sul cloud.

Questo è un enorme vantaggio. Tutto è sempre disponibile a tutti coloro che ne hanno bisogno.

Uno dei colli di bottiglia più frequenti è proprio la difficoltà di avere a disposizione ciò che serve per portare a termine il proprio lavoro.

L’importante è stabilire una struttura dell’archivio chiara.

Tutti devono poter ritrovare i file velocemente, dunque l’archivio deve seguire una logica condivisa.

Così il problema della disponibilità è risolto, ma se ne crea un altro: la sicurezza.

Dopo, quando parleremo del tool che usiamo per gestire i file, vedremo come lo abbiamo risolto in Marketers e in che modo abbiamo strutturato il nostro archivio digitale.

Gestione del progetto

C’è un aspetto molto pragmatico nella gestione di un progetto.

Le persone devono avere un posto dove trovare tutte le informazioni che servono loro su quello che c’è da fare.

Ci sono alcune informazioni che non possono mancare:

  • I tempi da rispettare
  • Le task da portare a termine
  • Indicazioni e procedure da seguire
  • Responsabilità e decision maker

E, soprattutto, per queste informazioni vale lo stesso discorso dei file: devono essere facilmente raggiungibili.

C’è anche un altro aspetto spesso sottovalutato e che rallenta molto spesso i progetti.

Gestione degli accessi

Quando si lavora a un progetto, specialmente se è un progetto digitale, si finisce spesso per usare decine e decine di tool.

In Marketers, per esempio, testiamo di continuo nuovi strumenti per le nostre strategie di marketing.

Ci sono poi gli strumenti che ci servono per portare avanti le nostre attività quotidiane.

Capisci bene che il risultato finale è una montagna di e-mail, password e accessi da gestire.

La soluzione che abbiamo trovato proprio con Erica è questa: abbiamo una “cassaforte” con tutti gli accessi e chi ne ha bisogno chiede questi accessi a Erica, senza che ci sia bisogno poi di condividere o ricordarsi password e altri dati.

Tra poco vedremo con che tool lo facciamo, ma per un attimo concentriamoci sulle 3 aree strategiche che hanno a vedere con la fase viva del progetto.

Calendario condiviso

Il modo migliore di organizzare un progetto è farlo tenendo presente gli impegni delle persone che vi devono partecipare.

Così come non dover chiedere a tutti le disponibilità per organizzare una riunione fa perdere molto meno tempo.

(Anche se sulle riunioni ci torneremo successivamente e diremo alcune cose molto importanti per chi fa remote working)

Ecco perché avere un calendario condiviso, che è possibile creare con uno strumento alla portata di chiunque, è una piccola implementazione che però può dare grandi vantaggi.

L’unico sforzo sarà sincronizzare il proprio calendario personale a quello lavorativo, ma vedremo come si fa (è semplicissimo).

Mind mapping

Ogni progetto di Marketers passa per una prima fase di brainstorming, a cui possono contribuire tutti.

A un certo punto di questa fase poi tiriamo le fila delle migliori idee venute fuori.

E, sempre per avere la massima chiarezza possibile, costruiamo delle mappe mentali che permettano a tutti di avere il quadro intero del progetto.

Questo per esempio è la mappa che sintetizza una strategia per Business Genetics, il nostro corso principale per imparare a fare marketing e business online:

Comunicazione one-to-one

Durante un progetto o nel lavoro quotidiano può essere necessario allinearsi e confrontarsi in maniera rapida.

Su questo tema voglio fare una precisazione, visto che è un errore che vado fare a tanti team che lavorano da remoto.

Qualsiasi app di messaggistica va usata con moderazione, altrimenti si corre il rischio che si trasformino da utili tool di project management in un ostacolo che provoca rallentamenti.

E soprattutto, se è possibile, va bandito l’uso di WhatsApp per parlare di lavoro.

Per due motivi:

  1. Quasi tutti usiamo WhatsApp nella vita privata e dunque rischieremmo di finire per non staccare mai la testa dal lavoro, se anche lì ci arrivassero messaggi dai colleghi.
  2. WhatsApp spinge a usare gli audio, ma gli audio sono il “killer dell’efficacia”. In un minuto di audio si dice quello che si potrebbe racchiudere in pochissime righe di testo.

È normale, quando parliamo tendiamo a divagare e fare giri di parole che invece non facciamo quando scriviamo.

Mettiamocelo bene in testa: la scrittura è un’abilità importante per chi lavora da remoto.

Ora però andiamo al sodo di questa guida e vediamo quali sono gli strumenti da usare per organizzare lo smart working.

I 7 tool di project management che usiamo in Marketers per gestire un team full-remote

Google Workspace

Possiamo dire che tanto del nostro lavoro in Marketers avviene sulla suite di Google. In particolare sono 3 i tool che usiamo:

  • Google Drive
  • Google Docs
  • Google Sheets

(e poi Google Meet, ma di quello parleremo più avanti)

Docs, la versione Google di Word, è là dove i nostri contenuti prendono forma. Anche questo stesso articolo è stato scritto prima su Docs.

I fogli di calcolo di Sheets, invece, ci permettono di fare anche analisi abbastanza avanzate e tenere i nostri dati ordinati.

Drive è il nostro archivio. Quando sono arrivato in Marketers ho passato buona parte dei primi mesi a strutturarlo in maniera efficace.

Come ti ho detto prima, l’obiettivo era sia garantire la sicurezza che la velocità nel ritrovare i file.

Devi sapere che con un piano aziendale Drive ti permette di creare diversi hard disk virtuali e di gestire gli accessi in maniera intelligente.

Noi abbiamo sfruttato questa funzione per creare diversi hard disk dedicati a diversi obiettivi.

Ce ne sono alcuni generali, come per esempio quello con tutte le foto e i video, e altri di team, a cui ovviamente hanno accesso solo i diretti interessati:

tool di project management drive

Questo ci permette di trovare facilmente i file di cui abbiamo bisogno e garantire una buona sicurezza.

Ciascuno ha accesso ai documenti di cui ha bisogno e ci sono diversi livelli di protezione per evitare la perdita di dati importanti.

Basecamp

Abbiamo parlato in generale di gestione del progetto. Lo strumento che usiamo per tenere ordinate task, scadenze e obiettivi è Basecamp.

Se Drive è il nostro archivio, Basecamp è il nostro ufficio. Al momento, dopo diversi aggiornamenti, è strutturato così:

tool di project management basecamp

Devi sapere prima di tutto che Basecamp permette di creare delle “stanze”. Dentro ciascuna stanza ci sono diversi spazi:

  • Message board
  • To-dos
  • Docs & Files
  • Campfire
  • Schedule
  • Automatic Check-ins

organizzare un progetto su basecamp

Queste stanze possono essere sempre disponibili oppure “a tempo”.

Chiaramente quelle a tempo sono perfetto per dei progetti che hanno un certo range temporale di sviluppo.

Come vedi vicino al titolo di ogni stanza c’è una parentesi quadra con una sigla:

  • [LANCIO]: Quella è un esempio di stanza a tempo, che è stata utilizzata per il lancio di uno dei nostri ultimi corsi
  • [C_PROD]: Sono invece stanze continuative, dove viene curato lo sviluppo e il mantenimento di corsi e altri prodotti che abbiamo già lanciato
  • [DIVISION]: Si tratta degli uffici dei singoli team di Marketers, che là possono confrontarsi e sviluppare i loro lavori
  • [COMPANY]: È la stanza dedicata a tutti i collaboratori di Marketers Company, la nostra azienda che si occupa di formazione in marketing e business

In più c’è la stanza .FAMILY che è là dove sono inclusi tutti i collaboratori di tutte le aziende del gruppo Marketers e dove vengono condivise comunicazioni che interessano tutti.

LastPass

Con LastPass riusciamo a gestire gli accessi a tutti gli strumenti di cui abbiamo bisogno per fare il nostro lavoro.

LastPass è praticamente una cassaforte dove si possono custodire tutte le proprie password.

Ha diverse funzioni interessanti, tra cui la possibilità di generare password sicure in automatico.

L’altra funzione che sfruttiamo è quella di condivisione degli accessi.

Tutti coloro che lavorano in Marketers hanno un account LastPass, dove vengono condivise con loro le password di cui hanno bisogno.

Tutto quello che serve fare è contattare Erica, che provvede poi a girare gli accessi a chi ne ha bisogno:

tool di project management slack

Il vantaggio è che facendo così le password non circolano mai in chiaro, ma solo in forma criptata.

E tutti hanno a disposizione gli strumenti che servono, nel momento in cui se ne ha bisogno.

Calendar

Google Calendar è un altro strumento della suite di Google che non può mancare tra i tuoi tool di project management.

Facilita di molto l’organizzazione del lavoro e di eventuali riunioni che servono.

Infatti da Calendar, se si ha un piano aziendale di Google, è possibile vedere in tempo reale gli impegni di tutti:

Calendar piano aziendale Google

L’unica cosa che serve, nel caso qualcuno usasse un’altra app per il calendario, è sincronizzare il proprio calendario personale con quello lavorativo.

È molto facile e c’è questa guida di Google che può aiutare te e i tuoi collaboratori o colleghi.

Miro

Miro è lo strumento che abbiamo visto sopra quando abbiamo parlato di mappe mentali.

È molto semplice e intuitivo.

Si tratta di una lavagna digitale, sulla quale è possibile scrivere, fare schemi, mettere post-it e tanto altro.

La cosa fantastica è che possibile fare questo in maniera collaborativa.

Quando dobbiamo fare brainstorming o anche solo ci serve mettere in ordine dei flussi di marketing o altro è la soluzione ideale.

Meet

Google Meet, invece, è il tool che usiamo per organizzare le riunioni aziendali o confronti più ristretti.

Tuttavia, per essere quanto più efficaci e meno vincolati possibile a determinati orari, cerchiamo di limitare le chiamate.

Ne abbiamo alcune che sono fisse:

  • La call di stand-up al lunedì pomeriggio, che è un momento per allineare tutta l’azienda su quello che è stato fatto, c’è da fare e si farà nella settimana
  • call future
  • Due call settimanali, al martedì e al mercoledì, con un team ristretto che si occupa dello sviluppo dei nostri due progetti principali: Marketers Pro e Business Genetics
  • Una call con tutti i manager al giovedì pomeriggio per verificare l’andamento della settimana e pianificare quella successiva

Per il resto, se ci sono idee da discutere o proposte da fare, pensiamo sia meglio scrivere un messaggio su Basecamp.

Quello che ho detto prima per gli audio vale, amplificato per dieci, per le riunioni.

Scrivere una proposta dà l’opportunità di chiarirsi le idee e tutti gli altri possono dire la propria nel momento migliore per loro.

Una riunione può essere poi il momento conclusivo in cui prendere una decisione finale, se serve.

Slack

E alla fine c’è Slack.

Slack è come WhatsApp, ma per le aziende. Permette di creare gruppi, comunicare in privato con i colleghi e condividere file in maniera rapida.

Ovviamente vale il discorso che ho fatto quando abbiamo parlato di comunicazione one-to-one.

È un tool di project management che va usato con parsimonia, perché altrimenti potrebbe creare più problemi che vantaggi.

Molto spesso si finisce a stare dietro alle urgenze invece che concentrarsi sulle priorità.

Questo riduce drasticamente la qualità del lavoro e della vita di tutti.

Ah, e ha anche un grosso vantaggio: la versione gratuita, che già di per sé è ottima, non permette di inviare audio. Applausi per Slack 😀

Conclusione

Con Slack è tutto.

In questa guida abbiamo visto quelli che sono i migliori tool di project management che usiamo in Marketers per gestire un team completamente da remoto.

Se l’argomento ti interessa e vuoi approfondire, lascia che ti dia alcuni consigli:

A presto,

Mattia

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