Dall’ufficio allo smart working. La guida fondamentale per chi lavora da remoto.

Facciamo chiarezza.

Vogliamo essere molto pratici, ma dobbiamo prima stabilire alcuni punti fermi.

Quello che molti hanno fatto durante la pandemia – e che i nomadi digitali fanno da diverso tempo – si chiama remote working. In italiano diremmo telelavoro, ma passando ai nostri giorni, possiamo tradurlo con l’espressione “lavoro a distanza”.

Ma distanza da dove? Beh, dagli uffici.

Lavorare fuori casa è un concetto relativamente recente: prima della rivoluzione industriale, artigiani e mercanti avevano le botteghe sotto o direttamente dentro casa, i contadini vivevano negli stessi ambienti insieme agli animali che allevavano, chi svolgeva una professione intellettuale vi si dedicava in un’area della casa.

Perché è importante? Ci arriviamo subito.

Con l’avvento della rivoluzione industriale – e l’arrivo delle fabbriche – tutte le attività lavorative man mano hanno iniziato a svolgersi nelle città, fino al punto in cui la casa è stata associata a un luogo in cui non si deve lavorare, dedicato alla famiglia e lontano dai rumori e dai fastidi della città.

Ecco perché parliamo di lavoro da remoto: perché abbiamo in mente un unico modello, che è quello dell’ufficio. E l’associazione “casa uguale svago”, che nel corso dei decenni abbiamo assimilato, è uno dei motivi per cui separare la vita dal lavoro è tra le principali difficoltà dei remote workers.

Ma quindi dove si inserisce lo smart working in questo scenario? Beh, non ha niente a che vedere con il remote working:

• Remote working è un’espressione che definisce il luogo da cui lavoriamo.
• Smart working, invece, indica una modalità.

Si può lavorare in modo smart sia da casa che in ufficio, ma il solo fatto di lavorare da remoto non rende automaticamente smart il nostro lavoro (troppo facile, no?).

Dunque, lavorare in modo smart. Cosa vuol dire?

Significa lavorare in modo efficace, cioè raggiungendo gli obiettivi che ci si pone, e farlo in modo efficiente, ottimizzando le nostre risorse, fisiche e mentali. Per questo lo smart working è un obiettivo che dovremmo porci tutti, a prescindere dal luogo in cui lavoriamo.

Lo smart working, combinato al remote working, ha incredibili potenzialità.

Mettiamola così: finora – salvo poche eccezioni – le persone che svolgevano lavori “da ufficio” hanno prevalentemente lavorato, appunto, negli uffici.

Era un processo di adattamento: in questo contesto, il lavoratore si adattava agli orari della propria azienda, doveva gestire gli spostamenti, si adattava all’ufficio che gli veniva assegnato e alle modalità di lavoro che l’azienda proponeva come linee guida.

Ecco, lavorare da remoto offre la possibilità di immaginare, disegnare e plasmare il proprio modo di lavorare, dalla gestione del tempo al luogo e agli orari in cui lavorare.

Sembra fantastico, no? Diciamo non esattamente, visto che chi lavora da remoto spesso riporta:

• di lavorare troppo;
• di non riuscire a separare lavoro e vita privata;
• di sentirsi spesso affaticato;
• di non riuscire a concentrarsi.

Intanto, facciamo un disclaimer: non esiste la ricetta per uno smart working impeccabile. Per questo vogliamo darti delle indicazioni pratiche e fornirti degli esempi perché tu possa individuare quelli che potrebbero migliorare il modo in cui lavori.

Lo sappiamo che te lo stai domandando: ne ho davvero bisogno? E se fossi già molto smart?

Beh, noi ti proponiamo un quiz e lasciamo a te la valutazione.

Prendi un foglio, dividilo in due colonne (sì e no) e inserisci con una x ciascuna di queste affermazioni sotto la colonna corrispondente per te.

1. Al termine della giornata lavorativa riesco quasi sempre a portare a portare a termine la mia to-do-list.
2. Ho un’idea precisa del numero di ore che lavoro (e che devo/voglio lavorare) ogni giorno e ogni settimana.
3. So quante ore mi richiede – indicativamente ma con una stima verosimile – portare a termine ogni progetto.
4. Raramente lavoro più di 8 ore al giorno e/o durante il weekend per riuscire a portare a termine gli obiettivi che ho stabilito.
5. Mi dedico regolarmente ad attività sportive (di qualsiasi tipo) anche durante i giorni feriali.
6. Ho una vita sociale che mi soddisfa e a cui dedico del tempo: famiglia, amici, eventi (sì, anche online).
7. Trovo regolarmente il tempo per dedicarmi ai miei interessi al di fuori del lavoro.
8. Non soffro di mal di schiena, dolore alle spalle o ai polsi, emicranie.
9. Raramente mi capita di avere la vista affaticata.
10. Ritengo di avere ottimizzato ogni processo lavorativo.
11. L’ambiente in cui lavoro favorisce il mio flusso lavorativo.
12. Sono pienamente soddisfatto/a del modo in cui lavoro.
13. So in quale momento della giornata ho più energia e quando dedicarti a certe task per portarle a termine nel modo più efficiente.

Quante crocette hai nella colonna dei sì e quante in quella dei no?

Se anche avessi una sola crocetta nella colonna dei no, significa che puoi migliorare la tua modalità di lavoro. Spesso piccoli accorgimenti portano grandi benefici.

Gli essenziali

Ci sono alcuni aspetti che sono individuali, ma ce ne sono alcuni da cui non puoi prescindere. Tra questi c’è l’ergonomia.

Dobbiamo preservare la nostra salute, e qualsiasi movimento – o assenza di movimento – ripetuto per molte ore consecutive, per periodi di tempo prolungati, produce degli effetti sul nostro corpo.

Tra l’altro, molti di noi trascorrono diverse ore seduti durante il giorno: la postura è fondamentale.

Questo è il modo corretto in cui dovresti posizionare il corpo rispetto alla scrivania:

• lo schermo deve trovarsi all’altezza dei tuoi occhi (questo vale anche se lavori in piedi);
• la schiena deve aderire completamente allo schienale;
• il rapporto tra l’altezza del tavolo e la tua sedia deve essere tale per cui, poggiando le braccia sul tavolo, non si creino tensioni di alcun tipo.

Ecco alcuni rimedi:

• Se lavori abitualmente da uno stesso luogo, l’ideale è avere uno schermo fisso e ampio. Questo non solo per una questione di postura ma anche per lavorare in modo più agevole: un desktop più ampio ti permette di avere una maggiore quantità di informazioni sott’occhio. Se hai anche un laptop, puoi collegarli insieme creando un desktop esteso, ideale per chi usa contemporaneamente diversi strumenti.
• Se non hai la possibilità o preferisci non installare uno schermo fisso, puoi usare un supporto per il computer portatile. Può essere un tavolino come questo, da appoggiare sulla scrivania (puoi anche provare a lavorare stando in piedi), regolabile in altezza e inclinazione. Oppure un supporto come questo, che molti della Family hanno già provato e che ora ritengono indispensabile. È piccolo, permette di regolare l’inclinazione, ed è molto comodo da portare con sé perché richiudibile.
• poggiapolsi per mouse e tastiera. Se passi diverse ore ogni giorno scrivendo – o armeggiando con il mouse – non passerà molto tempo prima che tu risenta degli effetti del mantenere questa posizione. L’uso di cuscinetti come questi rende il lavoro più confortevole, evitando danni in futuro.
• mouse ergonomico e tastiera. Dipende da quanto li usi, ma sono la scelta migliore anche se utilizzi solitamente un portatile. In questo caso, infatti, puoi usare il computer solo come monitor (alzandolo all’altezza del tuo sguardo con un supporto) e poi collegare mouse e tastiera. Noterai subito la differenza. Questa, ad esempio, si collega tramite Bluetooth, ed è compatibile con Mac OS, Android e Windows.
  

• la giusta sedia ergonomica. Questa è una delle scelte che impatterà di più sul tuo benessere. Puoi trovarne online oppure recarti nei negozi in cui viene offerta una consulenza: ci sono sedie progettate a seconda della quantità di ore che trascorriamo seduti, altre che andrebbero provate proprio per testare sia la seduta che l’altezza dello schienale. In alternativa, puoi provare a usare un cuscino ergonomico: l’effetto non è lo stesso, ma è ideale se non hai un tuo spazio fisso e/o viaggi spesso. Ce ne sono per la seduta e per il supporto lombare.
• la scrivania. Non ti suggeriamo di cambiare tavolo o scrivania, ma assicurati che la sedia si trovi alla giusta altezza rispetto al tavolo. Se la tua sedia non è regolabile in altezza e non ne vuoi comprare una ergonomica, cambia sedia e trovane una più alta o più bassa, in modo da avere le braccia alla stessa altezza della scrivania.
• Supporto per smartphone. Se usi spesso il telefono – perché magari ti serve per lavoro – valuta l’uso di un supporto come questo. È fondamentale per evitare la cosiddetta sindrome del “collo da smartphone” – o tech-neck: infiammazione alla cervicale, affaticamento dei muscoli del collo, dolore alla schiena e conseguenti mal di testa, dolori a spalle e braccia (fino ad arrivare a problemi respiratori). Anche la sindrome del tunnel carpale è un disturbo legato alla postura. Attenzione anche a come usi il telefono: scrivere ripetutamente con i pollici causa un incremento dell’attività e della tensione muscolare.
• Postura corretta. Non sai se mantieni a sufficienza una postura corretta? Valuta l’uso di un dispositivo come un correttore posturale, che monitora la tua postura o che vibra quando la tua postura non è ottimale. Magari non li indosserai per sempre, ma imparerai a riconoscere quando stai adottando una postura corretta.
• occhiali anti luce blu. Ancora non ne parla abbastanza perché non ci sono dati sufficienti che dimostrino i danni derivanti dall’esposizione alla luce blu. Sono però già certe due conseguenze: affaticamento della vista (che spesso porta a mal di testa e secchezza oculare) e alterazione del ritmo circadiano – la fondamentale alternanza sonno-veglia che abbiamo indagato nell’Insight dedicato al sonno. Su Nowave puoi configurare il modello di occhiali che preferisci, rendendoli anche fotocromatici. E grazie alla prova virtuale (un esempio di phygital), puoi anche vedere come ti stanno.

Mi serve un ufficio?

La risposta non è scontata.

Come abbiamo detto, uno dei vantaggi del lavoro da remoto è poter completamente rivedere il proprio concetto di lavoro. Inclusa la possibilità di lavorare da ovunque – non solo a livello geografico ma anche in un ambiente come la propria casa.

Chi desidera un ufficio spesso ha due motivi principali – ma non per forza entrambi:

1. Per poter passare più agilmente alla modalità lavorativa.
2. Perché in casa non ha la possibilità di lavorare in modo ottimale: per mancanza di spazio o per la presenza di altre persone.

Vediamo alcune possibili soluzioni.

Se non hai (o pensi di non avere) spazio in casa, abbiamo una buona notizia: a meno che tu non abbia bisogno di particolari – e ingombranti – strumenti, l’ufficio puoi ricavarlo un po’ ovunque. Come in una mansarda. O in un sottoscala. Ma anche rinnovando un angolo della stanza… o nella camera da letto.

Se non hai questo tipo di spazio a disposizione, organizza al meglio la tua scrivania.

Ad esempio puoi disporre gli oggetti sulla scrivania sempre nello stesso modo e assicurarti di tenerla ordinata: uno spazio ordinato favorisce la concentrazione e fa venire più voglia di lavorare.

A seconda dello spazio che hai a disposizione, fai delle prove. Sfrutta la flessibilità offerta dal lavorare da casa: in un ufficio o in uno spazio non tuo, difficilmente puoi scegliere l’arredamento, le decorazioni o anche solo la posizione della scrivania:

• ti trovi meglio con la scrivania contro il muro, affacciata sul giardino o in mezzo alla stanza?
• che effetto ti fa avere una scrivania con meno oggetti?
• che tipo di luce ti permette di affaticare meno la vista?

Anche sperimentare ogni tanto delle modalità diverse – o delle nuove postazioni – può permetterti di scoprire degli aspetti da migliorare.

Ad esempio un membro della Family ci ha raccontato che solo iniziando a lavorare in una stanza diversa da quella abituale ha individuato la causa del costante male che aveva alla spalla: la scrivania era più alta rispetto al bracciolo della sedia, causando una tensione continua al braccio.

Se hai lo stesso problema, puoi rimediare con un supporto porta braccio:

Se invece uno dei motivi per cui hai bisogno di un ufficio è perché in casa c’è troppo rumore:

• se si tratta di un problema di concentrazione, puoi provare delle cuffie con tecnologia di cancellazione del rumore. I modelli Bose sono attualmente tra i migliori sul mercato. Diversi membri della Family usano le cuffie noise cancelling per riuscire a mantenersi concentrati quando sono insieme ad altre persone o quando la concentrazione tende a calare. A qualcuno invece, risulta fastidioso il silenzio. Se è così anche per te, prova un generatore di rumore bianco, ideale anche per favorire il sonno (questo, però, quando stacchi dal lavoro o per il pisolino pomeridiano).
• se invece il rumore o la presenza di altre persone ti impediscono di lavorare – perché, ad esempio, ti trovi in difficoltà a fare delle call, allora puoi cercare delle soluzioni provvisorie o più durature, a seconda di quanto l’attività videochiamate sia rilevante nella tua giornata in termini di quantità. Potresti ad esempio trovare uno spazio in casa in cui dedicarti solo alle chiamate, oppure decidere di affittare uno spazio di coworking un giorno a settimana per effettuare tutte le chiamate e/o riunioni.

Ma, come abbiamo anticipato, spesso vorremmo un ufficio perché abbiamo bisogno di un segnale che dica al nostro cervello “Hey tu, ora si lavora!”.

Per farlo, però, non serve un ufficio. Piuttosto, ti serve creare delle abitudini, svolgere dei rituali.

Vediamo alcuni tra i più efficaci.

Rituali e abitudini da remote worker

Anche se non vai in ufficio, preparati come se dovessi uscire.

Può significare impostare una sveglia, svolgere una morning routine, vestirti, truccarti.

Anche in questo caso, non devi (per forza) vestirti come faresti in ufficio: uno dei vantaggi del lavoro da remoto è anche non avere un dress code determinato da altri. Vestiti come preferisci, come ti fa sentire in modalità efficace o indossa qualcosa di comodo: l’importante è non rimanere con gli stessi vestiti tutto il giorno.

Quando ti vesti prima di iniziare a lavorare, stai dando al tuo cervello il segnale che qualcosa è cambiato.

Stabilisci degli orari, e rispettali.

Uno dei motivi per cui spesso chi lavora da remoto rischia il burnout è che lavora troppo. Accade perché non abbiamo definito quali sono i confini del lavoro:

• puoi stabilire un orario fisso ogni giorno, come il “classico” 9-17. Questo dipende molto dalla tua posizione attuale (dipendente, freelance o imprenditore) e dalla libertà che hai nella gestione del tempo, ma anche dal tipo di lavoro che svolgi – richiede che tu sia presente in momenti precisi della giornata? – oltre che dal modo in cui gestisci l’equilibrio tra vita e lavoro.
• decidi quante ore lavorerai ogni giorno. È vero, anche chi lavora in ufficio talvolta si ritrova a lavorare oltre gli orari. Questo, se accade regolarmente, può avere due cause:
  • il carico di lavoro non è ben calibrato sulla base del tempo che hai a disposizione;
  • non gestisci in modo ottimale il tempo lavorativo.

Una volta che hai stabilito i tuoi orari, rispettali.

Lavorare in un tempo delimitato migliora il focus e la qualità del lavoro, mentre senza obiettivi temporali tendiamo a dilatare i tempi di consegna e a peggiorare la qualità degli output.

• stabilisci dei confini e comunicali (a tutti)

Se sei un dipendente, la modalità di lavoro e la quantità devono essere concordate e rese esplicite. Questo però non significa che devi adattarti a tutto: impara a comunicare in modo aperto e stabilisci delle modalità di confronto.

Quando fornisci delle motivazioni, il datore di lavoro sarà propenso a venirti incontro.

Questo vale anche nei rapporti con la famiglia e con gli amici.

Spesso tra i motivi per cui chi lavora da casa non viene considerato al pari di chi lavora fuori casa, è perché si dà per scontato che gli altri capiscano cosa facciamo e perché abbiamo bisogno di tempo e concentrazione.

Nessuno ti legge nel pensiero: spiega le tue necessità e se serve trova dei punti di incontro e delle soluzioni.

Se stabilisci degli orari di lavoro, è tuo compito fare in modo che le persone che hai intorno li rispettino.

• Crea un rituale di chiusura. Anche se non hai un ufficio, ci sono dei gesti che ti aiutano a creare una separazione. Puoi ad esempio spegnere il computer e riordinare la scrivania. O coprire la tastiera. Anche un gesto simbolico come spegnere la luce sulla scrivania può fare la differenza. Questo è ancora più importante se non hai uno spazio dedicato esclusivamente al lavoro: un ambiente può essere sia ricreativo che lavorativo, ma è importante delineare le due aree. Anche cambiarti nuovamente i vestiti, indossando qualcosa di più comodo, può essere parte del rituale. Naturalmente dipende molto dalle tue abitudini.

Creare dei rituali, inoltre, ti permette di riprodurre la “modalità ufficio” anche quando non ti trovi nel luogo in cui lavori abitualmente.

In questi casi, il tuo assetto può essere più ridotto – così come la tua routine mattutina – ma tieni sempre in considerazione gli aspetti e gli strumenti che ti permettono di lavorare in modo migliore.

Lavorare in modo smart: questi non sono dettagli.

Come abbiamo in parte analizzato, una delle opportunità più interessanti del lavoro da remoto è avere la possibilità di farsi domande e capire qual è il modo migliore per noi di lavorare.

Il lavoro da remoto non è – e non dovrebbe essere – una replica del lavoro in ufficio.

Stabilisci nuove regole e chiediti:

• cosa ti permette di ottenere degli output di alta qualità;
• come portare a termine i progetti nei tempi giusti, limitando lo spreco di energie;
• qual è per te il momento della giornata migliore per svolgere determinati tipi di attività;
• come puoi bilanciare il rapporto tra quantità di lavoro e risultato che vuoi ottenere.

Ma anche:

• come avere una vita extra lavorativa più soddisfacente – ma anche averne una;
• come puoi essere una persona più felice.

La gestione del tempo.

È una delle aree più importanti su cui ti consigliamo di focalizzarti regolarmente.

Step 1: Scopri come usi il tuo tempo

Prima di tutto, devi sapere come usi il tuo tempo. Se non hai idea di quanto tempo ti richieda mediamente una certa task, né di quante ore lavori ogni giorno (o ogni settimana), inizia a tracciarlo.

Puoi farlo ad esempio con Clockyfy, che puoi utilizzare online o scaricandolo su PC o MAC.

All’interno della piattaforma, tieni traccia di tutto quello che fai: puoi inserire diversi clienti e progetti, indicare a quale task ti stai dedicando e la tua tariffa oraria.

Analizza i dati raccolti osservando quante ore hai lavorato ogni giorno, al termine della settimana e del mese, divise a seconda dei progetti o dei clienti.

Puoi farlo anche se sei dipendente e hai un solo “cliente”: in questo caso puoi tracciare il tempo che impieghi per ogni tipologia di attività che svolgi.

Tra l’altro Clockyfy si integra perfettamente con i principali tool di organizzazione:

• Basecamp
• Asana
• Trello
• Google Calendar

Step 2: Una volta capito come usi il tempo, ottimizzalo

Attenzione, però. Non ti stiamo suggerendo di ottimizzare per lavorare sempre di più: la chiave è trovare la giusta misura.

Se anziché impiegare due ore per svolgere un’attività ripetitiva, trovi il modo per farla risparmiando 30 minuti, puoi passare alla task successiva e fermarti nel momento in cui la tua do do list – che avevi ben calibrato – è stata completata.

• Per ottimizzare, parti dalle attività che ti portano via più tempo e/o quelle che ripeti più spesso.
• organizza il tuo calendario non solo sulla base delle cose importanti e urgenti ma anche tenendo conto della tua energia:

1. qual è il momento della giornata in cui hai più energia, in cui puoi concentrarti sulle attività più importanti?
2. organizza le tue giornate e le attività in base all’energia che ti richiedono.

Ad esempio, se fare chiamate ti distrae dal lavoro di concentrazione, puoi decidere di raggrupparle in un momento della giornata. Se invece ti stancano, magari non è ideale per te dedicare un’intera giornata solo a quello.

Fai delle prove, osservati, prendi nota quando porti a termine un compito in un modo particolarmente rapido e/o efficiente, e cerca di capire quali cause lo hanno determinato o hanno contribuito.

Lo stesso vale per l’osservazione delle giornate di lavorative: quando la tua produttività è più alta, in che modo hai gestito la giornata? A quali attività hai dedicato il tempo?

• Individua ciò che ti aiuta a mantenere la concentrazione. Sapevi che ogni volta che siamo interrotti impieghiamo mediamente 23 minuti e 15 secondi per tornare a svolgere l’attività interrotta? (Qui lo studio) Per questo, riuscire a lavorare per blocchi di tempo e senza interruzioni può rivelarsi molto utile. Così come ridurre – o eliminare – le distrazioni che ci rendono difficile rimanere nel flow.

Per molti, questo significa disattivare le notifiche del telefono. Soprattutto nei casi in cui per lavoro hai bisogno di avere lo smartphone sotto mano.

• Organizza il tuo calendario e, quando serve, usa la carta. Più ti organizzi (considerando dei tempi realistici e prevedendo anche uno spazio per gli imprevisti), più sarà semplice gestire il lavoro serenamente. Spesso per farlo usiamo gli strumenti digitali. Qualche volta, però, è utile tornare alla carta. Capita di farlo anche a noi:
  • quando ci sentiamo sopraffatti e vogliamo avere tutto nero su bianco;
  • per avere una visione ampia della giornata;
  • per ragionare meglio.

Alcune proposte per gestire al meglio le tue giornate

Come abbiamo visto, non esiste una modalità di lavoro che vada bene per tutti. Non solo, è naturale che nel corso del tempo le nostre esigenze, così come i nostri impegni lavorativi e le mansioni che svolgiamo, cambino.

Ecco alcune idee – suggerite dai membri della Family – che potresti trovare utili:

• Assegna una priorità alle task. Il giorno precedente annota nella tua to do list tutto ciò che dovrai fare l’indomani. Dopodiché, il giorno stesso, organizza il lavoro attribuendo delle etichette alle task, che a seconda del colore sono più o meno urgenti: rosso (subito), arancione (meno urgente) e blu (opzionale o alla fine).
• Dividi la giornata in base alle Tre C. Quasi tutte le nostre attività giornaliere si possono racchiudere in 3 categorie: creazione (dar vita a qualcosa di nuovo), connessione (interagire con gli altri: email, chat lavorative e personali, uso dei social media) e consumo (leggere libri, articoli, formarsi). Inserisci queste tre categorie in tre momenti della giornata. Ad esempio, mattina, pomeriggio, sera.
• Lavora come se fossi un atleta. Alterna periodi in cui investi su di te – studia, leggi, lavora con più focus – a periodi in cui porti avanti l’operatività o la programmazione. Soprattutto, poi, ritagliati dei periodi in cui trovarti con più persone a lavorare, o “ritirati” in un posto per breve periodo con l’obiettivo di portare a termine uno specifico progetto.
• Sei un manager o un creator? In un saggio del 2009, Paul Graham – noto per aver fondato l’acceleratore di startup Y Combinator – indica due modalità in cui manager e creatori di contenuti possono essere più produttivi. Mentre i manager possono sentirsi più produttivi dividendo le proprie giornate in piccoli blocchi di tempo, per fare meeting o per verificare l’andamento di un progetto, chi crea contenuti ha bisogno di blocchi di tempo ininterrotto per portare a termine il proprio lavoro.

Trovare una modalità di lavoro smart non è semplice e richiede continui aggiustamenti, ma ti permette anche di lavorare meglio e in meno tempo, di plasmare le tue giornate in base ai tuoi obiettivi, sia lavorativi che di vita.

Se vuoi approfondire, su Audibile trovi la serie audible original di Dario “Rivoluzione Smart Working”:  come è nato il lavoro da remoto, come gestire la solitudine e allenare la resilienza, ma anche come prendersi cura del proprio benessere attraverso la meditazione.

Anche se non hai l’iscrizione a Audible, il primo mese è sempre gratuito.

Quale suggerimento adotterai? Hai altri consigli da condividere? Quante affermazioni hai messo sotto la colonna dei sì?