Come si fa una relazione: la guida completa per creare report lavorativi

Cos'è una relazione?

La definizione che dà la Treccani è questa:

Rapporto che collega, in maniera essenziale o accidentale, due o più cose, fatti, concetti.

Esposizione, orale o scritta, con cui si danno informazioni intorno allo stato di una questione, ai risultati di una perizia, ai lavori compiuti da una commissione, da un organo collegiale.

In poche parole, si tratta di un testo in cui sintetizzi i risultati di una ricerca, i contenuti di un progetto o gli eventi di un'esperienza.

Per esempio: può essere il report mensile del lavoro svolto in azienda.

Lo scopo principale è informare chi leggerà la relazione riguardo un fatto che gli interessa o potrebbe interessargli.

Ma come si fa a preparare un report aziendale efficace?

Potresti pensare che sia molto semplice: apri Word, inizi a scrivere tutto quello che ti passa per la mente e… finito. Ti sbagli.

Allo stesso tempo non temere se non sai proprio dove mettere le mani. Stiamo per vedere come organizzare il lavoro per fare una relazione.

Come scrivere una relazione in 6 semplici step e far risparmiare tempo a tutti

Fare smart working non è per niente semplice. In pochi sono abituati a farlo davvero e, più spesso, ci si ritrova semplicemente a fare da casa quello che si farebbe dall'ufficio.

Il vero spirito dello smart working però è un altro, e consiste nel poter essere padroni del proprio tempo e lavorare secondo i propri ritmi.

È semplice? Assolutamente no. È possibile? Sì, ma ti servono le giuste conoscenze e i giusti strumenti.

Questo è un argomento mooolto lungo, tant'è che in Marketers Pro Luca Ferrari, co-fondatore di Marketers, che Mattia Bonetti, il nostro project manager, hanno tenuto due intere lezioni da svariate ore su come gestire aziende, team e progetti da remoto.

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Prima però continua a leggere questa guida. Un buon report, come dicevo, è sicuramente tra gli strumenti che ti servono per diventare un perfetto smart worker o, più semplicemente, per risparmiare tempo a te e agli altri in ufficio.

E ora vedremo proprio come scrivere una relazione perfetta.

1) Analizza il tuo pubblico

Quando scrivi per essere letto oppure ascoltato devi sempre tenere a mente, appunto, che qualcuno dovrà darti la sua attenzione, e oggi come oggi l'attenzione è merce rara.

Siamo costantemente bombardati da stimoli. Notifiche, social network, TikTok fottutamente ipnotici, e dopo mezz'ora sei ancora lì a scrollare.

Come si a ottenere e trattenere l'attenzione altrui? Non importa che ti stai rivolgendo a un nuovo cliente, al tuo capo oppure ai tuo collaboratori.

Il primo passo sta nel capire chi hai davanti. Chi leggerà la tua relazione?

Fatti questa domanda prima ancora di metterti alla scrivania.

Sapere a chi è rivolto il report ti permette di calibrare lo stile, il tono di voce, le informazioni da inserire, quelle da mettere in risultato.

Dunque, arrivati qui, chiediamoci:

• Qual è l'obiettivo di questo documento?
• Che messaggio devo trasmettere?
• Quali sono gli argomenti che attirano maggiormente l'attenzione?

Questa fase è decisiva per creare una relazione interessante e che non finisca nel cestino dopo cinque secondi.

Immagina di scrivere un report per il tuo capo. A lui o lei interesseranno elementi che ai tuoi collaboratori potrebbero sembrare superflui. O addirittura che potrebbero confonderli.

Così come se scrivi un report per un cliente, dovrai puntare a essere quanto più comprensibile e magari evitare tecnicismi che gli sembrerebbero arabo.

2) Ricerca fonti, documenti e grafici

Ora, sappiamo a chi dobbiamo parlare e immagino che hai già un'idea di cosa dover dire.

Prima però dobbiamo passare per un altro scalino intermedio, che può fare la differenza tra un report come tanti e un report che fa colpo.

Di cosa parlo? Della ricerca di fonti, documenti e grafici.

Potrebbe sembrarti una perdita di tempo, tanto l'importante è il messaggio, no? Sì, ma non del tutto.

È altrettanto importante la forma, e il modo in cui accompagni ciò che affermi.

Ecco alcune cose che dovresti procurarti:

• Fonti che confermino quello che stai scrivendo. Possibilmente che siano citazioni da giornali conosciuti e affidabili, persone che il tuo pubblico conosce o, se necessario, da articoli scientifici. Questo darà più autorevolezza alle tue parole.
• Grafici che rendano subito visibili le tue parole. Un'immagine vale più di mille parole, e sembrerà strano che a dirlo sia uno che scrive per vivere. Eppure, soprattutto quando abbiamo bisogno di far passare un'informazione in fretta, un bel grafico spesso mette tutti d'accordo e può rendere la lettura più scorrevole.
• Documenti che permettano di approfondire. Invece che cercare di dire tutto, in fretta e dunque male, sii sintetico e, semmai, rimanda a documenti esterni nel caso in cui chi legge voglia saperne di più.

3) Prepara una scaletta della relazione

Se prima di scrivere fai chiarezza nella tua mente, quello che scriverai sarà molto più chiaro per gli altri.

È una regola sempre vera per qualunque testo, e una relazione non fa eccezione.

Esistono varie soluzioni, come la piramide rovesciata. Consiste nell'iniziare dalle informazioni più importanti per poi approfondire gli aspetti secondari.

In questo modo sarai sicuro di far passare il messaggio essenziale. Ecco cosa non dovrebbe mai mancare nella tua relazione:

• Un titolo che possibilmente faccia capire subito di che si parlerà e perché quel report merita attenzione
• Una introduzione che riassuma in poche righe ciò di cui si parlerà e le cose più importanti trattate
• I risultati e la discussione dei risultati
• Una conclusione che può contenere delle riflessioni generali o, meglio ancora, delle proposte pratiche per migliorare
• Se richiesto, includi anche un paragrafo sul metodo di ricerca e su fonti e bibliografia

Non riesci a mettere in ordine le tue idee? Prova le mappe concettuali o, più semplicemente, scriviti su un foglio bianco i punti che vuoi trattare.

4) Inizia a lavorare sulla stesura

Davanti al tuo prossimo report sei colto all'improvviso dal blocco dello scrittore? Probabilmente sei anche tu vittima di questa leggenda metropolitana.

La verità è che se conosci un argomento, hai sempre qualcosa da dire. Tanto più se si tratta di stilare un report su qualcosa che hai fatto.

Molto più spesso ciò che ci blocca è il perfezionismo, l'insicurezza e la procrastinazione che ne deriva.

Devi trovare un metodo che ti faccia sentire a tuo agio, ma vorrei lasciarti qualche dritta.

Se hai letto la guida fin qui e soprattutto l'hai seguita, hai già chiaro a chi parlerai, di cosa parlerai e in che ordine lo farai.

Questa deve essere la tua bussola. Dunque, se ti senti bloccato e non hai ancora seguito questi passaggi, torna indietro e fallo.

Successivamente, e ti può sembrare banale, l'unica cosa che devi fare è scrivere.

Non preoccuparti della forma, della grammatica o dello stile. Sono tutti elementi di cui ti occuperai quando avrai davanti a te una prima bozza della relazione.

E se proprio non sai come iniziare un report, ecco una dritta: scrivi un paio di righe su quello di cui si parlerà. Un esempio?

In questo report vedremo come siamo riusciti a raddoppiare le visite a wearemarketers.net in 12 mesi, attraverso 3 diverse strategie di ottimizzazione per i motori di ricerca.

5) Crea una conclusione ottimale

Siamo alla fine.

Hai introdotto l'argomento, presentato i dati e discusso i risultati. Come puoi finire il tuo report?

Ora è il momento di riflettere su quanto è emerso. Valuta il lavoro, commenta le difficoltà e fai delle proposte.

Una relazione che, oltre a presentare uno o più problemi, offra anche una via d'uscita è d'immenso valore per un'azienda o un cliente.

Non basta solo dire che c'è qualcosa da fare, indica pure come farlo.

Ora fermati un attimo. Adesso hai il testo della relazione pronto, ma non è ancora il momento di inviarla agli interessati.

Prima bisogna formattare il testo e fare l'editing.

6) Cura editing e formattazione del testo

Importa poco se la tua relazione sarà letta in pdf o sarà stampata e distribuita in formato cartaceo.

La formattazione è sempre e comunque fondamentale.

Formattare un testo significa renderlo visivamente accattivante, facile da leggere e da consultare.

Gli strumenti che hai a disposizione per la formattazione sono diversi:

• font (carattere del testo)
• dimensione
• disposizione (a sinistra, centrato, a destra, giustificato)
• grassetto
• corsivo
• sottolineato
• colore
• bullet point

Puoi usare un font diverso per mettere in risalto un passaggio – per esempio, una definizione oppure una citazione.

Allo stesso tempo grassetto, corsivo e sottolineato ti aiutano a mettere enfasi sui concetti a cui tieni maggiormente (guarda per esempio a come è usata la formattazione in questo articolo).

Infine delle liste puntate, come quella che hai appena letto, ti possono aiutare a schematizzare i concetti in modo chiaro.

Come fare la revisione per una relazione impeccabile e senza errori

Prima ti ho detto che all'inizio dovresti scrivere tutto così come ti viene in mente.

Avere una base da cui partire è decisivo per portare a termine il lavoro senza procrastinare.

Chi inizia a costruire una casa comincia dalle fondamenta e solo dopo sceglie il parquet, tinteggia le pareti con un bel colore e mette i mobili.

Così, allo stesso modo, chi scrive una relazione deve prima creare la base grezza e quindi rifinire, abbellire e migliorare.

Questo è quello che dobbiamo fare ora. La revisione non consiste solo nella correzione degli errori, ma anche nel cambiare ciò che non va e rendere l'intera relazione più completa.

Potresti decidere di cambiare la disposizione dei paragrafi, aggiungere una citazione oppure eliminare qualche frase.

Ti consiglio di cercare di togliere tutto il superfluo, prima di aggiungere. Ora vediamo perché.

I 3 concetti fondamentali per scrivere una relazione efficace

Così come per un articolo di giornale, devi tenere a mente 3 concetti fondamentali:

• semplicità
• chiarezza
• correttezza

Quando rivedi il testo, pur mantenendo il tono di voce adatto, cerca di semplificare quanto più possibile.

Certo, se ti rivolgi a dei dirigenti d'azienda, devi comunque mantenere uno stile formale. Ma ciò non vuol dire che devi suonare incomprensibile.

Pensi che una parola sia troppo complicata? Cambiala, senza troppi problemi.

Essere semplici non voler dire non conoscere. Anzi, molto spesso, dietro i paroloni e le frasi lunghissime si nasconde una scarsa padronanza dell'argomento.

Vai dritto al punto.

Allo stesso tempo, per cercare di essere più chiaro possibile, inserisci esempi, dati e fatti che rendano più facile seguire il ragionamento.

Tieni sempre un occhio al contenuto e alla forma:

• non riportare elementi di cui non sei sicuro
• evita gli errori grammaticali più comuni
• rileggi ciò che hai scritto dopo qualche ora

Sei attento? Ci siamo quasi.

Inserire fotografie, immagini, tabelle e infografiche

Siamo agli aggiustamenti finali. Foto, immagini, tabelle e infografiche, come abbiamo già detto, ti permettono di:

• rendere il testo più scorrevole
• sintetizzare concetti, anche lunghi e complicati
• rafforzare l'autorevolezza di ciò che dici

Su Internet trovi tanti siti per scaricare immagini senza copyright, come Pixabay, oppure altri per creare infografiche.

Sfruttali per dare un tocco in più al tuo report.

Conclusione

Siamo alla fine, ma prima di lasciarti voglia darti un ultimo consiglio per scrivere relazioni migliori.

Gli spazi bianchi sono un tuo grande alleato. Al contrario di quello che potresti pensare ciò non vale solo per la scrittura sul web.

Anche quando scrivi un documento cartaceo è bene evitare i blocchi di testo immensi.

Spaventano il lettore e lo spingono a saltare interi paragrafi. L'ideale sarebbe andare a capo ogni 2-3 righe. Apri un concetto, approfondisci e chiudi: continua così fino alla fine.

Tutto chiaro?

Fammi sapere nei commenti se hai mai scritto un report e se aggiungeresti qualche consiglio a questa guida 🙂

E, se vuoi trovare altri strumenti per lavorare meglio e in maniera davvero più intelligente, ti invito a provare Marketers Pro (è gratis per 7 giorni).