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La guida di Marketers su come si gestisce un team da remoto

Il lavoro a distanza sta diventando sempre più la normalità piuttosto che un’eccezione. Dobbiamo in un certo senso “ringraziare” la pandemia da Covid-19 per aver accelerato un passaggio al remoto che in realtà era già in atto.

Ecco tre statistiche sul lavoro a distanza così da illustrare subito la portata della trasformazione:

  • L’82,3% delle aziende permette già il lavoro a distanza.
  • Il 68,3% delle aziende sono diventate remote e permetteranno di continuare ancora in questo modo.
  • Oltre il 99% dei dipendenti vuole lavorare a distanza almeno una volta nella sua carriera.

Le organizzazioni stanno sempre più abbracciando il lavoro a distanza perché permette loro di assumere lavoratori senza alcun vincolo di ubicazione e permette loro di risparmiare denaro sulle infrastrutture aziendali.

Ma implementare una strategia di lavoro remoto nella gestione dei progetti non è così facile come abbracciarlo.

I manager, in particolare, hanno il compito di assicurarsi che il lavoro remoto avvenga senza problemi.

Non solo: devono capire come viene svolto il lavoro a distanza.

Devono studiare le sfide associate al lavoro a distanza.

Devono identificare il giusto strumento di gestione del progetto per il loro team. Infine, sono sempre i manager che devono guidare e sostenere i membri del team che lavorano a distanza.

Con questo breve chiarimento, è il momento di entrare dentro la gestione da remoto di un progetto.

Cos'è un team di progetto da remoto?

Un team di progetto da remoto è un gruppo di professionisti che lavorano da diversi luoghi fisici su un progetto unificato

Tutti i membri del team lavorano separatamente da luoghi, città e fusi orari diversi.

Il lavoro a distanza aiuta le organizzazioni a raggiungere un maggiore impegno e soddisfazione dei dipendenti.

E permette anche di trattenere con successo i migliori talenti.

Secondo un sondaggio di CoSoCloud, l'87% dei dipendenti a distanza sperimenta meno stress e il 30% crede di essere in grado di realizzare di più in meno tempo.

Tipi di team da remoto impegnati in un progetto:

  • Non essere co-localizzati non è l'unica caratteristica distintiva di un team di progetto da remoto. Ci sono diversi tipi utilizzati per diversi scopi e nature di mercato.
  • Fully remote teams: il nome spiega abbastanza chiaramente il termine; tutti coloro che sono coinvolti nel progetto lavorano da casa loro o da un ufficio separato.
  • Hybrid teams: alcuni membri del team lavorano da una posizione centralizzata mentre altri lavorano in remoto.
  • Flex teams: i membri del team hanno la flessibilità di lavorare sia in remoto che da uno spazio co-locato.

Vantaggi di lavorare in un team di progetto remoto

Il lavoro a distanza aiuta le organizzazioni a raggiungere un maggiore impegno e soddisfazione dei dipendenti. Comunque, ecco un elenco più o meno generale:

1. Maggiore produttività.

L'ufficio è uno spazio per distrazioni di tutti i tipi.

Secondo un sondaggio (CoSoCloud), il 44% degli intervistati dice di essere stato meno distratto e di essere stato in grado di fare di più rispetto a quando era in ufficio.

Avere la flessibilità di lavorare quando vogliono, li fa adattare ai loro cicli naturali di energia e quindi alla fine hanno un aumento della produttività.

2. Riduzione del turnover.

Il numero di aziende che offrono il lavoro a distanza come un vantaggio desiderabile sta esplodendo negli ultimi anni.

Uno scioccante 95% dei datori di lavoro crede che l'offerta di lavoro a distanza abbia giocato un ruolo importante nel trattenere i loro dipendenti.

3. Riduzione dello stress.

Secondo un sondaggio, l’87% dei dipendenti a distanza sperimentano meno stress.

Il lavoro a distanza rende più facile per i dipendenti avere una vita al di fuori del lavoro.

Hanno più tempo da passare con la famiglia, gli amici e gli animali domestici, il che fa miracoli nell'abbassare i loro livelli di stress.

4. Accesso ai migliori talenti.

Assumere solo in una posizione geografica limita drasticamente l'estensione del tuo pool di talenti.

Essere remoti apre le tue opzioni al mondo intero, permettendo alle persone più brillanti di unirsi al tuo team senza che il raggio di pendolarismo influenzi la loro decisione.

Con più persone della Gen Z che entrano nella forza lavoro, un enorme 70% dice che la possibilità di lavorare da remoto è un fattore importante per accettare un'offerta di lavoro.

5. Maggiore risparmio.

Lo spazio dell'ufficio non è economico. Il costo della gestione di team remoti non è nulla in confronto.

Gli unici costi generali sono gli strumenti SaaS in cui investirete.

Strumenti di gestione dei progetti come Kissflow Project, strumenti per le videoconferenze come Zoom, e G Suite è praticamente tutto ciò che serve per far funzionare il tuo team.

Le principali sfide affrontate nella gestione remota dei progetti

Mentre i benefici del lavoro a distanza sono chiari come il giorno, la gestione dei team di progetti a distanza viene con la sua serie di sfide:

  • Occorre essere in grado di impostare il giusto programma e la tempistica del progetto.
  • Necessità di comunicazione nel progetto e di coesione all'interno del team.
  • Senso di responsabilità.
  • Promozione della cultura aziendale.
  • Incapacità di rispettare il tempo di ogni membro del team.

Ma cosa si può fare da remoto?

Se sei un Project Manager, non è una questione di “se” ma di “quando” ti verrà chiesto di gestire un team da remoto.

Ecco: se stai leggendo questo contenuto e non hai ancora guidato un team da remoto, ci piacerebbe sentire la tua storia.

Lavori per caso su una piattaforma petrolifera antartica?

O magari sei un viaggiatore del tempo e arrivi degli anni '50!

Il lavoro a distanza sta diventando la nuova normalità e ce ne accorgiamo quotidianamente.

Con il miglioramento della tecnologia, l'aumento dei costi di trasporto e naturalmente quel virus che ha invaso le nostre vite, le ragioni per lavorare a distanza stanno iniziando a superare quelle per lavorare insieme sul posto.

Risorse Marketers
Marketers Dive - Come gestire un team da remoto

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Gli accordi di lavoro flessibile (in tutto il mondo) sono anche un importante strumento di reclutamento e fidelizzazione per le aziende.

E se la vostra opzione di lavoro flessibile non è attraente come quella dei vostri concorrenti, i dipendenti non rimarranno nei paraggi.

Lo studio informa

Uno studio Gallup ha scoperto che il 54% dei dipendenti lascerebbe per un lavoro che offrisse loro un orario di lavoro flessibile, e il 37% lascerebbe per un lavoro che offrisse la possibilità di lavorare a distanza almeno part-time.

Tuttavia, la distanza nel tempo e nel luogo aggiunge una complessità significativa ai progetti, richiedendo tecniche, strumenti e soft skills che possono essere al di fuori della sfera di competenza tradizionale di un Project Manager.

Con accordi di lavoro flessibili che stanno diventando urgentemente un requisito occupazionale, i Project Leader hanno bisogno di aggiornarsi, e velocemente.

Non avete la tecnologia per consentire il lavoro remoto? Questo è un problema.

Solo l'8% degli intervistati in un recente sondaggio di Capterra ha dichiarato di non poter lavorare in remoto perché non hanno la tecnologia necessaria.

Se fai parte di questa cerchia di aziende, conviene aggiornare gli strumenti di collaborazione e di web conferencing. Il prima possibile.

E poi: cosa fare nel concreto? Andiamo a vedere nello specifico, con alcuni consigli utili.

La guida di Marketers su come si gestisce un team da remoto 1

1. Coordinarsi tra i diversi orari

Perché è una sfida?

Occupare lo stesso luogo fisico (di persona o in video) permette ai dipendenti di comunicare e collaborare spontaneamente, mentre coordinarsi attraverso orari diversi richiede maggiore previdenza e programmazione.

Come superarla?

Stabilire aspettative e regole di base e usare strumenti di collaborazione.

Gli strumenti di collaborazione permettono la comunicazione in tempo reale, indipendentemente da dove si trovano i dipendenti.

Naturalmente, è difficile garantire che i membri del team siano online allo stesso tempo senza chiedere a qualcuno di lavorare in orari strani.

Invece, puntate sulla sovrapposizione degli orari.

Per prima cosa, documentate le sedi dei dipendenti, i loro orari di lavoro tipici.

Poi, evidenziate le ore che si sovrappongono per i dipendenti.

Rendere le informazioni sulla sovrapposizione degli orari facili da trovare – pubblicarle su una bacheca condivisa o appuntarle su un calendario condiviso – e tenerle aggiornate.

Per esempio, se Giacomo si trova in Liguria, e Giovanni si trova a Barcellona, fategli sapere che se hanno bisogno di collaborare, dovrebbero organizzare riunioni, chiamate, in un momento comune.

Sovrapponendosi, appunto.

In secondo luogo, non dare per scontato che qualcuno conosca la posizione geografica degli altri.

Considerate la possibilità di far inserire ai dipendenti la loro posizione come stato nel vostro strumento di collaborazione, soprattutto se sono in viaggio o lavorano al di fuori del loro luogo abituale.

2. Promuovere una mentalità comunitaria senza una sede condivisa

Perché è una sfida?

La torta di compleanno nella sala da pranzo, chiacchiere al distributore d'acqua, gite di gruppo, happy hour – in ognuno di questi eventi, i collaboratori interagiscono naturalmente, legano e si conoscono, il che li aiuta a sviluppare una cultura condivisa e un senso di comunità.

I dipendenti remoti si perdono queste interazioni, il che rende difficile stabilire e mantenere la stessa cultura condivisa e la mentalità della comunità.

Come superarla?

Ancora una volta, il software di collaborazione è uno strumento utile:

Creare spazi digitali dedicati per celebrare giorni speciali (ad esempio, compleanni e anniversari di lavoro).

Condurre attività di team bonding che non richiedono che i dipendenti siano nello stesso luogo può essere una soluzione, ma in Marketers preferiamo sostituire la distanza con un approccio diretto. 

La felicità sta anche nel riuscire a creare sinergie tra le persone, dunque a connetterle anche dal punto di vista fisico.

Un’esperienza di team building, anche solo staccare per qualche giorno e lavorare insieme in una parte d’Italia o del mondo, fa sì che colleghi dello stesso team si conoscano. Capiscano atteggiamenti. Colgano i talenti e persino i difetti.

E’ l’evoluzione da smart worker: la libertà, senza però perdere il contatto. Inevitabilmente, vien fuori un boost. Che fa bene a tutti. All’azienda in primis.

Inviare un check-in ricorrente che non sia legato al lavoro per facilitare le interazioni personali e il legame (ad esempio, chiedere ai dipendenti di condividere le foto dei loro animali domestici, o chiedere di una prossima vacanza di cui sono entusiasti).

Tuttavia, utilizzare con successo la tecnologia per promuovere una mentalità di comunità richiederà ai manager di essere coscienti e di dare l'esempio.

Se i manager non si impegnano, neanche i dipendenti lo faranno.

3. Comunicare in modo efficace senza spunti di persona

Perché è una sfida?

I dipendenti remoti si affidano molto alla comunicazione scritta (e-mail, messaggi diretti, commenti, ecc.) per collaborare con manager e colleghi.

Sfortunatamente, la comunicazione scritta è incline a comunicazioni errate e/o incomprensioni.

C'è così tanto che noi umani comunichiamo attraverso segnali verbali come il tono e l'inflessione, e ancora di più che comunichiamo attraverso segnali non verbali come l'espressione facciale e il linguaggio del corpo.

Tendiamo anche a peccare di brevità più nella comunicazione scritta che in quella faccia a faccia.

E nonostante sia una buona pratica, la brevità non sempre porta alla comprensione

Come superarla?

Questo è abbastanza facile: facilitare l'interazione faccia a faccia il più possibile attraverso la videoconferenza:

Condurre sempre riunioni one-to-one in video.

Non solo questo è importante per i manager per trasmettere come si sentono sulle prestazioni dei dipendenti, ma anche per i manager per leggere come si sentono i dipendenti in base ai loro segnali verbali e non verbali.

Per esempio, sono meno fiduciosi su un progetto imminente, iniziano a sperimentare il burnout, ecc.

Quando si conducono le riunioni del team, chiedete a tutti i dipendenti, sia in sede che a distanza, di collegarsi alla videochiamata piuttosto che avere i dipendenti in sede insieme in una sala conferenze.

Questo assicura che tutti vivano la riunione allo stesso modo: i dipendenti remoti e quelli in sede possono contribuire alla discussione allo stesso modo, sentire e rispondere ai segnali verbali e vedere e rispondere ai segnali non verbali senza lasciare i lavoratori remoti in una posizione di svantaggio.

Quasi il 50% degli intervistati in un recente sondaggio di Capterra sul lavoro a distanza ha detto che non usufruisce di questo tipo di agevolazione poiché il proprio lavoro richiede una collaborazione di persona.

Quindi, se si può consentire lo stesso livello di collaborazione utilizzando la tecnologia, si risolve un problema importante.

4. Affidarsi alla tecnologia per comunicare e collaborare

Perché è una sfida?

È necessario utilizzare la tecnologia per comunicare e collaborare con i lavoratori remoti.

Infatti, la maggior parte dei team utilizza più strumenti per le loro diverse esigenze.

Il problema arriva quando gli strumenti si sovrappongono nella funzione.

Per esempio, l'e-mail si sovrappone agli strumenti di chat, e la maggior parte degli strumenti di chat offre videochiamate che si sovrappongono al software di videoconferenza.

Se non c'è una chiara comprensione dello scopo di ogni strumento, o se si presume che le persone useranno uno strumento come si vuole, si sta preparando il fallimento dei lavoratori remoti.

Come superarla?

Per prima cosa, non supporre nulla.

È meglio essere chiari con le vostre aspettative e chiarire tutto, piuttosto che avere persone che si chiedono come avete bisogno o volete che usino gli strumenti a loro disposizione.

Secondo, non confondere la definizione di linee guida con una mancanza di fiducia.

Le linee guida offrono una prevedibilità che aiuterà a creare fiducia, non a eroderla.

Stabilite un piano di comunicazione e una gerarchia di strumenti, e poi prendete le misure appropriate per far rispettare queste linee guida.

Se qualcuno vi manda un'e-mail su un progetto a cui sta lavorando, chiedete di trasferire la domanda al vostro strumento di collaborazione o al software di gestione dei progetti (PM), in modo che tutte le comunicazioni relative al progetto siano archiviate nello stesso posto.

Il tuo piano di comunicazione e le linee guida dello strumento dovrebbero riguardare:

  • La frequenza di comunicazione desiderata. Quanto spesso vi aspettate di sentire i dipendenti remoti e quanto spesso loro dovrebbero aspettarsi di sentire voi?
  • Quale strumento dovresti usare per quale tipo di comunicazione. Per esempio: usate la chat per tutto ciò che non è urgente o informale, usate l'email per richieste più formali, e tenete tutte le conversazioni relative al progetto nel vostro strumento PM condiviso.

5. Determinare quali dipendenti sono adatti al lavoro a distanza

Perché è una sfida?

Proprio perché ci vogliono tecniche, strumenti e competenze specifiche per guidare efficacemente un team a distanza, lavorare a distanza richiede una combinazione unica di etica del lavoro, conoscenze tecniche e attributi personali.

Un ottimo dipendente in ufficio potrebbe non essere adatto a lavorare in remoto.

E se non è adatto, la sua inefficacia può avere un impatto sulla produttività del resto del team.

Come superarlo?

Lavora insieme alle risorse umane (HR) per assicurarti di assumere le persone giuste per i ruoli in remoto.

Presentare alle risorse umane una lista delle qualità che dovrebbero cercare quando si esaminano i candidati.

Possono usare una scheda di valutazione dei candidati per classificare o dare un voto alle competenze dei candidati in queste aree e poi presentarvi i candidati con il punteggio più alto per il prossimo giro di colloqui.

Durante le interviste, i manager possono chiedere ai candidati come gestirebbero e lavorerebbero attraverso le sfide inerenti di cui abbiamo discusso sopra.

Le qualità da ricercare quando si valutano i candidati per i ruoli remoti includono:

  • Sono proattivi, autoregolati e capaci di portare a termine il loro lavoro senza supervisione.
  • Riconoscono che lavorare a distanza può essere solitario e prendono provvedimenti per evitare di sentirsi isolati.
  • Capiscono che lavorare a distanza richiede una comunicazione maggiore e non la considerano un peso.
  • Sanno che gli errori di comunicazione e di interpretazione sono comuni quando si lavora a distanza e non hanno paura di fare domande o chiarire il significato e l'intento.
  • Sono a loro agio nell'affidarsi alla tecnologia per comunicare e non pensano che seguire delle linee guida per l'uso corretto degli strumenti sia un limite.

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Quali tool ti possono aiutare?

Quando si gestiscono progetti e team in diverse aree geografiche (o anche fusi orari), può essere scoraggiante non avere un’interazione diretta con chi lavora con te o per te.

Per questo è importante avere una soluzione di gestione dei progetti in remoto per realizzare il lavoro nel modo più agile possibile, mentre si è in grado di monitorare facilmente i progressi e le spese generali.

La comunicazione tempestiva è una componente cruciale per tutta la durata del progetto, per capirci.

Gli strumenti di collaborazione virtuale per la gestione dei progetti aiutano a standardizzare i processi tra i membri del team di diverse località e promuovono il coordinamento e il monitoraggio dei loro progressi sui compiti.

Anche per questo, abbiamo deciso di raccogliere 7 dei migliori strumenti di gestione dei progetti che potrebbero essere una “misura ideale” per i vostri team virtuali e distribuiti.

Le caratteristiche da ricercare

Con una pletora di strumenti di gestione dei progetti disponibili, può essere difficile trovare uno strumento di PM all-in-one.

Per trovare il miglior software di gestione dei progetti per il tuo team remoto, si dovrebbero considerare le caratteristiche giuste, quelle che ti mettono in condizione di gestire i tuoi progetti in modo efficiente ed efficace.

Le caratteristiche di un buon software di gestione dei progetti a distanza includono pianificazione e programmazione del progetto, in primis.

La maggior parte dei software di gestione dei progetti ti permette di creare diversi progetti, assegnare compiti individuali/condivisi ai membri del team e impostare priorità e stati.

L'aggiunta di scadenze ai compiti aiuta la tua squadra a pianificare i loro compiti in modo produttivo.

Caratteristiche come i calendari di squadra condivisi per programmare e organizzare le riunioni sono anche cruciali.

La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti hanno diverse sezioni come List, Board, Timeline, Gantt Chart, o tabelle per visualizzare la distribuzione dei compiti.

Fondamentale: la collaborazione e comunicazione di squadra.

Caratteristiche come la condivisione di file e la comunicazione di gruppo sono caratteristiche che dovreste assolutamente considerare quando acquistate uno strumento PM.

La maggior parte degli strumenti potrebbe integrarsi con fornitori di terze parti come Slack o Google Drive per la condivisione/collaborazione dei file.

Le integrazioni con help desk popolari (come HappyFox) o software CRM sono anche essenziali per la collaborazione tra team.

I dashboard di squadra aiuteranno a dipingere un quadro generale del progresso del progetto nel suo complesso attraverso diversi team funzionanti.

Attenzione ai report e alle analisi!

Il software di gestione dei progetti deve includere soluzioni di reporting e analisi.

Rapporti dettagliati con le attività lavorative, il numero di ore lavorate su ciascuna, e le spese totali sono metriche cruciali che certamente dovresti tracciare nei tuoi team da remoto.

Eventuali report ti permettono di avere una rapida panoramica di come sta andando il progetto e potrai notare le migliori/peggiori prestazioni.

Se c'è una tendenza al ribasso evidente nei tuoi grafici, puoi identificarla rapidamente e prendere decisioni guidate dai dati.

Esempi pratici di tools:

  • Trello
  • Wrike
  • Monday.com
  • Microsoft Projects
  • Asana
  • Basecamp
  • Jira

Cosa facciamo in Marketers

Chissà in quanti sono riusciti a trasformare una Community in un'azienda, ma un'azienda completamente dislocata in varie parti d'Italia e non solo.

La realtà che porta avanti Marketers è che sì, si può fare.

Si può costruire un progetto solido pur non avendo un ufficio, senza avere un contatto quotidiano faccia a faccia, sentendosi quotidianamente sui social più disparati.

Come si fa?

Intanto cercando sempre nuovi stimoli, nuova energia, con tool organizzativi ma soprattutto con l'aiuto reciproco delle persone.

Poi con il contatto. Che sembra un paradosso e in realtà è la vera necessità alla base: senza condividere la quotidianità, diventa complesso essere coesi.

Ritrovarsi è importante allora per creare un equilibrio, per dare uno scopo, per andare oltre il muro di una stanza, un laptop, una lista di cose utili da fare.

Da un'idea, in Marketers, è nato un collettivo. Un'unione di pensieri e cervelli.

E tante delle persone che lavorano quotidianamente per lo stesso concetto non hanno visto fisicamente la faccia del compagno di progetto, eppure lavorano con affiatamento massimo, alle volte come se si conoscessero da una vita.

Questo arriva da una decisione netta dall'alto: non c'è bisogno di alcuna sede.

Anzi: imporsi di lavorare a distanza. Eliminando vincoli e limiti per le persone che partecipano ogni giorno a questo simbolo che si rinnova.

Non serve essere attaccati a un luogo: c'è il rischio di diventarne schiavi.

La piacevolezza sta nel ritrovare persone che non vedi ogni giorno, non nell'annusarne la quotidianità.

E negli incontri avviene sempre la magia: nuovi progetti, nuovi sistemi, nuovo modo di comunicare

Portando produttività, organizzazione e strategia a un livello molto più avanzato.

Oltre all'occasione di conoscersi dal vivo e magari stringere nuove, importanti conoscenze

Questa è Marketers: un'azienda completamente da remoto, che di tanto in tanto si nutre della condivisione e del contatto tra le persone che vi lavorano.

Il quotidiano è internet, lo straordinario è (quando possibile) l'unione del gruppo.

Con attività di team building e non solo.

In ogni caso, dimostrando che oltre il progetto ci sono persone e storie, per le quali vale la pena produrre ogni giorno.

Qualcosa a cui teniamo

Nei nostri progetti c'è un dualismo necessario: ogni progetto deve avere un inizio e una fine.

Ed è importante definire tre aspetti: lo scopo, il tempo e le risorse.

Cinque fasi chiare per organizzare il lavoro:

1. L'avvio.

Valuta l'idea del progetto insieme al team.

Dunque, definisci con chiarezza lo scopo: per quale motivo vuoi intraprendere questo percorso? Soprattutto: dove deve portarti?

Questa fase è fondamentale: definisce l'idea attraverso un confronto – necessario – tra il promotore del progetto e il cliente, che spesso può essere l'azienda stessa con l'obiettivo di validare la necessità e la sostenibilità.

Il risultato finale è il Carter, cioè un piano generale e poco approfondito del progetto, che dovrà essere esposto a tutte le parti coinvolte chiarendo eventuali dubbi, conflitti, incongruenze.

L'approvazione eviterà attriti e false aspettative nelle fasi successive. Non solo: aumenterà la partecipazione.

Come facciamo? Con un Message Board su Basecamp, nel quale definiamo:

  • Scopo del progetto
  • Tempi del Progetto
  • Attori coinvolti
  • Fasi del progetto
  • Deliverables
  • Osservazioni

Nei progetti più complessi, è possibile creare un vero e proprio documento che porterà la firma di coloro che approvano il progetto e che ne saranno responsabili.

2. La pianificazione

Pianificare è la vera arma di questo tipo di lavoro.

Occorre allora pianificazione. Vera. Seria. Evitando malintesi e attriti tra le risorse.

Se fatte in modo sufficientemente approfondito, ti permettono di avere una roadmap chiara di cosa “dovrebbe” accadere.

Da questa fase verrà fuori un documento: è un WBS (che sta per “Work Breakdown Structure”), un'organizzazione gerarchica e dipendente delle task da eseguire.

Si parte dal risultato atteso scendendo fino ai pacchetti di lavoro da assegnare.

Occhio: è importante definire come gestire i rischi e gli imprevisti, chi sono le figure preposte alla decisione in determinate casistiche evitando per quanto possibile una condivisione di responsabilità sui singoli task.

Non esiste un “pensavo lo facesse lui”.

3. L'esecuzione

Un Project Manager distribuisce a questo punto i carichi di lavoro, in maniera proporzionata alle varie risorse.
Alla base, resta fondamentale la comunicazione: serve all'allineamento continuo sul progetto tra i vari reparti e a dare uno svolgimento lineare di tutto il processo.

Se tutto scorre liscio, completare i propri task nei tempi previsti sarà semplice e immediato.

4. Il controllo

Per monitorare tutto, Marketers ha istituito call periodiche di allineamento sui singoli progetti e lo SPRINT del venerdì. 

Di cosa si tratta? Di un message board nel quale vengono riepilogati e chiariti i progetti o le tematiche su cui porre effort la settimana successiva.

Si dettagliano le task importanti e milestone: tutto il team è a conoscenza delle priorità.

5. La conclusione

La fase di chiusura coincide solitamente con la conclusione del progetto, ed è fondamentale per veri”care cosa ha funzionato e cosa no.

Attraverso l'individuazione di KPI di progetto stabiliti in fase di pianificazione, si potrà valutare se gli standard sono stati soddisfatti a livello di singolo progetto e di intera organizzazione.

Pronto? Comunica.

I 5 consigli per tutti i giorni

Siamo arrivati in fondo, si spera con qualche consiglio utile. Per tutti.

Intanto, come gestire il “day by day”? Proviamo a capirlo insieme.

1. Essere aperti. Be intentional.

Cosa significa essere “intenzionali”?

Vuol dire fare sforzi extra per far sentire il tuo team remoto come se appartenesse alla tua organizzazione – che non è diverso dal tuo team fisico.

Quando un dipendente, remoto o meno, si sente apprezzato o riconosciuto, la sua produttività aumenta automaticamente.

Cose semplici come rispondere loro il più velocemente possibile, creare spazi virtuali per socializzare, o ricordare e celebrare sempre compleanni e anniversari di lavoro possono sembrare insignificanti, ma possono essere estremamente gratificanti.

Fate di ogni riunione del team un'opportunità intenzionale per impegnarvi con il vostro team remoto, e trovate nuovi modi per contribuire ad una sana collaborazione.

2. Creare una strategia di comunicazione

Sono finiti i giorni in cui la distanza geografica influenzava il modo in cui i team comunicavano tra loro.

Oggi, data la pletora di progressi tecnologici nel mondo della comunicazione, avviare un contatto e gestire un team remoto richiede a malapena qualche secondo.

Gli studi hanno suggerito che tra il 60-90% di tutta la comunicazione può essere non verbale – in pratica, è più facile andare sulla pagina sbagliata quando si lavora con team remoti che non sono fisicamente presenti per capire il tono della vostra voce.

Questo rende ancora più importante costruire una solida strategia di comunicazione.

Ecco alcune pratiche che potete implementare:

  • Fare in modo di impegnarsi con il proprio team remoto almeno una volta al giorno. Non deve essere sempre legato al lavoro.
  • Usare più canali per comunicare. I canali di messaggistica istantanea come Slack funzionano meravigliosamente per messaggi veloci e aggiornamenti. D'altra parte, gli strumenti di videoconferenza come Skype possono essere utilizzati per presentazioni, sessioni di brainstorming e riunioni di revisione. La chiave è scegliere i canali con saggezza.
  • Programmate chiamate settimanali o bimestrali con il vostro team. Prendete questo tempo per discutere i flussi di lavoro, eventuali blocchi e i punti salienti del progetto fino ad ora. Questa costante interazione e impegno non solo vi aiuterà a gestire meglio il vostro team remoto, ma aiuterà anche i lavoratori remoti a sentirsi inclusi e ascoltati.

3. Usare strumenti di gestione del progetto basati sul cloud

Se i dipendenti remoti non riescono a trovare un documento importante, lottano per scaricare i file perché non c'è un sistema in atto, o dimenticano quando un compito importante è in scadenza, avete fallito nell'affrontare le basi – implementando strumenti di gestione delle attività e dei progetti.

Poiché non puoi vedere fisicamente su cosa sta lavorando il tuo team remoto, un sistema di gestione dei progetti basato sul cloud è una necessità assoluta.

Utilizzando un sistema di gestione dei progetti cloud, è possibile pianificare, collaborare e monitorare le diverse fasi di un particolare progetto utilizzando una rete di strumenti.

Alcuni famosi sistemi di gestione dei progetti includono Wrike, Trello, Basecamp, Zoho Projects e Clarizen.

4. Praticare la trasparenza

Quando si lavora con dipendenti remoti, è facile tenerli lontani dal quadro generale.

Seduti chissà dove, non sempre sanno cosa sta succedendo nell'ufficio locale e viceversa.

Tuttavia, i dipendenti spesso guardano ai loro manager e leader come esempio di come comportarsi in un ambiente di lavoro.

Se voi siete aperti e onesti, non c'è motivo per cui loro non facciano lo stesso.

Praticando la trasparenza in ogni fase e implementandola come parte della cultura del tuo team, non solo guadagnerai la fiducia dei tuoi dipendenti a distanza, ma ti assicurerai anche che non esitino a venire da te per qualsiasi domanda o preoccupazione.

Questa pratica è utile anche per trattenere i dipendenti a distanza a lungo termine.
Per esempio, se avete delle novità da condividere, assicuratevi di farlo sapere a tutti i membri del team allo stesso tempo – non solo ai membri del vostro team locale.

In questo modo, il vostro team remoto non avrà la sensazione di essere l'ultimo a sapere cosa sta succedendo in ufficio, o che state intenzionalmente nascondendo loro delle informazioni.

5. Visitate il vostro team remoto

Non puoi aspettarti che i tuoi team remoti si sentano connessi alla tua azienda se non riesci a farlo accadere attraverso l'azione.

Visitare il tuo “ufficio remoto”, anche solo una volta all'anno, può costruire una vera coesione all'interno del tuo team.

Si può anche organizzare una vacanza di lavoro, in cui i team locali e remoti visitano insieme una nuova città o paese.

Questo tempo può essere usato come un'opportunità per i team di connettersi a livello personale.

Attività di team-building, attività sociali, brainstorming, giochi di società – qualsiasi cosa funzioni meglio per il tuo team!

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