Project Management: gestisci un progetto da remoto con questo metodo

Cos’è il project management? Definizione e significato

Il project management è un insieme di discipline e risorse per gestire un progetto, dall’inizio alla fine.

La figura che se ne occupa è chiamata “Project Manager” e ha il delicato compito di gestire qualsiasi attività (back e front office) con 1 unico obiettivo: gestire ogni fase del progetto per portarlo al successo, secondo i vincoli imposti dal progetto stesso.

Insomma, gestisce la squadra al fine di portare il pallone alla meta.

Il project manager è quindi quella figura organizzativa del team, che si occupa di organizzare e delegare a cascata ogni compito alle varie squadre, composte dai membri del team.

Ogni membro del team fa quindi parte dell’operation aziendale, cioè la norma delle attività continuative, a differenza del PM che è la parte progettuale.

Facciamo un esempio.

Quando in Marketers vogliamo lanciare un progetto digitale, viene stilata una lista di task da compiere per raggiungere l’obiettivo che ci siamo predefiniti.

Questa lista di macro-compiti su cui lavorare è suddivisa per aree tematiche (advertising, copy, grafiche, parte amministrativa…) che corrispondono proprio a diversi team. Ogni team operation ha quindi il compito di portare a termine la sua parte di lavoro, per supportare l’intero progetto a concretizzarsi.

Per organizzare questo workflow esistono diverse metodologie nella letteratura del project management, chiamate framework.

E presto entreremo nel dettaglio di ognuna di esse.

Ogni PM infatti applica le discipline attraverso framework di impostazione del progetto, ma anche attraverso skills interpersonali e tool. Questo perchè, l’abilità di un bravo project manager, è proprio quella di adeguare la disciplina letteraria alle necessità dell'azienda.

Ad esempio, la nostra metodologia di lavoro, è ispirata al framework scrum.

Scrum, letteralmente “mischia”, è un famoso framework agile, che prevede l’interazione di piccoli team collaborativi e specializzati.

Esatto, si tratta di gestire una “mischia”, proprio come un allenatore di rugby.

Quali sono i pilastri del project management?

I pilastri del project management sono le macro aree su cui un pm deve essere competente, per aiutare l’intero team a lavorare al meglio.

Fin qui infatti abbiamo detto che un pm “gestisce un progetto”, ma pensiamoci bene, in realtà un project manager gestisce le persone, per trasformare un progetto in realtà.

Quali sono quindi le principali competenze e capacità, quei pilastri, che un pm deve avere per gestire il team e portare valore al progetto?

• metodologia delle procedure: trovare un metodo efficace ed efficiente per ogni procedura, in base alle esigenze aziendali;
• gestione delle risorse umane: gestire e facilitare il lavoro degli elementi del team, negoziazione, risoluzione di conflitti…
• integrazione degli strumenti: selezione di strumenti di lavoro a seconda delle esigenze aziendali.

Lascia che ti dica una cosa.

Sono consapevole che l’interpretazione dei pilastri possa essere differente, ma questo è il mio punto di vista dopo 15 anni di esperienza, in cui ho lavorato a contatto con diversi team: organizzazione eventi, startup edilizia, team sportivo.

Tutto questo mi ha portato fin qui, riuscendo a gestire un intero team da remoto come Marketers.

Il project manager: chi è, cosa fa, quanto è ricercato dal mercato e quanto può guadagnare?

Il project manager è quindi l’orchestratore che dirige un team al fine di fargli raggiungere un obiettivo, grazie anche alle sue competenze e capacità che ha appreso nel mondo del lavoro, ma anche nella vita di tutti i giorni.

Dico davvero.

Mi viene infatti naturale, anche nella vita di tutti i giorni, approcciare a qualsiasi cosa in maniera progettuale per prendere decisioni nel modo quanto più efficace possibile: tendo in maniera inconscia a fare una valutazione su tempi, costi ed organizzazione generale di qualsiasi attività alla quale mi relaziono.

Secondo il mio punto di vista, un pm deve essere quindi una persona:

• curiosa
• pragmatica
• appassionata di numeri
• estroversa
• orientata al risultato
• con doti di problem solving
• empatica per entrare in sintonia con un team eterogeneo
• con capacità di leadership

Durante una giornata tipo, un project manager si ritroverà ad utilizzare ognuna di queste skills.

La mia giornata tipo infatti, è suddivisa in 3 time principali:

1. allineamento e supporto del team di progetto
2. pianificazione e controllo delle attività, per verificare che siano in linea di con tempistiche e costi dei progetti
3. analisi e valutazione dei costi e dello scopo del progetto, con eventuali azioni correttive, nel caso un progetto non stia performando o uscendo dai vincoli stabiliti.

Ma vorrei precisare una cosa.

A seconda della tipologia dell’azienda per cui lavora un pm, i suoi focus possono essere più o meno bilanciati tra la parte di supporto, pianificazione, controllo e analisi.

Voglio farti un esempio.

Ora che lavoro per Marketers, mi ritrovo a lavorare per la maggior parte del tempo da remoto, a parte quando abbiamo eventi da organizzare come il Marketers World.

In definitiva il lavoro del pm è un lavoro concettuale, gli strumenti necessari infatti sono il computer e il cellulare.

Ti avverto, il cellulare ti servirà molto spesso per parlare con tantissime persone.

Come qualsiasi lavoro il guadagno varia in base all’azienda e all’esperienza pregressa, ma possiamo dire che un pm dipendente può guadagnare dai 30.000€ ai 100.000€ lordi annui.

Il pm è una delle risorse più ricercate nel mercato del lavoro perché si prende la responsabilità di gestire le risorse: è un satellite dell’imprenditore, che aiuta lo sviluppo di un’area aziendale quasi indipendente.

Basta dare un'occhiata su LinkedIn per capire che è uno dei lavori più ricercati, ad oggi dal 3% al 5% delle ricerche complessive.

Certificazioni di project management

La certificazione di project management è utile all’accesso del mondo del lavoro, come una laurea, ma non è indispensabile per esercitare il ruolo.

Tant’è che io non sono certificato.

Ho letto decine di libri, preso parte a diversi corsi per un totale superiore a 100 ore, mi sono sporcato le mani in ormai 15 anni nel mondo del lavoro…

Questo per dirti che il successo del pm arriva grazie alle soft skills.

Avere una certificazione rimane comunque un fattore di competitività nel mercato del lavoro, per molte aziende una certificazione è molto importante, se non essenziale.

Dipende essenzialmente da te, da quali sono le tue competenze di partenza e in quale tipologia di azienda vorresti lavorare.

Le skills fondamentali di un project manager

Il lavoro da project manager è estremamente vario, e così anche le capacità e le competenze che deve avere.

Competenze organizzative, tecniche, relazionali…

Le certificazioni di project management che abbiamo visto poco fa infatti, potranno formarti sulle competenze generali di materia, ma le skills che faranno davvero la differenza sono per lo più legate alle tue esperienze, lavorative e personali.

Ed alcune fanno addirittura parte della nostra indole, un po' come la capacità di problem solving, difficile da imparare.

Queste competenze e capacità vengono divise in 2 grandi gruppi: hard skills e soft skills.

Entriamo nel dettaglio.

Hard skills

Per hard skills intendiamo quella serie di competenze dirette e specifiche del ruolo di project manager.

Si tratta quindi di competenze tecniche, che possono essere apprese ed eventualmente dimostrate con un attestato.

Conoscenza approfondita della Suite Microsoft (Excel, Word, PowerPoint)

Per un buon pm è necessaria una conoscenza approfondita dei più comuni software di scrittura, presentazione e fogli di calcolo.

Come ad esempio la suite Microsoft, cioè quel gruppo di programmi come Excel, Word e PowerPoint.

Oppure la Google Suite, che utilizziamo in Marketers.

In Marketers lavorando interamente da remoto, è essenziale che la mia figura riesca a creare, gestire, consultare ogni documento dell’azienda.

Ma ad oggi questa conoscenza è necessaria davvero in qualsiasi azienda e, a dir la verità, penso sia davvero difficile non possedere anche una conoscenza base di questi programmi.

In ogni caso, online potrai trovare davvero centinaia di corsi o di tutorial che potranno insegnarti ad utilizzare al meglio il pacchetto office e nel caso l’azienda ti chieda una certificazione, è possibile anche seguire un corso ad hoc per ottenerla.

Conoscenza dell’argomento

Per poter applicare metodologie e framework tipici, ma soprattutto già ottimizzati nel corso degli anni da altri professionisti, è necessario conoscere la dottrina della disciplina del project management.

Che dopo vedremo nel dettaglio.

Ma per essere un bravo pm devi anche aver la capacità di comprendere i flussi e le specifiche attività che svolgono i vari team e le risorse della tua azienda.

Questo non significa saper fare tutto, ma significa avere un’idea generale per riuscire a coordinare, supportare e parlare il loro stesso linguaggio.

Capacità di negoziazione

Tra le capacità relazionali che un project manager deve avere troviamo sicuramente la negoziazione.

Un pm infatti, dovendo gestire un progetto, si troverà spesso a dover negoziare diversi aspetti di esso, come: costi, tempistiche, riallocazione di personale ed anche risoluzione di eventuali conflitti.

Insomma, il project manager grazie alla sua capacità di negoziazione non solo dovrà cercare di far filare tutto liscio, ma dovrà anche fare gli interessi della propria azienda pur mantenendo un buon rapporto con dipendenti e clienti.

Capacità di Leadership

Il tuo obiettivo finale, soprattutto in un’azienda in cui non hai capacità di essere in controllo diretto delle persone, dovrai lavorare necessariamente sul farti riconoscere come leader e non un capo.

E c’è una bella differenza.

Ad esempio, nel momento in cui sono entrato in Marketers ero consapevole che i primi 6/8 mesi sarebbero stati dedicati quasi interamente alla creazione di un legame con i membri del team. Mi stavo inserendo in una realtà già formata, in cui io ero una figura sconosciuta, ero l’ultimo arrivato, anche se il mio ruolo da project manager prevedeva comunque una posizione manageriale.

Ci tengo a sottolineare che questo è il mio approccio, che non significa sia quello più corretto e che possa essere adatto a qualsiasi attività aziendale.

Una cosa che però ho imparato nel rugby è che per mantenere cognizione e controllo, è necessario dare l’esempio e fondersi quasi completamente con il team operativo.

Time management skills

Un bravo pm deve avere visione, comprensione e consapevolezza del tempo medio di esecuzione di una task per fare in modo che le cose nel loro complesso possano integrarsi restando nel limite del tempo del progetto.

Questa skill ti permette quindi di pianificare in maniera tale da gestire eventuali ritardi su specifiche lavorazioni, che possono comportare ritardi a catena. Il project manager interviene quindi capillarmente per trovare la soluzione più adeguata.

Soft skills

Passiamo ora alle soft skills, cioè quelle competenze laterali che possono essere utili per un project manager.

Si tratta di competenze che non possono essere imparate dall’oggi al domani, non esiste un manuale di istruzioni, ma che fanno parte del proprio bagaglio di esperienze lavorative e personali.

Facciamo qualche esempio.

Io so utilizzare Photoshop, non è una capacità richiesta dal pm, ma potrebbe essermi comunque utile in determinati contesti per risolvere X situazioni, per aiutare e supportare il team.

O ancora…

La mia competenza nell’usare attrezzi di lavoro mi ha permesso di aiutare, coordinare e velocizzare il progetto relativo agli stand fieristici del Kalemana Festival.

Possiamo dire che la “cassetta degli attrezzi” di un bravo project manager è all’incirca come l’impermeabile dell’ispettore gadget…tutto inutile finché non serve.

Stakeholder management skills

La capacità di gestire ogni risorsa coinvolta in un progetto, è forse la skill più importante fra tutte.

In ogni progetto infatti, un pm dovrà riuscire a gestire risorse interne all’azienda e risorse esterne (come clienti o fornitori), e far in modo di creare una sinergia efficace ed efficiente, per raggiungere l’obiettivo prefissato.

• Per gestire le risorse interne dovrai comportarti come il leader di una squadra di rugby: dovrai scendere al livello dell’operatività ed essere di esempio per tutta la squadra, ottenendo fiducia, creando un clima di cooperazione per riuscire a gestire l’intero progetto, con tutte le variabili del caso.

Ma in alcuni casi, per il bene del progetto, dovrai anche riuscire a mantenere il giusto distacco e decidere in disaccordo con qualcuno.

• Per gestire le risorse esterne, come fornitori ad esempio, dovrai essere un buon mediatore, avere visione delle priorità e necessità dell’interlocutore per avere sempre cognizione su cosa lavorare in ottica di una collaborazione proficua per entrambi.

Ad esempio, se voglio ottenere uno sconto dal fornitore, devo sapere su cosa far leva per convincerlo: visibilità o migliori condizioni di pagamento.

Per ottenere uno sconto da un fornitore spesso basta far leva su pagamenti ravvicinati, se il cashflow interno lo permette, velocizzando per il fornitore la riscossione del credito in cambio di una sorta di “interesse” sulla somma pagata in anticipo.

In poche parole: l’esperienza mi ha dato molte armi a disposizione da cui attingere per gestire questa tipologia di trattative.

Communication skills

Per il ruolo da Project Manager è essenziale avere percezione del proprio ruolo e possedere quindi proprietà di linguaggio tecnico, per spiegare in maniera corretta cosa si intende e per creare un legame empatico con l’interlocutore.

Ma non solo.

Il pm deve anche organizzare le modalità di comunicazione tra i membri del team e proporre gli strumenti più adatti.

Soprattutto in Marketers, realtà in cui lavoriamo interamente da remoto senza uffici, è stato essenziale creare un’infrastruttura di comunicazione chiara e condivisa da tutto il team, in modo che tutti gli strumenti vengano utilizzati in maniera corretta.

Vediamoli assieme:

• commenti su task di Basecamp: urgenza bassa
• notifica su Slack: urgenza moderata
• messaggio Whatsapp: urgenza alta
• chiamata: urgenza estrema

Ma anche la comunicazione off work è estremamente importante, come ci dice Luca Cresi Ferrari (co founder Marketers assieme a Dario Vignali) rispondendo ad una delle centinaia di Q&A nella nostra community esclusiva Marketers Pro:

“Le chiacchiere off work sia che lavori da remoto che in azienda, hanno un'importanza fondamentale. Ci riportano alla dimensione umana del lavoro e al non essere solo macchine.”

Diventa quindi normale e importante, soprattutto lavorando da remoto come noi, che le riunioni in presenza o le call di lavoro, diventino anche un momento di svago.

Ma allo stesso tempo sarà importante non divagare troppo, mantenere il focus e rendere questi incontri comunque produttivi.

Stessa cosa vale anche per le chat singole o di gruppo, un'arma a doppio taglio: utili alla socializzazione da remoto, quanto deleterie per la produttività (per non parlare dei vocali WhatsApp).

Cosa facciamo in Marketers?

• prevediamo già 5/10 minuti di chiacchiere, quindi impostiamo un orario rigido di inizio dei lavori;
• viene “eletto” un responsabile di call, che si assicurerà di far arrivare il team all’obiettivo della riunione quanto prima;
• utilizzo degli strumenti di Google Meet: alzata di mano, chat, sondaggi…
• precedentemente alla call, redigere una scaletta con i focus di cui parlare. Questo ti permette di arrivare dritto al punto in modo chiaro e veloce, senza perdersi in chiacchiere;
• inutile girarci attorno, le call prendono molto tempo, proprio per questo è consigliabile farle solo quando strettamente necessario, cioè quando la comunicazione scritta sarebbe più dispersiva e non permetterebbe un buon flow;
• la durata non dovrebbe superare la mezz'ora, ma ovviamente dipende dall’argomento trattato;
• nel caso di call ripetute, renderle un’abitudine.

Presentation skills

Un bravo project manager deve avere la capacità di mantenere ingaggiate le risorse interne coinvolte nel progetto, per mantenerle partecipi, attive e con una soglia di attenzione alta.

Uno dei modi migliori per fare questo, come avviene in tantissime aziende, è la gamification.

In Marketers ad esempio, mi occupo di produrre un documento scritto settimanale, lo “Sprint” (oltre al riassunto in formato video “TG Bonny”) in cui, oltre a fare il punto della situazione, invito le persone a gareggiare e vincere fantastici e ambitissimi premi:

Gli strumenti fondamentali per un Project Manager

Ma entriamo ora nel vivo della parte più pratica e progettuale del project management.

Quando ad un pm viene sottoposto un progetto, la prima cosa che dovrà andare a fare, è un elenco di attività che servono per raggiungere l’obiettivo prefissato, ed organizzarle al meglio.

Esistono davvero tante tipologie di strumenti e documenti adatti per questo, ognuno dei quali più o meno adatto alla tipologia di progetto.

Abbiamo il WBS, lo sprint, il charter, il report, il gantt (anche se non particolarmente efficace nei progetti digitali in quanto andrebbe aggiornato quasi quotidianamente)…

Tutti aspetti che ho ampiamente approfondito nella mia masterclass e da cui potrai anche scaricare i file dei documenti.

Ma vediamo nel dettaglio alcuni di questi strumenti.

Wbs (Work Breakdown Structure)

Il WBS non è altro che una scomposizione del progetto in subtask.

Lo puoi fare in diverse maniere, ma l’obiettivo è sempre quello di avere uno spacchettamento di tutte le attività che servono.

Il Work Breakdown Structure è un vero e proprio documento con l’elenco di tutte le attività diviso per aree tematiche.

Funziona esattamente come la costruzione di una casa: tetto, muri, impianti…

Ma facciamo ora un esempio pratico più vicino a noi: il lancio di un prodotto digitale:

1. 1. area marketing
   • 1. ads
     • 1.1. facebook
     • 1.2. google
   • 2. copy
   • 3. funnel
   • 4. design
     • 4.1. logo e branding
     • 4.2. sito web o landing page
     • 4.3. creatività per ads
     • 4.4. grafiche…
2. 1. area prodotto
   • 1. registrazioni
   • 2. indice
3. 1. amministrazione
   • 1. pricing
   • 2. sku
   • 3. contratti

Ecc…

Ogni area tematica corrisponderà ad un reparto aziendale, con al suo interno diversi team di lavoro che si coordineranno per portare al compimento ogni subtask.

Ogni pezzo di puzzle andrà quindi delegato con l’obiettivo di comporre il nostro progetto.

Diagramma di Gantt

Nel diagramma di Gantt invece, vengono inserite le attività stimandone la durata sopra una linea del tempo, creando il cronoprogramma delle lavorazioni.

Non preoccuparti se vedrai che alcune attività sono sovrapposte, è normale: sono task eseguite da risorse differenti ed alcune di esse saranno dipendenti tra di loro, ossia non possono essere attivate prima del completamento di un’attività pregressa.

Ad esempio: non si può fare una campagna di advertising con una call to action che rimanda a una landing page che ancora non esiste.

Ma, entriamo ancora di più nel dettaglio…

Cos’è un progetto?

Fino a qui abbiamo visto cos’è il project management, chi è il project manager e quali sono le skills fondamentali che deve avere.

Ed ora è arrivato il momento di iniziare a sporcarci le mani.

Il PMI (Project Management Institute) definisce progetto come “..uno sforzo temporaneo per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico”.

Queste sono esattamente le caratteristiche principali di un progetto:

• è temporale: una proposta senza timeline è solo un’idea;
• serve uno sforzo: cioè delle risorse che portino a termine un determinato effort;
• è unico: ogni progetto non è mai uguale ad un altro, anche se l’obiettivo è lo stesso.

Le 5 fasi che costituiscono un progetto

Si ok Matt, ma come faccio nel concreto a costruire il mio progetto ed evitare che rimanga solo un’idea?

Lo vediamo subito.

Ecco le 5 fasi di project management che non possono assolutamente mancare nel tuo metodo, per passare da un’idea a un progetto concreto e di valore.

1 Initiation Stage: avvio del progetto

Il focus nella parte di avvio di un progetto è il cliente.

In questa fase l’ascolto attivo e la comprensione di cosa vuole ottenere davvero con questa sua idea è essenziale.

Spesso il cliente ha le idee confuse o troppo sicure ma con errori di valutazione, e tu dovrai aiutarlo nell’individuare gli elementi che per lui sono più importanti.

Se invece questa idea è interna all’azienda per cui lavori, dovrai valutare insieme al tuo team la fattibilità dell’idea, quali benefici potrebbe apportare ed individuare eventuali partner.

2 Planning Stage: pianificazione

Se la fase preliminare ha dato un riscontro positivo, è arrivato il momento di costruire lo scheletro del progetto.

In questa fase sarà infatti necessario identificare un obiettivo concreto da raggiungere, stimarne i costi e delle tempistiche.

Accade proprio in questa fase ciò che ci siamo detti poco fa sulla creazione di task e subtask da suddividere nel team di lavoro con una timeline dei lavori e le relative scadenze

Ma lascia che ti dica una cosa.

La pianificazione, per quanto tenga conto di eventuali imprevisti, spesso e volentieri dovrà essere rivista: non funziona sempre tutto come te lo eri immaginato. (Magari!)

3 Project Execution: esecuzione

In questa fase il progetto inizia finalmente a prendere forma.

Il lavoro del project manager in questa fase consiste nella pianificazione di una riunione iniziale con i responsabili dei diversi team coinvolti nel progetto, al fine di presentargli l’intero lavoro, concentrandosi sugli elementi più importanti.

Il project manager dovrà occuparsi anche della creazione e distribuzione della documentazione e degli strumenti di lavoro necessari per ogni team al fine di completare i propri compiti.

Tutto questo è essenziale al fine di mantenere l’intero team di lavoro in focus, in modo da rispettare il più possibile ciò che è stato deciso nella fase di pianificazione.

4 Project Monitoring: controllo e monitoraggio

Il controllo e monitoraggio di un progetto non è in realtà una fase a sé stante, ma è un’attività che ogni project manager compie periodicamente durante tutta la fase di esecuzione.

Il monitoraggio è essenziale per capire l’avanzamento dei lavori, se si stanno rispettando tempistiche e scadenze, se serve ulteriore supporto ai team di lavoro ed intercettare il prima possibile eventuali problematiche per non allontanarsi troppo dagli obiettivi prefissati nella fase di progettazione.

5 Project Closing: chiusura del progetto

Prima della chiusura definitiva di un progetto, è bene che il project manager riunisca il team che se ne è occupato per capire cosa è andato bene, cosa meno e in quale modo è possibile migliorare per i progetti futuri.

Ma è importante anche per avere una visione d’insieme dell’intero progetto. Un team riunito sarà in grado di identificare quelli che possono essere punti di miglioramento prima della consegna finale.

A tutti è capitato di far revisionare un proprio lavoro ad un collega e che questo noti cose a cui noi non avevamo fatto caso: più occhi, più teste e più professionisti riuniti nella parte di revisione, ti permette di fare proprio questo!

Però, il summit finale, è estremamente importante anche per migliorare l’intero ecosistema aziendale, non solo per quanto riguarda il lavoro e l’organizzazione in sé, ma un team che si sente ascoltato è un team più gratificato e di conseguenza più motivato.

Ascoltare i problemi e le proposte del team è davvero molto importante per un project manager: tu non sei onnisciente.

L’ingrediente segreto per la gestione efficace di progetti

Te lo dico subito.

La formula magica non esiste.

Però esistono dei punti essenziali che, se vengono a mancare, non è possibile gestire un progetto in maniera efficace ed efficiente.

Sicuramente mantenere in controllo i 3 vincoli di progetto (risorse, tempo e scopo) è una parte fondamentale per gestire un progetto in maniera efficace ed efficiente.

Ma per quanto mi riguarda, l’ingrediente segreto è ben altro:

avere piena comprensione delle qualità del tuo team di lavoro è fondamentale, come anche conoscere i loro punti deboli.

Le persone non sono infallibili e nemmeno il tuo team lo è, anzi, nessun team (e spoiler: nemmeno tu). Un bravo project manager non va alla ricerca spasmodica di elementi negativi del team da sostituire con altri elementi perfetti. Un bravo pm punta sull’intera armonia ed efficienza del team, studia a fondo pregi e difetti di ogni elemento per conoscerlo e sfruttare al massimo le potenzialità e capacità per il bene del progetto.

Se sai, ad esempio, che un membro del tuo team ha la grande capacità di problem solving sotto pressione, sei anche consapevole che potrai affidargli lavori con maggior responsabilità e di maggior rischio.

Se tu non avessi questa piena comprensione, potresti rischiare di affidare questo lavoro di responsabilità ad una persona che non possiede questa capacità, altre sicuramente, ma non questa che al progetto serve.

Le principali filosofie e metodologie di project management

Oltre alle diverse skills, un project manager deve anche conoscere le principali metodologie della materia.

Un pm deve essere consapevole che esistono diverse tipologie di progetti e diverse realtà aziendali, tocca a lui decidere quella migliore per la realtà in cui sta lavorando.

Non esiste infatti la metodologia perfetta ed infallibile, sia chiaro, ma è importante conoscere le principali per riuscire ad individuare quella migliore per raggiungere l’obiettivo nel migliore dei modi.

Filosofia Agile

La filosofia Agile è un modello di lavoro che vuole rendere il flusso di lavoro il più semplice possibile, agile appunto.

Ci sono 4 principi, individuati nel 2001 da un gruppo di sviluppatori in Utah, che compongono l’Agile Manifesto:

1. gli individui e le interazioni hanno più valore rispetto agli strumento e ai processi;
2. il software funzionante è più importante di una documentazione completa;
3. è più importante la collaborazione che la negoziazione con il cliente;
4. ha più valore rispondere ai cambiamenti rispetto che seguire il piano.

Metodologia Scrum

Il framework Scrum invece è quello più conosciuto del mondo Agile, ed è quello che utilizziamo in Marketers, anche se modificato e adattato alle nostre necessità.

La parola Scrum, come abbiamo già visto, ha proprio origine dalla mischia del rugby, lo scrum. Questa metodologia si basa sull’idea che un team affiatato e senza una struttura gerarchica troppo rigida, sia in grado di lavorare al meglio.

In questa metodologia sono quindi previsti piccoli team che lavorano con un processo iterativo e per cicli brevi, producendo numerosi feedback e soluzioni innovative.

I principi del framework Scrum, sono:

• trasparenza per l’assegnazione di ruoli e obiettivi da raggiungere;
• feedback periodici;
• correzioni delle eventuali criticità riscontrate nei feedback;

Questi principi si basano su dei valori fondamentali per il lavoro Scrum:

• impegno;
• coraggio;
• focus;
• apertura;
• rispetto.

Filosofia Lean

La filosofia Lean, ovvero la filosofia del pensiero snello, ha come obiettivo l’utilizzo di meno “cose” possibili per raggiungere il risultato prestabilito: meno tempo, meno risorse, meno capitali, meno materiale…

L’obiettivo di questa filosofia, nata negli anni ‘50 in Toyota, aveva proprio l’obiettivo di ridurre sprechi ed efficienza, per avvicinarsi il più possibile alla perfezione.

I 4 pilastri della filosofia Lean, sono:

1. attenzione al cliente, che è la persona che darà valore al risultato del progetto;
2. riduzione degli sprechi per concentrarsi sulla produzione;
3. miglioramento continuo grazie a feedback e comunicazione;
4. attenzione al personale grazie alla motivazione.

Metodologia Kanban

Il modello Kanban (letteralmente “segnale visivo”) è tra i modelli più famosi del mondo Lean.

In poche parole si tratta di una vera e propria tabella, dove andare ad inserire sotto le varie colonne, che corrispondono alle fasi di lavoro, le diverse attività.

Questo può essere fatto negli uffici, utilizzando una vera bacheca con post-it o magneti. Oppure con diversi tool, come Trello, Asana o Notion, per progetti da remoto.

Per costruire un Kanban è necessario prima di tutto mappare il flusso di lavoro, e quindi creare le nostre colonne.

Le colonne principali saranno quindi: To do – WIP (Work in Progress) – Done.

A sua volta la colonna WIP dovrà essere suddivisa in diverse aree di lavoro del team, che a loro volta conterranno all’interno le colonne to do e done.

Il principale compito del pm sarà controllare che le diverse colonne dei WIP siano il più possibile sgombre, favorendo il flusso di lavoro ed intercettando cosa impedisce lo spostamento delle task nella colonna Done.

Metodologia Waterfall

Il metodo “a cascata” prevede lo sviluppo del progetto per step, in cui non è possibile passare allo step successivo se prima non si è concluso il precedente.

Con questo approccio lineare e sequenziale non si ha alcuna sovrapposizione di compiti e passaggi e risulta quindi poco agile e, ad oggi, poco utilizzata, ma la cui logica delle fasi è presente in praticamente tutti gli altri metodi.

Le fasi del modello Waterfall sono:

1. analisi dei requisiti e studio di fattibilità del progetto;
2. progettazione e suddivisione delle attività;
3. sviluppo delle attività;
4. test per trovare eventuali problemi e risolverli;
5. rilascio dell'output nel mercato.

Metodologia Six Sigma

L’obiettivo della metodologia Six Sigma è quello di produrre un output perfetto: “6 Sigma” corrisponderebbe proprio ad un errore di “3,4 parti per milione”, quindi impercettibile.

Per farlo sono state individuate queste fasi:

1. definire
2. misurare
3. analizzare
4. ottimizzare
5. controllare

La metodologia Six Sigma punta sempre al miglioramento e all’ottimizzazione aziendale, ed ha quindi come obiettivo la massima soddisfazione del cliente.

Panoramica dei tools indispensabili per gestire progetti da remoto

Fino a qui abbiamo visto quali sono le skills importanti per un project manager, quali sono le metodologie più importanti che deve conoscere per scegliere quella più indicata per ogni realtà e quali sono le fasi del progetto.

Prima di salutarci vorrei fare una breve panoramica dei tools indispensabili per gestire un progetto da remoto.

E per approfondire l’argomento, ti consiglio di leggere la nostra guida dedicata ai tool di project management che trovi a questo link.

In Marketers utilizziamo:

• Google workspace: scrittura di contenuti, analisi dei dati e creazione di un hard disk virtuale;
• Google Meet: per le riunioni;
• Google calendar: con un piano aziendale è possibile vedere gli impegni di tutti per poter organizzare riunioni;
• Basecamp: il nostro ufficio virtuale;
• Lastpass: la cassaforte delle nostre password per condividere gli accessi nel team e per crearne di nuove e sicure;
• Miro: per brainstorming da remoto. Ora è possibile fare l’integrazione con Meet, per lavorare visivamente e in maniera collaborativa;
• Slack: chat aziendale e gruppi su argomenti specifici.

Inoltre, consigliamo sempre a tutti i membri del team che lavorano da remoto e si connettono a reti pubbliche o condivise, di utilizzare sempre un buon servizio VPN per evitare possibili frodi e furti di dati, molto pericolosi per la sicurezza aziendale.

4 Documenti essenziali per un lavoro di project management

Visti i tool, vediamo quali sono invece i documenti essenziali che ti avevo citato poco fa, per rendere efficiente e ben organizzato il lavoro del project manager.

1. Charter di progetto: documento di presentazione del progetto da utilizzare in fase di avvio. Questo documento mette al corrente tutte le persone coinvolte nel progetto di cosa, perché, come, quando e dove sarà fatto il progetto;
2. WBS: scomposizione delle attività per una stima migliore delle tempistiche e per organizzare ogni reparto del team;
3. Report e documenti di allineamento: una volta definiti i KPI del progetto dovremmo tenerli costantemente monitorati durante tutta la fase del progetto. I report periodici andranno infatti creati sia durante lo svolgimento, sia nelle fasi finali di chiusura del progetto;
4. Verbali di avanzamento: diversi dai report troviamo i verbali di avanzamento, utili a dare micro aggiornamenti su particolari attività in corso d’opera all’interno del progetto che non erano stati preventivamente definiti.

Conclusione

Eccoci alle conclusioni di questa super guida al project management.

In questa guida completa abbiamo visto cos’è il project management, chi è il project manager e quali sono le skills fondamentali che deve avere o su cui deve formarsi.

Ma non solo.

Abbiamo anche visto le fasi di un progetto, quali sono le metodologie principali nel mondo del pm e anche quali sono i documenti e tool di cui non si può proprio fare a meno.

Beh sempre se vuoi diventare un top project manager e supportare progetti in modo davvero efficace.

Con l’iscrizione alla nostra community esclusiva Marketers Pro potrai approfondire tutto questo con la mia masterclass “Strumenti e strategie per digitalizzare la tua azienda e gestire il tuo team da remoto”.

Ma non solo.

I membri di Marketers Pro possono confrontarsi con altri Marketers e con tutti i docenti, me compreso, nell’area dedicata alla community.

Sono sempre felice di confrontarmi con chi si sta interessando alla disciplina del project management.

A presto!

Mattia.