Cos'è Facebook Workplace
Facebook Workplace nasce da una risposta chiara e decisa da parte di Facebook nei confronti di piattaforme gestionali quali Asana, Trello e Slack.
L’obiettivo di questo nuovo tool made in Facebook è quello di fornire uno strumento valido anche sotto il punto di vista aziendale cercando di rendere Facebook un social network più utile.
Tutto parte nel 2017, data in cui è stata rilasciata la nuova piattaforma.
Gli sviluppatori non hanno fatto altro che replicare le medesime funzionalità presenti su Facebook, ma impostando caratteristiche prettamente aziendali.
Come funziona Facebook Workplace
Facebook Workplace non si allontana moltissimo dalla sua versione user ma porta comunque delle differenze sostanziali a livello di usabilità.
Potrai continuare a utilizzare la piattaforma nello stesso modo in cui utilizzi il social ma gli strumenti in tuo possesso saranno rivolti ad un uso prettamente business.
Puoi infatti continuare a utilizzare la chat interna per comunicare con il tuo team o con parte dello stesso.
Avrai la possibilità di creare gruppi relativi a distaccamenti della tua azienda o addirittura creare un gruppo per ogni cliente o lavoro che dovrai gestire, inserendo al suo interno le figure con le quali collaborerai.
Sì, tranquillo: potrai anche continuare a creare degli eventi.
Insomma, Facebook Workplace non è così complesso da usare ma al tempo stesso dovrai imparare a utilizzarlo con una mentalità puramente aziendale.
Iscriversi a Facebook Workplace: i primi step
Per registrare un account su Worplace dovrai utilizzare la tua mail business e non quella personale.
Una volta inserita la tua mail business all’interno del campo che trovi sull’immagine qui sotto, ti verrà inviato un codice numerico da utilizzare nella schermata successiva.
Ultimato questo primo step, potrai creare il tuo Profilo inserendo nome, cognome e password, ritrovandoti davanti a un feed molto simile a quello che trovi sul social network.
Anche in questo caso avrai un tuo profilo personale che dovrai però riempire con le tue competenze aziendali rinunciando (per fortuna) alle foto che ti ritraggono alle cene di famiglia, con i tuoi cani o con i tuoi gatti.
Potrai inoltre invitare i tuoi colleghi a prendere parte al tuo spazio di lavoro utilizzando la funzione manuale denominata “invita i tuoi colleghi”.
Completare la procedura di invito è molto semplice.
Dovrai scegliere se inserire le loro mail manualmente o se importare un file CSV/Excel e sarà la piattaforma stessa ad invitare tutti gli utenti presenti all’interno del file appena importato.
Semplice, no?
Componente fondamentale, almeno per me che sono un tipo parecchio ordinato e schematico, è la presenza di un organigramma aziendale all’interno di Facebook Workplace.
In poche parole, potrai impostare uno schema nel quale ogni utente verrà inserito in un differente livello di responsabilità e controllo.
Insomma, se dovessi lamentarti con qualcuno, potrai trovarlo nel giro di pochi secondi.
Ma Facebook Workplace non si ferma affatto qui.
Com’è strutturato Facebook Workplace
Facebook Workplace ha una struttura e funzionalità simili al social network che usi tutti i giorni, ma a quelle ne ha aggiunte altre specifiche per una corretta gestione e collaborazione del team sotto tutti i punti di vista.
Difatti troverai al suo interno:
- Gruppi
- Eventi
- Integrazioni
- Report e statistiche
- Workchat
Analizziamoli nel dettaglio.
Gruppi Facebook Workplace
Come puoi notare dall’immagine che trovi in basso, i gruppi su Facebook Workplace non sono così differenti da quelli a cui siamo abituati.
Le differenze risiedono nelle opzioni e nelle funzionalità al loro interno.
In particolare, potrai invitare i tuoi collaboratori mediante un link di invito che trovi alla destra del feed del gruppo.
Inoltre, dettaglio non da poco, potrai stabilire la privacy del gruppo stesso.
Ciò significa decidere a priori chi potrà prendere parte ad un gruppo e chi invece dovrà rimanerne allo scuro.
Questa funzione è rilevante qualora volessi collaborare con una piccola percentuale del tuo team evitando di generare la classica ansia da prestazione ad altri reparti.
Potresti anche scegliere di creare un gruppo a seconda delle mansioni aziendali di cui hai bisogno.
Ad esempio, creare un gruppo dedicato solo all’aspetto legale della gestione aziendale inserendo all’interno il tuo avvocato.
Potresti fare lo stesso con la gestione finanziaria, condividendo con il tuo commercialista i dati attuali dell’andamento economico della tua azienda, evitando quella montagna di mail che spesso è difficile da scalare.
Altro spunto interessante sui gruppi: creare dei gruppi specifici per ogni step di sviluppo.
Prova ad immaginare la tua azienda come una catena di montaggio.
Puoi ad esempio dare vita a un gruppo dedicato al brief, uno allo sviluppo iniziale e un altro al completamento del progetto stesso.
In questo modo puoi sempre essere aggiornato sul flow e puoi contare sulla totale attenzione dei reparti che dovranno occuparsi del progetto.
Ovviamente le possibilità sono infinite e sta a te trovare quelle più opportune.
Gli eventi su Facebook Workplace
Trovo questa funzione molto utile per due motivi: festeggiare e organizzare.
Come saprai, non è sempre facile riuscire a organizzare una festa o un viaggio aziendale dove celebrare determinati risultati e di certo non puoi passare ore al telefono per trovare la data ideale.
Utilizzando gli eventi su Workplace invece, potrai mostrare a tutti i tuoi collaboratori la data dei festeggiamenti ed inviare loro una notifica così da conoscerne a priori la disponibilità, mantenendo tutti i messaggi su una unica piattaforma.
Altro aspetto fondamentale: stilare un calendario.
Ogni azienda organizzata ha un calendario composto da scadenze, viaggi di lavoro, meeting e giorni di ferie dei propri dipendenti.
Utilizzando gli eventi su Workplace darai la possibilità non solo a te stesso, ma anche ai tuoi collaboratori di essere sempre aggiornati sui prossimi viaggi di lavoro, sulle prossime conferenze e soprattutto sulle deadline.
A mio avviso, solo per come è stata ricreata questa funzione, Facebook Workplace è uno strumento da integrare subito alla tua strategia.
Integrazioni
Quando si parla di integrazioni, molto spesso si finisce con l’utilizzare molti tool dei quali non si ha davvero bisogno.
Per fortuna, non è il caso di Facebook Workplace.
Infatti, visitando la pagina dedicata alle integrazioni, puoi scaricare direttamente all’intero di Facebook Workplace lo strumento di cui hai bisogno.
Ad esempio, connettendo il tuo account Google Drive potrai inoltrare all’interno di un post un documento utilizzando l’apposito pulsante come puoi notare anche tu da questa immagine.
Potrai inoltre navigare all’interno delle cartelle presenti su Workplace per trovare in pochi secondi il documento di cui avevi bisogno.
Le integrazioni non finiscono qui però.
Se fossi in cerca di una piattaforma capace di fornirti sistemi per video-call aziendali, sappi che Workplace ha integrato anche questo!
Avrai la possibilità di videochiamare fino a 50 utenti presenti all’interno della piattaforma stessa, in modo da poter comunicare con loro in modo diretto e semplice senza dover ricorrere ad app di terze parti.
Report e Statistiche
Altro aspetto interessante di Facebook Workplace riguarda le statistiche.
Avrai accesso ad una dashboard nella quale potrai analizzare:
- gli utenti più attivi
- le ore spese a lavorare all’interno di determinati gruppi
- la quantità di post o di contenuti condivisi.
Questi dati saranno più che utili per capire quale reparto sta dando il meglio di sé e quale invece ha bisogno di un supporto tecnico o personale.
Il punto di forza di questa funzionalità risiede nella possibilità di accedere a una mole di dati in real time tutte le volte che vuoi, in modo da capire quale procedura migliorare e quale invece, lasciare inalterata.
Workchat: la chat di Workplace
Anche Facebook Workplace ha la sua chat interna, ma per uno scopo differente rispetto a Messenger.
Utilizzare uno strumento simile ti darà la possibilità di restare connesso con i tuoi collaboratori o colleghi, avviare delle videochiamate di gruppo, inviare la tua posizione e molto altro.
Avrai infatti la possibilità di inviare direttamente dalla chat file di qualunque estensione e dimensione in modo rapido.
Dopotutto stiamo lavorando, no?
Potrai utilizzare Workchat anche per condividere la tua posizione durante una trasferta e per evitare di ricorrere a canali di comunicazione differenti, mantenendo tutti i dati sensibili e le informazioni all’interno di un solo “contenitore”.
Facebook Workplace: sì o no?
Come tutte le piattaforme di gestione team, anche Facebook Workplace presenta degli aspetti positivi e negativi.
Certamente, trovo che Facebook Workplace sia molto utile per:
- Riunire più progetti in un solo ambiente familiare
- Poter restare in contatto con i tuoi collaboratori
- Condividere file di qualunque peso ed estensione
- Avere accesso a un report costante sui lavori e sul rendimento dei collaboratori
Allo stesso tempo però, ricorda che:
- Molte funzioni non sono presenti nella versione Free
- Il costo delle versione Premium è legato al numero di utenti attivi che utilizzano la piattaforma
- Sistema di assegnazione task e tempistiche assente
Come puoi notare anche Workplace by Facebook ha le sue zone d’ombra, ma credo che determinati dubbi potranno risolversi solo dopo averla provata.
Quanto costa Facebook Workplace
Questo è uno dei tasti dolenti.
La versione free non comprende molte delle integrazioni di cui ti ho parlato, rimanendo quindi una copia (più elegante e meno giocosa) del social network.
La versione Premium invece è un turbine di integrazioni e di possibilità, ma il suo prezzo di aggira sui 3$ al mese per ogni utente.
Ovviamente il costo scenderà in modo inversamente proporzionale al numero di utenti che utilizzeranno mensilmente la piattaforma.
Esiste però una versione Premium a costo zero per le realtà associative e di volontariato che vogliono essere più strutturate, senza perdere il loro spirito benefico.
Conclusioni
Siamo giunti alla fine di questo articolo nel quale abbiamo analizzato una piattaforma tutta da scoprire e da utilizzare come Facebook Workplace.
Certamente il mercato è pieno di piattaforme simili ma spesso è difficile imparare a usarle.
Facebook invece, lo sappiamo usare tutti!
Quindi perché non utilizzarlo anche per lavorare?
Ah, dimenticavo: la piattaforma è disponibile anche per smartphone!
Noi ci leggiamo alla prossima.
