Sponsor Eventi: come trovare e convincere gli sponsor giusti per il tuo evento

Business

13 Febbraio 2026

Brian Balsamo

Trovare sponsor per un evento è una di quelle cose che tutti sanno di dover fare.

Ma pochi sanno davvero come gestirla.

C’è chi manda email a freddo sperando in una risposta.

Chi prepara PDF pieni di loghi e numeri poco chiari.

Chi accetta qualsiasi brand pur di “coprire i costi”.

Così il risultato, dopo una o due edizioni, è quasi sempre questo:

Sponsor che non rinnovano
Partnership poco attrattive per i partecipanti
Un evento che cresce in complessità, invece che in sostenibilità

Questo articolo nasce proprio per aiutarti a evitare tutto questo.

E per farlo, ti spiegheremo il nostro metodo.

Se non ci conosci, siamo Marketers: la più grande community in Italia di imprenditori, content creator, marketer e aspiranti tali, con circa 200.000 membri attivi tra canali online e offline.

Da anni ci occupiamo di creare, lanciare e scalare business – online e offline – usando il digitale come leva strategica.

E parallelamente lavoriamo su contenuti, formazione ed eventi dal vivo con un’idea molto chiara in testa: costruire asset che durano nel tempo, non iniziative fugaci.

Per contestualizzare quello che stai per leggere, è importante sapere che oggi organizziamo ogni anno tre principali eventi offline, e per ognuno costruiamo strategie di sponsorship dedicate.

I nostri eventi oggi sono:

Marketers World. È il più grande evento italiano dedicato a imprenditori, freelance e aspiranti professionisti del mondo digitale. Coinvolge ogni anno migliaia di partecipanti (circa 3.000 nell’edizione del 2025) ed è un evento business e formativo, dove la relazione tra brand, pubblico e contenuti è progettata in modo estremamente intenzionale.
Kalemana Festival. È un evento esperienziale dedicato al mondo del benessere, dello yoga e delle discipline olistiche. Nel 2025 ha accolto circa 3.500 partecipanti, in larga parte donne con un’età media di 31 anni. Qui il lavoro sugli sponsor è ancora più delicato, perché passa quasi tutto dall’esperienza, dall’estetica e dal coinvolgimento emotivo.
Business Alchemy. È un evento premium, riservato a circa 100 imprenditori con aziende strutturate (anche oltre i 3M di fatturato). Un contesto ad altissima densità decisionale, dove la sponsorizzazione non è mai “visibilità”, ma relazione strategica.

Tre eventi diversi. Tre target diversi. Tre priorità di sponsor diverse.

Ma un unico metodo di fondo per monetizzare senza rovinare l’esperienza – anzi, arricchendola.

Ed è qui che succede una cosa interessante…

Negli anni, oltre a lavorare sui nostri eventi, abbiamo visto molti membri della community Marketers iniziare a organizzare i loro eventi.

E puntualmente ci hanno fatto le stesse domande:

Come troviamo sponsor senza snaturare l’evento?
Come ci presentiamo ai brand in modo credibile se abbiamo appena iniziato?
Come massimizziamo il ricavo senza accettare chiunque?
Come facciamo a far tornare gli sponsor anche l’anno dopo?

La risposta, purtroppo, non sta in una singola tattica.

E se fosse così, probabilmente non staresti leggendo un articolo così approfondito.

Il punto è pensare alle sponsorizzazioni in modo completamente diverso rispetto alla maggior parte degli organizzatori.

Questo articolo serve a insegnarti proprio questo.

Perciò non troverai teoria astratta, né formule magiche.

Troverai una sintesi ragionata di quello che facciamo davvero, degli errori che abbiamo visto (e vissuto) e delle scelte strategiche che ci hanno permesso di costruire partnership che durano nel tempo.

Che tu stia per lanciare il tuo primo evento, sia un veterano o stia cercando di strutturare meglio il rapporto con gli sponsor, qui troverai la nostra visione completa e concreta su:

Perché gli sponsor sono fondamentali, ma solo se scelti e gestiti nel modo giusto
Come ragionano davvero gli sponsor quando valutano un evento
Le principali tipologie di sponsor (finanziari, tecnici, media, influencer, istituzionali) e quando hanno senso
Come strutturare categorie di sponsorizzazione senza cadere in una logica rigida e fine a sé stessa
Un metodo in 4 step per trovare gli sponsor ideali per il tuo evento
Come contattare un brand, cosa dire e cosa evitare
Come costruire una proposta di sponsorizzazione solida, credibile e personalizzata
Come gestire la relazione con lo sponsor prima, durante e dopo l’evento
Come misurare il ritorno e lavorare sulla fidelizzazione, edizione dopo edizione

L’obiettivo non è aiutarti a “vendere di più”.

È aiutarti a costruire collaborazioni che migliorano il tuo evento, tutelano il tuo pubblico e rendono sostenibile la crescita nel tempo.

Da qui in poi entriamo nel vivo.

E partiamo dalle fondamenta.

Tabella dei Contenuti mostra

Perché trovare sponsor è fondamentale per un evento

Chi organizza eventi sa molto bene che i costi si accumulano velocemente.

Location, tecnologia, catering, staff, marketing: alle cinque cifre si arriva molto facilmente.

Ma il costo non è un problema in sé…

La questione è che, se fai affidamento solo sulla vendita biglietti, stai camminando su un filo sospeso.

Un cambio data dell'ultimo minuto, un competitor che lancia qualcosa nella stessa settimana, una crisi economica e il tuo evento rischia di andare in perdita prima ancora di partire.

Gli sponsor sono l'assicurazione che ti permette di dormire la notte.

I vantaggi per l’organizzatore

Quando lavori con sponsor seri, ottieni benefici che vanno oltre il semplice supporto economico.

Abbatti il rischio finanziario.

Se hai già coperto il 40-60% dei costi attraverso sponsorizzazioni prima ancora di vendere il primo biglietto, puoi permetterti di essere più ambizioso.

Puoi investire in quell’ospite che ti chiede il doppio, in quell'allestimento scenografico che fa la differenza, in quell'esperienza che rende memorabile la giornata.

Certo, l’abilità di coprire i costi con largo anticipo arriverà con il tempo.

Ma con una buona strategia di acquisizione, selezione e gestione degli sponsor puoi iniziare subito.

Continua a leggere se è ciò che vuoi.

Acquisisci credibilità per associazione.

Quando brand riconosciuti decidono di supportare il tuo evento, stanno implicitamente validando la tua proposta di valore.

È un trasferimento di fiducia potente, soprattutto se è la tua prima o seconda edizione.

Un partecipante che vede “in collaborazione con brand X” e conosce quel brand, si fida di più anche di te.

Espandi il tuo network.

Ogni sponsor porta con sé relazioni, contatti e altre possibilità.

Quel responsabile marketing che ti ha detto sì potrebbe diventare il tuo migliore alleato per aprire porte che altrimenti rimarrebbero chiuse.

Gli sponsor soddisfatti sono come i clienti soddisfatti: portano referral ad altri brand.

Arricchisci l'esperienza dei partecipanti.

Gli sponsor giusti non sono un fastidio per i partecipanti, ma un valore aggiunto.

Un brand di tool che fa workshop pratici, un'azienda di food & beverage che offre degustazioni di qualità, un partner tech che fornisce gadget utili: tutto questo migliora l'evento senza costi aggiuntivi per te.

Crei contenuti e amplificazione.

Gli sponsor investono con piacere in pacchetti di valore che includano una strategia di comunicazione.

Se strutturi bene la partnership, puoi ottenere anche tu visibilità sui loro canali (newsletter, social, blog), contenuti co-brandizzati e un’amplificazione che da solo non potresti permetterti.

Al Marketers World, ad esempio, accade tutto questo.

Gli sponsor ci permettono di offrire un'esperienza premium mantenendo il ticket accessibile.

Senza di loro, dovremmo raddoppiare i prezzi o dimezzare la produzione.

Con loro, possiamo investire in speaker internazionali, tecnologia di livello e mantenere margini sani per riempire i nostri eventi.

Marketers World

I benefici per l’azienda sponsor

Per costruire partnership durature, devi sapere concretamente cosa ottiene lo sponsor.

Ricorda: la loro intenzione è investire budget di marketing con aspettative precise di ritorno.

Gli sponsor cercano visibilità qualificata.

Non vogliono migliaia di occhi casuali, vogliono le persone giuste.

Se organizzi un evento per imprenditori digitali e porti un brand di tool per la produttività, quella è visibilità in target che vale oro.

Ogni partecipante diventa per quel brand un potenziale cliente caldo che ha già dimostrato interesse per quel settore pagando un biglietto.

Cercano lead generation.

Molti sponsor misurano il successo in numero di contatti acquisiti.

Email raccolte allo stand, demo prenotate, trial attivati.

Per loro l'evento è un canale di acquisizione clienti, non diverso da Google Ads o Meta.

Solo con tassi di conversione potenzialmente molto più alti perché l'interazione è umana e diretta.

Cercano vendite dirette.

Alcuni prodotti si vendono benissimo agli eventi.

Libri, corsi, servizi di consulenza, software con ciclo di vendita breve, merchandising semplice (ovviamente la lista si espande o meno a seconda della tipologia di evento e del target).

Questo soprattutto perché l'ambiente dell’evento crea urgenza (offerta speciale solo per partecipanti) e fiducia (interazione faccia a faccia).

Cercano brand awareness e posizionamento.

Associarsi a un evento con valori chiari e una community fedele permette ai brand di trasferire quei valori sul proprio marchio.

Se il tuo pubblico ti percepisce come innovativo e affidabile, quella percezione si estende ai tuoi sponsor.

Cercano relazioni strategiche.

Per aziende B2B, gli eventi sono occasioni uniche per incontrare decision maker che normalmente non rispondono alle email.

Quel CFO di un'azienda Fortune 500 che non aprirebbe mai la email di uno sconosciuto, ma potrebbe parlare senza problemi per 20 minuti davanti allo stand di uno sponsor che lo ha incuriosito.

Capire questi obiettivi è fondamentale, non trovi?

Quando costruisci la tua proposta per uno sponsor, devi rispondere a questa domanda:

“Qual è la priorità del brand?”

Se la risposta è vaga, la proposta sarà debole.

Sponsorizzazione come leva strategica di marketing

Ecco una verità che pochi organizzatori tengono a mente quando si tratta di trovare sponsor…

Per un brand, sponsorizzare il tuo evento non è solo “comprare pubblicità”.

È una decisione strategica che impatta il suo posizionamento, la percezione del suo pubblico e le sue relazioni di lungo termine.

Un brand emergente che si lega a un evento riconosciuto ottiene un acceleratore di credibilità quasi impossibile da replicare in altri modi.

Un tool SaaS appena lanciato può spendere 50.000€ in advertising e ottenere clic da persone che non lo conoscono…

Oppure può investire quella cifra per essere sponsor esclusivo di un evento dove 2.000 professionisti del suo settore passano tre giorni immersi in un'esperienza che associa quel brand a momenti positivi, connessioni autentiche e valore concreto.

Quale pensi che costruisca più fiducia?

Ergonet al Marketers World

La sponsorizzazione ben fatta non è una transazione, è un investimento strategico che paga interessi composti nel tempo.

I partecipanti che hanno provato un prodotto di un brand a un evento, parlato con il team allo stand e visto il logo associato a contenuti di qualità, ricorderanno quel brand.

E quando avranno bisogno di quella soluzione, quel brand sarà nella loro memoria rapida.

Per questo motivo, quando costruiamo le nostre proposte sponsor, non vendiamo “pacchetti visibilità”.

Vendiamo risultati di business: lead qualificati, ore di interazione diretta con decision maker, contenuti riutilizzabili, ROI misurabile basato su dati delle edizioni precedenti.

Esempi di visibilità per gli sponsor durante un evento

La visibilità di uno sponsor non si limita a un logo su una brochure.

Nei nostri eventi utilizziamo un approccio integrato che massimizza l'esposizione attraverso molteplici touchpoint.

Visibilità fisica:

Logo sui materiali (badge, brochure, schermi, roll-up)
Presenza sul main stage durante gli speech fondamentali
Stand nell'area expo con posizione strategica
Branding degli spazi comuni (lounge, aree food, networking)
Segnaletica direzionale brandizzata

Contenuti e formazione:

Workshop dedicati dove lo sponsor può fare demo del prodotto
Interventi sul palco principale o palchi secondari
Materiali formativi distribuiti ai partecipanti (guide, ebook, risorse)
Casi studio brandizzati presentati durante speech di terzi

Esperienze e attivazioni:

Installazioni interattive che coinvolgono i partecipanti
Gamification e contest (es. ruota della fortuna, quiz con premi brandizzati)
Aree lounge brandizzate dove le persone si rilassano, si conoscono o svolgono attività particolari

Comunicazione pre e post evento:

Menzioni via newsletter o email specifiche sull’audience dell’evento
Articoli sul sito che presentano lo sponsor
Post social sui canali dell’evento (Instagram, LinkedIn, Meta)
Video e aftermovie ufficiali con presenza del brand
Interviste agli sponsor pubblicate post-evento

Lead generation:

Raccolta contatti allo stand tramite scan badge
Form di iscrizione a trial/demo del prodotto
Codici sconto esclusivi (e tracciabili) per partecipanti
Follow-up post-evento di offerte specifiche

Ecco, ai nostri eventi uno sponsor può avere visibilità su tutti questi livelli contemporaneamente.

Non solo 2-3 giorni (o più) giorni di presenza fisica, ma settimane di visibilità multicanale che genera centinaia di migliaia di impression attraverso il lavoro coordinato nostro, dei nostri creator e dello sponsor.

Vuoi vedere nel pratico come ci presentiamo ai potenziali sponsor dei nostri eventi?

Dai un'occhiata alle nostre pagine dedicate ai sponsor del Marketers World e del Kalemana Festival.

Nota come quantifichiamo il valore, presentiamo dati precisi ed evitiamo le promesse vaghe.

Come pensano gli sponsor: cosa cercano e come decidono

Per convincere uno sponsor, devi prima capire come ragiona.

Ormai dovrebbe essere chiaro…

La maggior parte degli organizzatori commette un errore fondamentale: pensa che agli sponsor importi l'evento in sé.

Sbagliato. Agli sponsor importa cosa l'evento può fare per loro.

Quando uno sponsor riceve la tua proposta, si fa tre domande in 10 secondi.

Se le risposte non lo convincono, cancella e passa oltre.

Prima domanda:

Quale problema sto cercando di risolvere?

Ogni sponsor ha un obiettivo primario che guida la decisione.

Può essere:

awareness (farsi conoscere da un mercato nuovo)
lead generation (raccogliere contatti qualificati)
sales (vendere direttamente)
posizionamento (associare il brand a determinati valori)
relationship building (incontrare potenziali partner commerciali)

Un brand in fase di lancio probabilmente cercherà awareness e prime vendite.

Un brand consolidato potrebbe cercare riposizionamento o accesso a una nicchia specifica.

Un'azienda B2B complessa potrebbe voler semplicemente incontrare faccia a faccia i decisori che riescono raramente a raggiungere tramite altri canali.

Capire questo obiettivo ti permette di costruire una proposta su misura invece di mandare il solito pacchetto sponsor standard.

Seconda domanda:

“Il pubblico di questo evento è il mio pubblico?”

Questa è la domanda più importante che si faranno i tuoi potenziali sponsor.

Puoi avere l'evento più bello del mondo, ma se i tuoi partecipanti non sono il target dello sponsor, la risposta sarà no.

Quando contattiamo potenziali sponsor per il Marketers World, la nostra forza è nella precisione del targeting.

Per esempio, noi comunichiamo che:

“Abbiamo 3.000 partecipanti tra imprenditori digitali, freelance e professionisti del marketing, con un ticket medio di 249€, con oltre il 40% di retention anno su anno.”

Il ticket medio indica una capacità di spesa media che, nel nostro caso, tende a essere alta.

La retention indica il livello di soddisfazione e fedeltà dei partecipanti, che tornano a ogni edizione.

Questo è oro per brand che vendono servizi o prodotti premium nel nostro settore.

Al Kalemana Festival il discorso cambia completamente, infatti comunichiamo che ci sono:

“3.000 partecipanti appassionati di yoga, benessere olistico e crescita personale.”

Così ci rendiamo interessanti a brand di abbigliamento sportivo, integratori naturali, app per meditazione.

Target completamente diverso, sponsor completamente diversi.

Kalemana Festival

Terza domanda:

“Quanto mi costa e quanto mi torna?”

Qui entra in gioco il ROI (Return On Investment).

Ogni marketing manager ha un budget da difendere e obiettivi da raggiungere.

Se investe 20.000€ in un evento, deve poter dimostrare che, così facendo, ha generato almeno 40.000€ di valore.

Altrimenti il prossimo anno quel budget va da un'altra parte.

Per questo motivo noi non offriamo solo “presenza all'evento”, ma concediamo la possibilità di acquisire lead o persino vendere, sia lì in presenza che attraverso i nostri canali.

Questo, però, non basta mai con gli sponsor seri.

Fattori decisivi nella scelta: target, valori, ROI

Il target l'abbiamo detto… ma i valori sono altrettanto importanti.

Gli sponsor seri vogliono associarsi a eventi che rappresentano valori coerenti con i loro.

Segui il ragionamento…

Se un evento promuove innovazione e disruption, tenderà ad attrarre brand tech e startup.

Se promuove benessere e sostenibilità, attrarrà brand del settore wellness e green.

In Marketers abbiamo fatto una scelta che segue lo stesso principio di appartenenza.

Collaboriamo solo con brand che condividono i valori della community e che possono portare valore reale alle persone.

Questo perché se oggi accetti una sponsorizzazione da un brand che promette risultati irrealistici o vende prodotti scadenti, magari guadagni 15.000€ oggi.

Ma domani la community si accorge che quel brand è mediocre, perde fiducia in te e tu ci rimetti anni di credibilità costruita.

Abbiamo rifiutato sponsor che offrivano budget importanti solo perché non erano allineati con quello che promettiamo al nostro pubblico?

Sì, esatto.

E, paradossalmente, questo ci ha fatto crescere di più, con brand che tornano ai nostri eventi come sponsor per la seconda o terza volta di fila.

Imporci questo filtro ci ha reso più attraenti per i brand giusti.

Quelli che capiscono il valore di associarsi a una community che si fida degli organizzatori proprio per la selezione che questi fanno.

Ora, non fraintenderci…

Valori e ROI sono due facce della stessa moneta d’oro.

Perciò gli sponsor seri ti chiederanno anche molti dati:

quante persone vengono al tuo evento
che profilo di spesa hanno
quanto tempo restano
quali altre aziende hanno partecipato in passato e con che risultati

Noi forniamo ai potenziali sponsor un media kit dettagliato che va dal posizionamento valoriale imprescindibile alla matematica razionale che interessa ai big.

E lo aggiorniamo ogni volta con i case study che confermano quanto diciamo.

Storie come quella di Hoepli, il famoso brand di editoria, che ha sponsorizzato il Marketers World per la prima volta nel 2023 ed è tornato a ogni edizione da allora.

Hoepli al Marketers World

Tipi di ritorno atteso: visibilità, vendite, reputazione

Non tutti gli sponsor vogliono vendere direttamente.

Alcuni cercano pura visibilità. Vogliono che il loro nome sia visto da migliaia di persone, vogliono impression, reach alta e brand recall (memorabilità).

È il caso tipico di sponsor che fanno awareness di massa.

Altri vogliono vendite immediate. Tool SaaS, servizi di consulenza, editori, e-commerce di prodotti: per la nostra esperienza, molti di questi vanno a nozze con obiettivi del genere.

Successo = X contratti firmati, Y abbonamenti attivati.

Altri ancora cercano prove che rafforzano uno specifico posizionamento. Questo è particolarmente vero per brand che stanno cambiando target o che vogliono ripulire la propria immagine.

Sponsorizzare un evento prestigioso con valori forti è un modo per dire al mercato: guardate con chi ci associamo, questi sono i nostri valori.

In un simile contesto, l'errore più grande che vediamo fare dagli organizzatori è proporre lo stesso pacchetto a sponsor con obiettivi diversi.

Un brand che cerca vendite immediate non ha bisogno di un logo gigante sul palco, ha bisogno di uno stand ben posizionato e della possibilità di fare demo.

Un brand che cerca reputazione vuole essere associato ai contenuti di qualità, magari attraverso workshop formativi o keynote sponsorizzate.

La personalizzazione è la parola chiave.

E, per personalizzare, devi prima capire cosa cerca lo sponsor: assicurati di seguire i passaggi precedenti.

Alt! Qui stai imparando il nostro processo, ma…

Se stai organizzando un evento e vuoi supporto strategico su come trovare, convincere e gestire sponsor professionalmente, possiamo aiutarti personalmente.

In Marketers offriamo consulenze dedicate dove analizziamo il tuo evento, identifichiamo i brand giusti, costruiamo proposte su misura e ti accompagniamo fino alla chiusura degli accordi.

Scopri i nostri servizi di consulenza

Le principali tipologie di sponsor

Onestamente? Molti organizzatori di eventi non considerano minimamente ciò che leggerai ora.

Per loro esiste solo un tipo di sponsor di valore: quello che ti paga in soldi.

Eppure, ci sono molteplici forme di sponsorizzazione, ciascuna con vantaggi specifici per entrambe le parti.

Capire queste tipologie ti permette di costruire un piano sponsor diversificato che massimizza le risorse disponibili e riduce il rischio.

Sponsor finanziario

Questo è il classico.

L'azienda ti dà una somma di denaro in cambio di visibilità e benefici concordati.

È la forma più semplice da gestire perché tutto è chiaro: X euro in cambio di Y benefici.

Qui il cash flow è immediato e ti permette di coprire i costi fissi dell'evento (location, tecnologia, staff).

Vantaggi per l'organizzatore:

Liquidità immediata per sostenere i costi
Flessibilità nell'utilizzo rapido del budget
Facile da quantificare e da inserire nel business plan

Vantaggi per lo sponsor:

Pacchetto chiaro di benefit
Numeri definiti e misurabili
ROI calcolabile in base a obiettivi specifici

Il limite è che gli sponsor finanziari puri spesso sono più interessati ai numeri che all'esperienza.

Vogliono ROI misurabili velocemente e, se non li ottengono al primo evento, potrebbero non rinnovare.

Come attrarre sponsor finanziari:

Presenta dati precisi sul pubblico
Quantifica la visibilità (impression, reach, contatti)
Mostra case study con ROI documentato
Offri pacchetti con benefit chiari e misurabili

Sponsor tecnico (in-kind)

Gli sponsor tecnici non ti danno soldi.

Ti danno prodotti o servizi in cambio di ciò che offri.

Esempi concreti:

Un brand di caffè fornisce gratuitamente tutto il caffè dell'evento
Un hotel offre le camere per gli speaker
Una piattaforma di ticketing elimina le commissioni
Un fornitore di tecnologia presta l'attrezzatura audio-video
Un brand di acqua fornisce bottiglie per tutti i partecipanti

Vantaggi per l'organizzatore:

Risparmio diretto sui costi operativi
Qualità superiore rispetto a quello che potresti permetterti
Partner che hanno interesse nel successo dell'evento

Vantaggi per lo sponsor:

Visibilità qualificata senza uscita di denaro
Possibilità di far provare il prodotto direttamente
Associazione positiva (brand che “sostiene” l'evento)

Gli sponsor tecnici sono perfetti per le prime edizioni quando il budget è limitato.

Inoltre, una sponsorizzazione del genere è più facile da approvare internamente tra i decision maker dello sponsor, perché non richiede budget marketing liquido.

Come attrarre sponsor tecnici:

Identifica i costi principali del tuo evento
Cerca brand che producono esattamente quei prodotti/servizi
Proponi visibilità in cambio di fornitura
Quantifica il valore della fornitura per entrambi (es. “3.000 bottiglie d'acqua per te = 1.500€ di risparmio per loro se venissero come sponsor finanziario”)

Media partner

I media partner sono blog, podcast, canali YouTube e influencer che promuovono il tuo evento in cambio di visibilità o accesso.

Insomma, creator che ti piacciono.

Come funziona nel pratico?

Tu dai al media partner uno o più dei seguenti benefit:

badge gratuiti
visibilità sul palco
contenuti esclusivi da pubblicare
interviste con speaker
accesso backstage

Loro ti danno visibilità sulla loro audience attraverso contenuti specifici (articoli, post social, newsletter, episodi podcast, video).

Vantaggi per l'organizzatore:

Amplificazione della reach senza costi
Credibilità per associazione (se il media è riconosciuto)
Contenuti editoriali (articoli, video) che vivono dopo l'evento
Accesso a audience nuove

Vantaggi per il media partner:

Contenuti esclusivi per la loro audience
Accesso VIP all'evento
Networking con speaker e partecipanti
Visibilità come media “ufficiale” dell'evento

Il valore sta nell'amplificazione.

Se un media partner con 100.000 follower in target promuove il tuo evento, ottieni awareness che altrimenti ti costerebbe migliaia di euro in advertising.

Come attrarre media partner:

Identifica media che coprono il tuo settore
Proponi accesso esclusivo in cambio di copertura
Offri contenuti unici (es. interviste speaker, backstage)
Quantifica la reach che anche loro otterranno in risposta

Influencer sponsor

Questo è un modello che abbiamo sviluppato molto al Kalemana Festival ma che funziona anche per eventi business.

Invece di pagare influencer per promuovere l'evento, li coinvolgi come “talent”.

Partecipano all'evento, creano contenuti, interagiscono con i partecipanti e in cambio ricevono visibilità, accesso VIP, compensi o partnership commerciali.

Come funziona:

Identifichi creator rilevanti per il tuo settore
Offri partecipazione gratuita + benefit (hotel, visibilità, fee se applicabile)
Loro partecipano, creano contenuti live (stories, post, video)
Amplificano il tuo evento ai loro follower

Vantaggi per l'organizzatore:

UGC (User Generated Content) autentico
Reach amplificata attraverso i canali dei creator
Contenuti riutilizzabili post-evento
Percezione di “evento esclusivo”

Vantaggi per l'influencer:

Contenuti di qualità per i loro canali
Networking con altri creator e brand
Accesso a un pubblico nuovo (i tuoi partecipanti)
Visibilità come “ospite speciale”

Al Kalemana coinvolgiamo ogni anno 250+ creator del settore yoga e benessere.

Il risultato?

Oltre 10 milioni di impression generate in soli due giorni, con contenuti che continuano a circolare per settimane.

Come attrarre influencer sponsor:

Offri esperienza VIP (non solo “vieni gratis”)
Facilita la creazione di contenuti (es. aree instagrammabili, momenti dedicati)
Proponi partnership comunicate ufficialmente
Crea opportunità di networking con brand presenti

Serenis al Kalemana Festival

Crowdfunding e art bonus

Queste sono forme di sponsorizzazione più innovative

Particolarmente adatte a eventi con una componente sociale, culturale o comunitaria forte.

Crowdfunding: qui è la community stessa a finanziare l'evento attraverso, magari attraverso piattaforme dedicate, come Kickstarter, Indiegogo o GoFundMe.

Funziona bene se:

Hai già una base di follower fedeli
L'evento ha una missione forte (non solo profit)
Offri ricompense interessanti ai contributori
Comunichi trasparenza su come userai i fondi

Art Bonus: questo è uno strumento fiscale italiano che permette a privati e aziende di ottenere crediti d'imposta (65%) per donazioni a eventi culturali riconosciuti.

Se il tuo evento ha riconoscimento culturale dal MiC (Ministero della Cultura), può essere un incentivo potente per attrarre sponsor, perché il loro investimento costa effettivamente il 35% del valore nominale.

Sponsor istituzionali o no-profit

Comuni, regioni, camere di commercio, associazioni di categoria, fondazioni.

Questi enti hanno budget dedicati alla promozione del territorio o di settori specifici.

Non cercano ROI commerciale diretto, cercano visibilità istituzionale e impatto sociale/economico.

Quando cercarli:

Eventi con impatto territoriale (es. portano turismo, visibilità alla città)
Eventi settoriali che supportano lo sviluppo economico locale
Eventi culturali o formativi con valore sociale

Vantaggi:

Budget spesso significativi
Credibilità istituzionale per il tuo evento
Procedure di conversione più semplici rispetto al corporate

Svantaggi:

Tempi lunghi (burocrazia)
Requisiti specifici da rispettare
Visibilità istituzionale obbligatoria (loghi enti)

Se il tuo evento è adatto, effettivamente gli sponsor istituzionali possono coprire una parte significativa dei costi in modo relativamente semplice.

Sarebbe sciocco non investire tempo per attirarli.

Le principali categorie di sponsorizzazione

Ormai lo avrai capito, quando strutturi un piano sponsor devi creare livelli chiari e diversi che permettano ai brand di scegliere il coinvolgimento giusto per il loro budget e obiettivi.

Personalizzazione, come avevamo detto prima.

Quindi ora capiamo quali sono i livelli fondamentali che un organizzatore dovrebbe prevedere.

Title sponsor

Il title sponsor è il brand che accompagna il nome dell'evento.

Pensa al classico “powered by”.

È il massimo livello di esposizione possibile, con esclusiva assoluta e visibilità su tutti i materiali, comunicazioni e canali.

Caratteristiche:

Investimento significativo (spesso 40-60% del budget totale sponsor)
Esclusiva totale (nessun altro sponsor allo stesso livello)
Co-branding su tutti i materiali principali dell’evento
Coinvolgimento strategico nelle decisioni organizzative dell’evento

Quando ha senso:

Eventi grandi (1.000+ partecipanti)
Brand disposti a investire cifre importanti (30.000€+)
Allineamento valoriale totale tra brand ed evento

Qui ti dobbiamo avvertire che in Marketers non abbiamo mai fatto title sponsorship per scelta strategica.

Abbiamo sempre voluto mantenere la personalizzazione dei nostri eventi in mano a noi, non condividendo la direzione creativa per evitare paletti.

Ma la consideriamo in ogni caso una strada perfettamente valida per molti organizzatori, specialmente nelle prime edizioni quando serve più budget e scarseggia la validazione del mercato.

Main sponsor

Subito sotto il title, i main sponsor rappresentano il secondo livello di partnership più importante.

Sono i brand che investono cifre significative (tipicamente 15.000€-40.000€ per eventi medi) in cambio di visibilità prioritaria e benefici esclusivi.

Solitamente se ne accettano 2-4 per evento, a seconda della dimensione.

Vediamo le caratteristiche fondamentali dei main sponsor:

Visibilità premium ma non esclusiva: Logo grande su tutti i materiali, ma condiviso con altri 1-3 brand dello stesso livello. Presenza garantita sul palco principale, negli spazi comuni, nelle comunicazioni pre e post evento.
Accesso a opportunità speciali: Workshop dedicato, intervento dal palco, stand in posizione privilegiata, tavolo riservato per networking con speaker o VIP, menzioni nelle newsletter e sui canali social.
Investimento medio-alto: Budget che copre il 15-25% dei costi totali dell'evento. È un commitment importante ma non proibitivo come il title sponsor.

Flessibilità nella proposta: Con i main sponsor hai più margine per personalizzare il pacchetto rispetto al title. Puoi costruire la proposta sui loro obiettivi specifici.

Al Marketers World lavoriamo con 3-4 main sponsor per edizione.

Ognuno ottiene visibilità massiccia ma in aree complementari.

Un esempio: un brand di software ha lo stand principale all'ingresso, un brand di formazione sponsorizza l'area networking, un brand di servizi finanziari sponsorizza la sala workshop.

Active Powered al Marketers World

Nessun conflitto, massima visibilità per tutti.

Quando ti consigliamo di proporre main sponsorship:

Eventi consolidati con audience 500+ partecipanti
Brand che vogliono alta visibilità ma non possono sostenere un title
Situazioni dove vuoi diversificare il rischio invece di dipendere da un solo grande sponsor

Gold, silver e bronze sponsor

Qui parliamo di costruire una value ladder con minimo tre livelli di sponsorship al di fuori del posizionamento Title o Main.

Lo scopo macro è massimizzare il numero di sponsor minori mantenendo una gerarchia chiara di visibilità.

Gold sponsor (10.000€-15.000€): Visibilità significativa ma non prioritaria. Logo grande o frequente sui materiali, stand nell'area expo, possibilità di fare un breve intervento o workshop, menzioni nelle comunicazioni. Perfetto per brand che vogliono presenza qualificata senza investimenti massicci.
Silver sponsor (5.000€-8.000€): Visibilità media. Logo più piccolo o meno frequente sui materiali, stand standard, menzioni nelle comunicazioni. Ideale per brand emergenti che vogliono testare l'efficacia dell'evento prima di aumentare l'investimento.
Bronze sponsor (2.000€-4.000€): Visibilità base. Logo sui materiali secondari, presenza digitale, possibilità di distribuire materiali promozionali. Punto di ingresso accessibile per brand piccoli o per prime collaborazioni.

Approfondendo la strategia, una struttura a livelli di questo tipo serve a due obiettivi:

Crea psicologia di scarsità. “Abbiamo solo 2 slot gold disponibili” è un incentivo potente a decidere velocemente. Se tutto fosse disponibile senza limiti, gli sponsor temporeggierebbero molto di più.
Semplifica il processo di decisione. Invece di negoziare ogni singolo elemento, lo sponsor guarda i tre livelli e sceglie quello che si adatta al suo budget. È una facilitazione per entrambe le parti.

Un errore comune, però, è creare troppi livelli.

Abbiamo visto eventi con value ladder infinite, con livelli gold, silver, bronze, copper, platinum e diamond.

Per quanto possa suonare figo, è confusione inutile sia per te che per il potenziale sponsor.

Tre livelli bastano per godere dei benefici massimi di questa strategia.

Hai, per forza di cose, una scala che va da quattro livelli in sù?

Nessun problema: a quel punto l’importante è evitare di inserire differenze troppo sottili tra i livelli.

Se gold e silver offrono quasi gli stessi benefit con solo 2.000€ di differenza, tutti sceglieranno silver.

Invece, i livelli devono avere sempre differenze di valore percepite che giustificano la differenza di prezzo.

Come definire al meglio i benefit per ogni livello? Ti consigliamo di procedere così:

Parti dai costi dell'evento e dal numero totale di sponsor che sai di poter ospitare. Se l'evento costa 100.000€ e vuoi coprire il 60% con sponsor, hai 60.000€ da raccogliere.
Decidi la struttura. Per esempio, 2 main sponsor da 20.000€, 3 gold da 8.000€, 5 silver da 4.000€. Totale: 40.000€ + 24.000€ + 20.000€ = 84.000€. Così saresti anche sopra il target ed è perfetto, perché avresti margine per sconti o negoziazioni.
Costruisci i benefit in modo proporzionale. I main ottengono il massimo, gold il 60-70% di quello che ottengono i main, silver il 40-50% e così via.

Sponsor esclusivo per categoria

Questa è una delle formule più potenti e spesso sottovalutate dagli organizzatori.

Noi l’abbiamo resa una costante delle nostre offerte agli sponsor.

L'idea: vendere esclusività per settore merceologico.

Un solo brand di software, un solo brand di food & beverage, un solo brand di abbigliamento, e così via.

Perché funziona:

Per lo sponsor, elimina totalmente la competizione diretta. Se sei l'unico brand di tool di produttività presente, tutti i partecipanti interessati a quel tipo di prodotto vengono da te. Non devi combattere per l'attenzione.
Per l'organizzatore, puoi chiedere un premium price. L'esclusività vale. Un brand è disposto a pagare 15.000€ per essere l'unico invece di 10.000€ per essere uno dei tre.

Al Marketers World abbiamo sempre uno sponsor esclusivo per la categoria “Email Marketing”, uno per “Project Management”, uno per “E-commerce Platform”, e così via.

Certo, vanno definite di volta in volta le categorie.

Come lo fai senza lanciare supposizioni a caso? Guardi i bisogni del tuo pubblico.

Se organizzi un evento per imprenditori digitali, i bisogni sono spesso: gestione progetti, email marketing, contabilità, hosting, payment processing, formazione, networking tools.

Ogni bisogno è una categoria. Ogni categoria può avere un solo sponsor esclusivo.

Ciò a cui devi prestare attenzione, però, sono i conflitti nascosti: due brand possono sembrare in categorie diverse ma in realtà competere.

Esempio facile: “CRM” ed “Email Marketing Platform”, visto che molti tool fanno entrambe le cose.

Perciò, prima di vendere esclusività, chiarisci bene i confini della categoria.

Così facendo, potrai anche comunicare al meglio l'esclusività, che deve essere esplicita:

Assicurati di dire “Sarai l'unico brand di X presente all'evento” nel contratto e nei materiali.

Lo sponsor paga per questa certezza, quindi deve averla per iscritto.

Abbiamo visto brand investire dal 20% al 50% sopra il prezzo standard per questo tipo di attenzioni.

Certo, dipende dalla competitività del settore: per categorie molto affollate (es. tool di social media management), l'esclusività vale tantissimo.

Per categorie di nicchia, meno.

Sponsor multipli: come gestirli senza conflitti

Quando hai 10-15 sponsor, i conflitti possono esplodere se non li gestisci bene.

La regola d'oro: trasparenza totale dall'inizio.

Prima di confermare uno sponsor, devi sapere esattamente chi sono gli altri sponsor già confermati e comunicarlo.

Se “Brand X” scopre il giorno dell'evento che anche il suo competitor “Brand Y” è presente, avrai un problema serio.

Potrebbe ritirare la sponsorizzazione, chiedere rimborsi o parlare male di te.

Come gestiamo noi i conflitti potenziali?

Step 1 – Categorie esclusive: Come detto sopra, se possiamo vendere esclusività per categoria, lo facciamo. Elimina il problema alla radice.

Step 2 – Comunicazione proattiva: Quando un nuovo brand ci contatta e ci sono già competitor nella stessa area, glielo diciamo subito. “Abbiamo già Brand X come sponsor nella categoria software. Possiamo comunque lavorare insieme ma in una categoria diversa, oppure possiamo offrirti maggiore visibilità in Z per compensare.”.

Step 3 – Separazione fisica: Se proprio due competitor fossero presenti, li posizioneremmo in aree diverse della location. Brand X all'ingresso, Brand Y nell'area food. Stesso evento, spazi separati.

Step 4 – Differenziazione dei benefit: Se due brand simili sono presenti, diamo loro opportunità diverse. Brand X fa workshop sul palco principale, Brand Y sponsorizza l'area networking e ha tavolo VIP con gli speaker. Entrambi ottengono valore ma in modi complementari.

Step 5 – Comunicazione separata: Nelle comunicazioni pre-evento, menzioniamo gli sponsor in momenti diversi. Newsletter 1: parla di Brand X. Newsletter 2: parla di Brand Y. Evita di metterli uno accanto all'altro graficamente o temporalmente.

Messaggi complementari, zero sovrapposizione = entrambi soddisfatti.

Quindi, l'errore più grave da evitare qui è accettare troppi sponsor nella stessa categoria solo perché portano budget.

Meglio rifiutare 10.000€ oggi che rovinare la relazione con uno sponsor importante che vale 30.000€ nei prossimi tre anni.

Quando gestisci bene gli sponsor multipli, ottieni un effetto sorprendente: gli sponsor stessi ti portano altri sponsor.

Brand X vede che hai gestito tutto in modo professionale, è soddisfatto, parla bene di te con Brand Z che è suo partner commerciale. E Brand Z ti contatta per la prossima edizione.

Sojasun al Kalemana Festival

La professionalità nella gestione sponsor si ripaga nel lungo termine con referral e passaparola positivo.

Come trovare gli sponsor giusti per il tuo evento: 4 step pratici

Ora entriamo nella parte operativa.

Hai capito cosa cercano gli sponsor, hai definito le categorie e i livelli di posizionamento da offrirgli.

Ma come li trovi concretamente questi sponsor?

La risposta breve: ricerca strategica e per nulla casuale.

La maggior parte degli organizzatori manda email a chiunque sperando in una risposta interessata.

Risultato: tasso di risposta all’1% se va bene.

Il metodo che usiamo noi in Marketers si basa su quattro step sequenziali.

Clicca qui se vuoi vederli applicati direttamente sul tuo evento.

I nostri consulenti ti spiegheranno come possiamo aiutare te e il tuo evento a monetizzare come si deve, esattamente come facciamo noi ogni anno con i nostri eventi.

Altrimenti, per la strada fai da te, ti consigliamo di procedere così…

Ogni step ti dà una lista di prospect sempre più qualificati.

1. Definisci il pubblico e i valori del tuo evento

Non puoi trovare sponsor giusti se non sai esattamente per chi è il tuo evento e cosa rappresenta.

Questo è il solito passaggio che a molti sembra un mero esercizio filosofico, invece è strategia pura.

Devi rispondere a queste domande con precisione chirurgica:

Chi sono i partecipanti? Non “imprenditori” genericamente. Quale tipo? Che età? Che fatturato? Che settore? Che problemi hanno? Un evento per freelance designer sotto i 30 anni attrae sponsor completamente diversi da un evento per CEO di aziende 10M+.
Cosa cercano i partecipanti? Formazione, networking, accordi commerciali, ispirazione, intrattenimento? La risposta cambia tutto perché gli sponsor devono essere mirati o, al più, complementari all’intento di chi viene effettivamente all’evento.
Quali valori rappresenta l'evento? Innovazione, tradizione, sostenibilità, crescita veloce, benessere, performance? I valori attraggono sponsor allineati e respingono quelli non coerenti.
Qual è il positioning dell'evento? Sei l'evento più grande, il più esclusivo, il più innovativo, il più accessibile? Anche qui, il positioning determina quali brand vogliono associarsi.

Ti facciamo un esempio concreto con i nostri eventi più grandi…

Iniziamo dal Marketers World.

Target: imprenditori digitali, freelance e dipendenti tra i 25-45 anni che vogliono lanciarsi nel business online.
Intento di ricerca: strategie concrete, networking qualificato e ispirazione da chi ce l'ha fatta.
Valori: innovazione, meritrocrazia, comunità, crescita personale e professionale.
Posizionamento: il più grande evento italiano per professionisti del marketing digitale, con focus su contenuti pratici e networking di qualità.
Sponsor ideali: tool digitali (marketing, produttività, e-commerce), piattaforme formative e servizi per imprenditori, freelance e dipendenti (commercialisti, legal, payment).

Composizione dell’audience del Marketers World

Per il Kalemana Festival, invece…

Target: appassionati di yoga e benessere olistico in media sui 31 anni, prevalentemente donne, interessati a crescita interiore, pratiche corporee e spiritualità laica.
Intento di ricerca: cercano esperienze immersive, connessione autentica e insegnamenti profondi.
Valori: consapevolezza, autenticità, sostenibilità e crescita interiore.
Posizionamento: un’esperienza trasformativa di 3 giorni e il festival di yoga più grande d’Italia.
Sponsor ideali: brand wellness (abbigliamento yoga, integratori naturali, cosmesi bio), app di meditazione, retreat center, brand sostenibili e prodotti per la casa olistici.

Vedi la differenza?

Due eventi organizzati dalle stesse persone, dalla stessa azienda, ma con pubblico e sponsor completamente diversi.

Se mandassimo la stessa proposta a un brand di tool marketing e a uno di tappetini di yoga, solo perché entrambe sono firmate Marketers, uno dei due penserebbe che non abbiamo capito niente.

E avrebbe ragione!

L'esercizio pratico da fare ora è ragionare sul tuo evento e scrivere in modo dettagliato:

età media dei tuoi partecipanti
genere di maggioranza
provenienza geografica
settore professionale
livello di seniority
capacità di spesa (basandoti sul tuo ticket medio)
problemi principali
desideri primari
valori condivisi
posizionamento dell'evento

Il risultato sarà la “carta d'identità del tuo evento”.

Ogni volta che valuterai un potenziale sponsor, controllerai se è allineato con questa identità.

Così facendo, avrai un primo filtro per capire davvero quali brand sono potenzialmente interessanti.

Un altro trucco community-based?

Se hai un’audience, fai un sondaggio: “Quali tool/brand usi ogni giorno?”.

Le risposte ti aiuteranno a capire quali sono i brand più rilevanti per il tuo pubblico.

Il bello di chiedere alla community è che, quando contattiamo un brand, possiamo anche dire “Il 43% dei nostri partecipanti ha detto che usa il tuo tool”.

Oppure “Il 67% ha detto che vorrebbe imparare a usare meglio prodotti come il tuo”.

Questo cambia completamente il valore percepito del tuo evento e, di conseguenza, della tua proposta.

2. Mappa i potenziali sponsor coerenti per settore

Ora che hai chiarissimo chi sono i tuoi partecipanti e cosa cercano, puoi anche mappare i settori merceologici rilevanti.

Il trucco sta sempre nel pensare come i tuoi partecipanti.

Infatti, inizia immaginando la giornata tipo del tuo partecipante ideale.

Quali strumenti usa? Quali servizi compra? Quali problemi deve risolvere ogni giorno?

Se il tuo partecipante è un freelance designer, sarà qualcosa tipo:

Mattina: Apre il laptop, usa tool di project management per vedere le task, controlla le email con una piattaforma email marketing, beve caffè, lavora su Adobe Creative Suite o Canva.
Pomeriggio: Meeting con cliente su Zoom, gestisce fatture con software contabilità cloud, pranza con cibo delivery healthy, cerca formazione online per imparare nuove skill.
Sera: Controlla Instagram per ispirazione, legge newsletter del settore, acquista corsi online, pianifica investimenti con app fintech.

Ogni touchpoint è un potenziale sponsor. Ogni problema è un'opportunità di partnership.

Perciò, crea una mappa mentale o un foglio Excel con le seguenti categorie:

Categoria 1 – Tool e software: Project management, design tools, email marketing, CRM, accounting, hosting, domain, e-commerce platform, analytics e qualsiasi

Categoria 2 – Servizi professionali: Commercialisti, legali, consulenti business, agenzie marketing, recruiting, coworking.

Categoria 3 – Formazione e contenuti: Piattaforme e-learning, corsi online, libri, podcast, newsletter, membership.

Categoria 4 – Prodotti e lifestyle: Caffè, snack, acqua, gadget tech, abbigliamento, viaggi, wellness.

Categoria 5 – Finanza e business: Banche, fintech, payment processor, crowdfunding, investimenti, assicurazioni.

Per ogni categoria, scrivi 5-10 brand che conosci o che scopri facendo ricerca.

Non devi ancora contattarli, in questa fase stai solo mappando il territorio.

L'obiettivo è avere una lista di 50-100 potenziali sponsor organizzati per categoria.

Sembra tanto, lo sappiamo, ma è il punto di partenza.

Soprattutto considerando l’errore comune di chi si limita ai giganti del settore, senza considerare o cercare tutti gli altri brand.

I colossi ricevono centinaia di richieste, hanno processi lunghi e budget che vengono bloccati mesi prima.

I brand medi e piccoli sono spesso più reattivi, flessibili e disposti a testare.

Un tool SaaS con 50.000 utenti ma ancora poco conosciuto è un partner perfetto: ha budget, ha bisogno di visibilità e può decidere velocemente.

3. Sfrutta contatti personali, passaparola e reti locali

Prossimo step: identificare chi è un contatto caldo invece che freddo.

Perché sì, le email fredde possono funzionare, ma le introduzioni calde funzionano 10 volte meglio.

Inizia dal tuo network personale.

Apri LinkedIn, guarda i tuoi contatti e filtra per azienda.

Conosci qualcuno che lavora in uno dei brand della tua lista?

Anche un contatto di secondo grado va bene.

Manda un messaggio del tipo:

“Ciao Marco, sto organizzando [evento] e penso che [brand] sarebbe perfetto come sponsor. Conosci qualcuno nel team marketing a cui potrei parlare?”

Per quanto semplice, questo ha una probabilità di risposta infinitamente più alta di una email generica inviata a un contatto che non ti conosce.

Poi sfrutta il passaparola.

Se hai già organizzato eventi in passato, contatta gli sponsor precedenti e chiedi dei referral.

“Ciao Laura, grazie ancora per aver sponsorizzato l'anno scorso. Quest'anno stiamo cercando un partner per la categoria X. Conoscete qualche brand che potrebbe essere interessato?”

Gli sponsor soddisfatti diventano i tuoi migliori ambasciatori, perché ci hanno già guadagnato, sono disposti a parlare bene di te e spesso conoscono altri brand.

È referral marketing applicato agli sponsor.

Organizza eventi di networking pre-evento.

Qualcosa come un aperitivo con imprenditori locali dove presenti il progetto del tuo evento.

Non vendi sponsorship direttamente, ma crei relazione.

Solo alla fine offri opportunità di collaborazione, così chi è interessato si farà avanti naturalmente.

Fidati, il nucleo del nostro metodo è sempre stato quello di costruire una relazione prima di chiedere soldi.

Del resto, nessuno vuole sentirsi un bancomat vivente.

Tutti, però, vogliono sentirsi parte di valore di un progetto interessante.

4. Cerca online e sui social sponsor attivi nel tuo ambito

Ultima tattica: una bella ricerca online strutturata.

Di quelle che ti fanno sembrare un agente sotto copertura dedito allo spionaggio aziendale.

Ecco i nostri consigli per vestire questi panni al meglio:

LinkedIn. Di nuovo, ma stavolta cerca per titolo “sponsorship manager”, “partnership manager”, “event marketing manager” + industria rilevante al tuo evento. Guarda i profili, vedi dove lavorano e aggiungi quelle aziende alla tua lista di brand da approfondire.
Instagram e TikTok. Se il tuo evento ha una componente visual forte (moda, food, wellness, travel), usa questi canali per trovare brand che già sponsorizzano in creator. Se investono in influencer marketing, potrebbero investire anche in eventi.
Meta e LinkedIn Ads Library. Su queste piattaforme, puoi vedere tutte le ads attive di qualsiasi brand. Se un brand investe pesantemente in advertising, ha budget. Ovviamente, prima nota i messaggi, il target e il tono di voce. Ti aiuta a capire se sei allineato con loro.
Newsletter di settore. Nota quali brand comprano ads su questi contenuti editoriali. Se investono in advertising lì, significa che in generale hanno budget dedicato alle sponsorship tra brand.
Google Alerts. Con questo strumento puoi impostare una notifica per “partnership announcement [settore]”, “sponsorship [settore]”, “brand collaboration [settore]”. Così, ogni volta che un brand annuncia una partnership con un articolo sul web, ricevi notifica. E sai chi è aperto a proposte simili.
Product Hunt. Si tratta di una piattaforma globale in cui vengono presentate startup che stanno facendo scalpore sul mercato. Cerca tool e prodotti nella tua nicchia. Guarda quelli con traction (upvotes, recensioni) ma non ancora mainstream.
Crunchbase. Se il tuo target sono startup e scale-up, usa questo tool per filtrare aziende per round di finanziamento, settore e location. Le aziende che hanno appena chiuso un round sono più propense a investire in marketing.

Un trucco che usiamo noi in questa fase è cercare “[settore] sponsorship opportunities” su Google.

Molte aziende hanno pagine dedicate sul sito dove spiegano come richiedere sponsorship.

Significa che hanno già un processo definito e budget dedicati.

E contattarli attraverso il canale ufficiale aumenta le probabilità di risposta.

Per esempio, abbiamo trovato diversi brand tech che hanno una pagina “Community & Events” dove spiegano i criteri per sponsorizzare eventi.

Abbiamo seguito il loro processo, compilato il form e ricevuto risposta tipicamente in 48 ore.

Molto più veloce che aspettare la risposta a email generiche, no?

Comunque, alla fine di questi 4 step di ricerca, dovresti avere:

Una lista di 50-100 brand potenziali organizzati per categoria
Almeno 10-15 contatti caldi (referral, network personale)
Informazioni dettagliate su cosa cerca ogni brand (da ricerca online)
Una strategia chiara su chi contattare per primo

Quindi, ora passiamo alla parte più delicata: il contatto e la proposta.

5. Individua eventi affini e incontra gli sponsor di persona

Questo è uno step spesso sottovalutato ma estremamente efficace: andare fisicamente ad altri eventi per identificare e parlare con potenziali sponsor in loco.

Alt però!

Questa strategia risulta efficace solo nel momento in cui anche la scelta dell’evento a cui partecipare è strategica.

Perciò capiamo quali eventi è meglio scegliere:

Eventi verticali: Stessa nicchia del tuo evento, ma magari in altra città o con focus leggermente diverso. Per esempio, se organizzi un evento per imprenditori digitali, vai a conferenze marketing, tech summit o raduni di startup.
Eventi orizzontali: Stesso formato ma settore diverso. Se fai un festival wellness, vai a festival food, eventi lifestyle e fiere del benessere. Gli sponsor di quei settori potrebbero essere interessati al tuo pubblico.
Eventi complementari: Non competitor diretti ma con audience sovrapponibile. Se il tuo evento è per freelance creativi, vai a eventi di design, eventi di strutture adibite al coworking e conferenze per remote workers.

L'obiettivo è vedere quali brand investono in eventi simili per formato, dimensione o pubblico.

Se sponsorizzano là, potrebbero sponsorizzare da te.

Ma qual è l’approccio da adottare una volta all’evento? Ecco, questo è un punto molto importante.

Innanzitutto, osserva tutto da organizzatore e non da partecipante:

Quali brand hanno stand e come li hanno allestiti
Dimensioni stand, posizionamento e materiali usati
Che tipo di attivazioni fanno (demo, workshop, contest, gadget)
Come interagiscono con i partecipanti (aggressivi, consulenziali, passivi)
Quali brand sembrano ottenere più traffico e perché

Raccogli materiali:

Fotografa gli stand (discretamente, senza disturbare)
Prendi flyer, brochure e biglietti da visita
Scansiona i loro QR code, se presenti
Annota cosa funziona e cosa no

Se vedi stand 30mq con allestimento custom, workshop sul main stage, branding ovunque, quello sponsor ha investito 20-30k€ minimo.

Se vedi stand 10mq basic con roll-up, budget sarà stato più contenuto (magari sui 5-8k€).

Questo ti dice quali brand hanno disponibilità economica e ti aiuta a capire come quotarti con loro.

Poi, se hai un occhio analitico (o vuoi allenarlo), leggi i materiali ufficiali e guarda il programma dell’evento…

Quali benefit hanno gli sponsor? Ci sono workshop inclusi? Menzioni sui canali degli organizzatori? Accessi VIP?

Insomma, prendi spunti per la tua proposta.

Devi capire soprattutto cosa manca che tu potresti offrire.

Se noti che gli sponsor non hanno abbastanza visibilità social, tu potresti enfatizzare questo nella tua proposta. Se vedi poco spazio per networking facilitato, tu potresti offrire accessi VIP a cene esclusive.

Attenzione però… non devi “vendere” in loco.

Questo è il punto critico che molti organizzatori sbagliano durante queste loro infiltrazioni.

Gli sponsor sono lì per vendere il loro prodotto ai partecipanti, non per acquistare sponsorship da te.

Il loro team allo stand ha un obiettivo: raccogliere lead, fare demo e chiudere contratti.

Spesso, ogni membro dello staff viene anche valutato in base alle performance portate a casa.

Se ti presenti con “Ciao, organizzo un evento, vi interessa sponsorizzare?”, stai:

Rubando tempo prezioso dal loro obiettivo
Parlando con la persona sbagliata (team stand ≠ decision maker sponsorship)
Creando un'impressione negativa, di invadenza

Qual è, invece, l’approccio corretto?

Fase 1 – Durante l'evento (approccio soft).

Fermati allo stand come partecipante interessato al prodotto.

Fai domande genuine sul loro prodotto/servizio. Mostra interesse reale, non fingere.

Nella conversazione naturale, menziona casualmente che organizzi eventi: “Tra l'altro, organizzo [tipo evento] per [target]. È interessante vedere come voi vi presentate agli eventi. Sto prendendo diversi spunti.”

Se loro mostrano curiosità, continua. Altrimenti, lascia stare.

Ricorda: l'obiettivo non è vendere, è ottenere il contatto giusto.

Alla fine della conversazione: “Mi piacerebbe esplorare se ci possano essere opportunità di collaborazione. Chi in azienda si occupa di partnership ed eventi? Posso avere il contatto?”

Chiedi esplicitamente:

Nome della persona responsabile delle partnership
Email diretta (non info@ aziendale)
Se possibile, permesso di menzionare il loro nome quando scrivi (“Posso dire che mi hai suggerito tu di contattare?”)

Fase 2 – Dopo l'evento (follow-up strategico).

Aspetta 3-5 giorni dopo la fine dell'evento.

Il team sponsorship ha bisogno di tempo per fare debriefing, reportistica e recuperare dall'effort.

Poi manda email al contatto che ti hanno dato:

Oggetto: Opportunità partnership – [Nome Brand] x [Nome Tuo Evento]

Ciao [Nome],

Ti scrivo su suggerimento di [Nome persona stand] che ho incontrato al [Nome Evento] la settimana scorsa.

Ho visto la vostra presenza all'evento e mi ha colpito [dettaglio specifico che hai osservato: “l'attivazione con demo interattiva” o “il posizionamento dello stand all'ingresso” o “l'affluenza costante al vostro spazio”].

Organizzo [Nome Tuo Evento], [breve descrizione in una riga]. Quest'anno portiamo insieme [numero] [target preciso] a [luogo], il [data].

Ho pensato che potrebbe esserci un'opportunità interessante per [Nome Brand], specialmente considerando che [motivo specifico: “il nostro pubblico usa attivamente tool come il vostro” o “state espandendo in questo mercato” o “i valori del nostro evento sono allineati con la vostra missione”].

Posso mandarti il nostro media kit con dettagli su audience, reach e modalità di partnership?

Grazie!

[Nome] [Contatto] [Link evento]

Perché questo approccio funziona:

Hai un referral interno
Dimostri interesse genuino (hai visto la loro presenza, hai osservato)
Sei specifico su cosa proponi
Non hai disturbato durante l'evento
Stai parlando con il decision maker giusto

Un bonus riguardo il partecipare ad altri eventi è che spesso incontri anche altri organizzatori.

Massimizza questa probabilità presenziando a panel, talk e sessioni di networking.

Parla con chi gestisce l'evento, se riesci.

Chiedi: “Come avete strutturato le sponsorship? Quali livelli offrite? Avete trovato difficoltà particolari?”

La maggior parte degli organizzatori è felice di condividere (non siete competitor se fate eventi in città/settori diversi).

E potresti scoprire opportunità di cross-promotion: “Noi abbiamo 3 sponsor che cercano eventi con target come il vostro. Vuoi che vi mettiamo in contatto? Avete anche voi qualche nome per noi?”

Questo crea reciprocità. Win-win.

Alla fine di questo step 5, avrai:

Lista di 20-30 brand che sponsorizzano attivamente eventi affini
Contatti diretti (nomi e email) dei responsabili partnership di alcuni brand
Referral interno che rende il cold outreach più caldo
Benchmark su budget, benefit offerti, best practice da replicare
Possibili alleanze con altri organizzatori

Ora hai tutto per passare alla fase di contatto vero e proprio.

Come contattare uno sponsor e cosa proporre

Hai la lista. Hai fatto la ricerca. Ora devi scrivere quell'email o fare quella chiamata.

Questo è il momento dove il 90% degli organizzatori fallisce.

Non perché non sanno scrivere o parlare, ma perché non capiscono la psicologia del destinatario.

Innanzitutto, quando un marketing manager riceve la tua email, ha 30 secondi per decidere se vale la pena aprirla e rispondere.

In quei 30 secondi si fa tre domande:

Chi è questa persona e perché dovrebbe interessarmi?
Cosa vuole esattamente da me?
Quanto tempo/energia/soldi mi costa?

Se non rispondi chiaramente e velocemente a queste tre domande, finisci nel cestino.

Come presentarsi in modo professionale e convincente

La presentazione deve essere breve, chiara e credibile.

Breve significa 2-3 frasi.

Non la storia della tua vita, né il manifesto filosofico del tuo evento.

Chi sei, cosa fai e perché sei rilevante.

Esempio pessimo: “Sono un appassionato di [settore] che ha sempre sognato di creare un evento che unisca persone straordinarie per condividere esperienze uniche e trasformare il mondo attraverso…” [continua per altri 10 righe]
Esempio buono: “Sono [Nome], founder di [Evento]. Abbiamo un evento, il [nome evento], per [target audience]. L'anno scorso abbiamo portato insieme [numero] persone e lavorato con brand come [2-3 nomi riconosciuti].”

Il primo dice: “Sono un idealista senza esperienza e probabilmente perderò i tuoi soldi”.

Il secondo dice: “Sono serio, ho track record e so cosa faccio”.

Nota bene: la credibilità si costruisce con dati e nomi.

Dati: numero partecipanti, edizioni precedenti, tasso di soddisfazione, reach social, dimensione community, ticket price (indica capacità di spesa del pubblico).
Nomi: brand che hanno già lavorato con te, speaker noti, partner media riconosciuti, istituzioni che ti sostengono.

Se è la prima edizione e non hai informazioni del genere, usa altri segnali di credibilità:

Dimensione della tua community
Pre-iscrizioni raccolte
Advisory board con nomi rilevanti nel mercato
Partnership già chiuse
Media coverage dei tuoi contenuti

Alcuni KPI che condividiamo ai potenziali sponsor del Marketers World

L'errore da evitare in assoluto è millantare.

Se dici “Evento leader del settore” ma è la prima edizione, sembri ridicolo.

Se dici “Il più grande evento mai organizzato” ma poi lì si presentano 200 persone, rischi grosso.

Meglio essere onesti e ambiziosi: “Prima edizione di un evento che vuole diventare il punto di riferimento per [settore]. Abbiamo già 150 pre-iscrizioni e partnership confermate con [brand/istituzione nota].”.

Quando contattammo gli sponsor del primo Marketers World (anno 2018), sfruttammo molto la riconoscibilità di Dario Vignali, il nostro co-founder premiato da Forbes come Under-30 più influente, per presentarci.

Non dicevamo “Il più grande evento d'Italia” perché non potevamo ancora sapere che lo sarebbe diventato.

Dicevamo: “Il primo evento in Italia che riunisce i professionisti del digital marketing e gli aspiranti tali, a partire da una community online di oltre 100.000mila persone su Facebook, 50.000 iscritti alla newsletter e una copertura mediatica di oltre 5 milioni di persone grazie ai personal brand dei nostri docenti.”

Dati veri, ambiziosi ma credibili.

Spoiler, ha funzionato.

Cosa deve contenere una proposta di sponsorizzazione

La proposta sponsor è il documento che conclude (o affossa) la trattativa.

Deve contenere tutto quello che serve a un marketing manager per dire sì senza dover chiedere altri documenti, fare call extra o parlare con il capo.

Vogliamo essere chiari: questo non deve essere un pdf di 40 pagine con burocratese incomprensibile.

La struttura della proposta perfetta è questa:

Obiettivi e valori dell’evento.

Prima pagina: perché questo evento esiste.

Scrivi in 2-3 paragrafi la vision, la mission e i valori.

Non essere generico (“Creare connessioni”). Anzi, sii specifico e aspirazionale.

Un paio di esempi nostri:

Marketers World: “Marketers World è l'evento di riferimento per professionisti del marketing digitale in Italia. La nostra missione è fornire strategie concrete, connessioni di qualità e ispirazione per chi vuole costruire un business al servizio della propria vita. Crediamo in meritrocrazia, comunità e innovazione responsabile.”
Kalemana Festival: “Kalemana è un'esperienza immersiva di 3 giorni dedicata a yoga, benessere olistico e crescita interiore. Creiamo uno spazio dove autenticità, consapevolezza e connessione profonda sono al centro. Un festival che trasforma, non intrattiene solo .”

Questo serve a far capire se c'è allineamento valoriale.

Un brand che si riconosce in questi valori continua a leggere.

Uno che cerca solo numeri senza anima non lo farà, ma meglio così: spesso non è il partner di lungo periodo migliore.

Dati su pubblico, visibilità e canali.

Seconda sezione: i numeri che contano.

Devi rispondere a queste domande:

Quante persone? Partecipanti attesi, breakdown demografico (età, genere, provenienza geografica, professione). Se hai dati da edizioni precedenti, usali. Se è la prima edizione, usa pre-iscrizioni + stime realistiche basate sulla dimensione della community.
Chi sono? Non “imprenditori” genericamente. Dai dettagli: “43% founder/CEO di aziende digitali, 28% freelance con fatturato medio €50k, 19% marketing manager in aziende da 10+ dipendenti, 10% studenti e neo-laureati che vogliono lanciarsi nel business”.
Potere d'acquisto? Il modo più semplice e attendibile per comunicare questo dato consiste nell’attenersi al ticket medio dell’evento. Puoi aggiungere dettagli di responsabilità come: “Il 68% dei partecipanti ha budget decisionale in azienda per acquisto tool e servizi”.
Reach pre-evento? Community esistente (social, newsletter, gruppi), impression totali generate o stimate nelle settimane prima dell'evento attraverso comunicazioni organizzate tue e di partner.
Reach durante evento? Impression generate live dai partecipanti stessi (contenuti social), creator e influencer presenti, più copertura media dei tuoi contenuti.
Reach post-evento? Video highlights, aftermovie, articoli, contenuti long-form, riutilizzo materiali che continua per mesi. Sono tutti dettagli che qualificano la presenza di uno sponsor.

Esempio dai nostri eventi (dati aggiornati all’edizione 2025):

Marketers World: 3.000 partecipanti, 130.000 contatti nella newsletter, +400.000 follower aggregati su social, 50+ creator coinvolti che generano 10+ milioni di impression durante l'evento, aftermovie visto da 100.000+ persone, contenuti riutilizzati per 6 mesi post-evento.
Kalemana Festival: 3.500 partecipanti, 86% donne con un’età media di 31 anni, appassionati di yoga e benessere olistico, oltre 50 teacher e creator coinvolti, 15+ milioni di impression generate nel weekend, community Instagram di +150.000 follower.

L’importante, quando dai dati di questo tipo, è che siano documentati (ergo, confermabili).

Così fanno la differenza tra una proposta che viene presa sul serio e una che viene ignorata.

Offerta di visibilità e benefici per lo sponsor.

Terza sezione: cosa ottiene lo sponsor in concreto.

Qui devi essere specifico al millimetro.

Niente vaghe promesse di “visibilità”, tutto dev'essere quantificato e chiaro.

Per ogni livello di sponsorship (title, main, gold, silver, bronze), elenca…

Visibilità fisica:

Logo dimensione X sui materiali (badge, brochure, backdrop stage)
Stand di Y mq in posizione Z
Presenza su schermi LED durante sessioni (quante volte, quanti secondi)
Branding area specifica (es. lounge networking, food area)

Interventi e contenuti:

Workshop dedicato di X minuti sul palco Y
Possibilità di fare demo del prodotto
Materiali distribuiti ai partecipanti (quanti, in che formato)

Comunicazione pre-evento:

X menzioni nelle newsletter (specifica: quante email, a quanti contatti, quando)
Y post sui canali social ufficiali (quali piattaforme, quando, formato)
Articolo dedicato sul blog (lunghezza, quando esce)

Comunicazione durante evento:

Menzioni dal palco principale (quante volte)
Coverage social live (stories, post, tag)
Interviste e contenuti video con il team sponsor

Comunicazione post-evento:

Presenza nell'aftermovie (secondi garantiti)
Contenuti riutilizzabili (video, foto, testimonial)
Report dettagliato con metriche e foto

Lead generation:

Badge scan technology per raccogliere contatti
Form di iscrizione per trial/demo distribuito ai partecipanti
Codice sconto esclusivo tracciabile

Altro:

Badge VIP per team sponsor (quanti)
Accesso a VIP dinner o momenti esclusivi
Network facilitato con speaker e decision maker

Questo è come si costruisce una proposta che converte.

Budget richiesto e piani di sponsorizzazione.

Quarta sezione: i numeri finali.

Si tratta di presentare i livelli di sponsorship in formato tabella comparativa.

Opzionale, lo ammettiamo, ma è un tocco di classe non da poco.

Efficace anche per chiudere la vendita se ti assicurati che sia scannerizzabile in 10 secondi.

Esempio di tabella comparativa

La riga “Slot disponibili” è critica perché crea urgenza e dà la percezione di un servizio personalizzato.

Se vuoi aumentare ancora di più il valore percepito della tua offerta in questa fase finale, aggiungi anche opzioni di pagamento flessibili.

Parliamo di strategie di pricing come queste:

Pagamento unico con 10% sconto
3 rate mensili senza costi aggiuntivi
Parte cash + parte in-kind (per sponsor tecnici)

Alcuni organizzatori hanno paura di mostrare i prezzi nella proposta.

Pensano che sia meglio “parlarne al telefono”.

Questo è vero quando hai un form di richiesta di informazioni e il tuo obiettivo è massimizzare l’acquisizione di contatti.

In tutti gli altri casi, soprattutto se sei tu a inviare la proposta a un contatto, fai attenzione a usare questo metodo e a nascondere i prezzi…

Molti decision maker che valutano una proposta preferiscono sapere se il budget è nel range aziendale prima di investire tempo in una call.

Se chiedi 50.000€ e loro hanno 5.000€, state perdendo tempo entrambi.

Mostrare i prezzi chiaramente è professionale, non aggressivo.

In generale, il nostro flusso preferito è questo:

Primo contatto.
Call esplorativa per capire il budget del potenziale sponsor e presentare l’evento in modo generico.
Presentazione dettagliata con proposta specifica costruita su esigenze e preferenze individuate.
Fase di follow-up.

Errori da evitare nel primo contatto

Ricapitoliamo gli errori fatali che uccidono le trattative prima ancora di iniziarle, ti va?

Così ci assicuriamo di dedicargli un posto d’onore nella tua memoria.

Errore 1 – Email generica: “Ciao, stiamo organizzando un evento. Vi interesserebbe sponsorizzarci?” Zero contesto, zero dati, zero personalizzazione. Comunicazione cestinata all’istante.

Errore 2 – Proposta non personalizzata: Mandare lo stesso pdf a 100 brand con solo il logo cambiato. Molti sottovalutano quanto la standardizzazione sia visibile. I brand vogliono sentirsi scelti invece, punto.

Errore 3 – Nessun dato: “Sarà un grande evento!” non dice niente. Quante persone? Chi sono? Dove? Quando? Che risultati hanno avuto gli sponsor passati?

Errore 4 – Linguaggio da mendicante: “Saremmo onorati se consideraste…” oppure “Sappiamo che ricevete molte richieste ma…”. Stai proponendo una partnership di valore per ambo le parti. La cortesia spesso nasconde un velo di insicurezza e svalutazione. Ricordatelo e misura le tue parole.

Errore 5 – Follow-up aggressivo: Mandare 5 email in 3 giorni. Se non rispondono, o non hanno visto o non sono interessati. Aspetta almeno una settimana tra un follow-up e l'altro.

Errore 6 – Nessuna exit strategy: Se dicono no, chiedi perché. “Grazie per la risposta. Solo per capire meglio: è questione di budget, timing, target, o altro? Sarebbe utile per migliorare la proposta che vi abbiamo fatto.” Spesso la risposta ti dà informazioni preziose per contattarli in futuro o per aggiustare il tiro con altri.

Come inviare la proposta: email, call, DM o incontro diretto

Ora hai la proposta perfetta, ma…

Come la recapiti?

Dipende dal brand e dal tuo network.

Vediamo tutti i casi più famosi:

Email fredda: Funziona se l'oggetto è forte e il primo paragrafo cattura subito l’attenzione. Oggetto tipo: “Partnership [Nome Brand] x [Nome Evento] – 2.800 professionisti digitali”. Primo paragrafo: chi sei in 2 righe, perché loro sono perfetti in 2 righe, CTA chiara ma non pushy (“Posso mandarti il media kit dettagliato?”).
LinkedIn DM: Simile all'email ma più personale. Vantaggio: puoi vedere se hanno letto. Svantaggio: si perde facilmente tra altre notifiche. Usa LinkedIn per brand dove hai un contatto di secondo grado (non è il decision maker ma può collegarti a lui/lei) o dove vedi che il decision maker è attivo sulla piattaforma.
Instagram/social DM: Solo per brand molto attivi sui social e con tono di voce informale. Non te lo consigliamo per aziende corporate serie, altrimenti sembreresti poco professionale.
Call diretta: Se hai il numero, una call può essere potente. Ma devi essere preparatissimo. Script chiaro: presentazione di 20 secondi, proposta di valore di 40 secondi, domanda per qualificarli (“Quest'anno avete budget dedicato a sponsorizzazioni eventi?”), chiusura con next step chiaro (“Ti mando il media kit via email oggi, possiamo fissare una call di 20 minuti la prossima settimana per approfondire?”).
Incontro di persona: Il migliore se possibile in eventi di settore, fiere o conferenze. Se incontri lì faccia a faccia un decision maker e riesci a parlare 10 minuti, le probabilità di chiudere quintuplicano. Ma porta materiali fisici (una brochure informativa magari) e sii preparato a pitchare in 2 minuti.

Qualunque sia il metodo di contatto, però, ricorda…

La persistenza paga, l'insistenza annoia.

La linea è sottile.

Perciò, fai il secondo tentativo dopo una settimana minimo.

Se ancora non hai ricevuto risposta, aspetti un mese e riprovi.

Oppure ti sposti su un'altra figura nell'azienda: il silenzio non per forza è un rifiuto, a volte semplicemente quello specifico contatto è troppo preso con altro.

Tecniche per massimizzare le possibilità di ottenere una sponsorizzazione

Ok, hai mandato la proposta.

Ora come aumenti le probabilità che dicano di sì?

Fin qui ti abbiamo spoilerato dei metodi di conversione applicabili a diverse fasi del processo.

Ora ci concentriamo su quelle tecniche specifiche che trasformano un “Ci pensiamo” in un “Partiamo”.

Personalizza ogni proposta in base al potenziale sponsor.

Abbiamo detto che le proposte generiche non funzionano.

Ma personalizzare non significa solo cambiare il logo nell'header.

Significa costruire una proposta su misura per gli obiettivi di quel brand.

Come farlo:

Step 1 – Ricerca pre-contatto profonda: Vai sul sito del brand, leggi le ultime news, guarda le sue campagne recenti, identifica i pain point e gli obiettivi dichiarati. Un brand che ha appena lanciato un prodotto nuovo cerca awareness. Un brand consolidato spesso vuole espandersi in una nuova nicchia e cerca lead qualificati al suo interno.

Step 2 – Parla la loro lingua: Adatta il tono e lo stile della comunicazione al loro mondo. Se è una startup tech informale, usa un linguaggio diretto e innovativo. Se è un'azienda corporate consolidata, mantieni un tono più istituzionale e professionale. Studia come comunicano loro (sito, social, materiali marketing) e rispecchia quello stile nella proposta. Questo crea familiarità e riduce la distanza percepita.

Step 3 – Proponi benefit specifici per i loro obiettivi: Se cercano lead generation, metti in evidenza la tua possibilità di fare demo, usare badge scan o di rimandare a form di iscrizione. Se cercano brand awareness, metti in evidenza i contenuti che gli forniresti, la reach e le impression stimate.

Step 4 – Mostra casi simili: Se hai lavorato con brand nella stessa categoria o con obiettivi simili, metti un case study breve nella loro proposta. “Brand X ha sponsorizzato l'anno scorso con obiettivo Y e ha ottenuto risultato Z.”

Per esempio, quando siamo entrati per la prima volta in contatto con la casa editrice Hoepli per il Marketers World, sapevamo che il loro obiettivo primario sarebbe stato la vendita diretta di libri.

Così abbiamo costruito una proposta che metteva al centro il loro stand di libri e la possibilità di vendere direttamente ai partecipanti, con sconti esclusivi per l’evento.

Fino a organizzare un workshop in cui potessero presentare le novità editoriali interessanti per il nostro target.

Workshop di Hoepli al Marketers World

Risultato? Hanno accettato, hanno recuperato l'investimento e sono tornati ogni anno aumentando il budget. Per ora, il Marketers World 2025 è stato il loro miglior evento di sempre.

Se avessimo mandato una proposta standard di visibilità, probabilmente ci avrebbero ignorato per un bel po’.

La personalizzazione ha fatto la differenza.

Offri piani flessibili e chiari.

I brand hanno obiettivi diversi, è vero.

Ma la situazione cambia anche tra brand con obiettivi potenzialmente uguali.

Perché possono avere budget diversi e livelli di risk tolerance diversi.

E, trattandosi in questo caso di investimenti, non possiamo evitare di parlare di tolleranza del rischio.

Motivo per cui, offrire un solo pacchetto all-inclusive di sponsorship significa perdere tutti quelli che non rientrano in quel range di obiettivi, budget e tolleranza che immagini.

La soluzione: flessibilità.

Oltre ai pacchetti standard (title, main, gold, silver, bronze), offri opzioni modulari.

“Non rientri nei pacchetti standard? Possiamo costruire una proposta custom. Scegli i benefit che ti interessano di più.”

Quindi potresti procedere prezzando i singoli benefit che hai disposizione.

Per esempio:

Stand (da 2.000€)
Workshop di 30 min (da 3.000€)
Menzione nella newsletter (da 1.500€)
Post social dedicato (da 800€)
Branding nell’area lounge (da 2.500€)

Questo permette anche a brand con budget limitato di partecipare.

E spesso chi inizia in piccolo, se soddisfatto, scala negli anni successivi.

Hoepli è ancora una volta un esempio molto chiaro di questo approccio.

Ha iniziato con un investimento contenuto, ha visto un ritorno immediato e negli anni successivi ha aumentato progressivamente il budget.

Passando da un primo investimento di circa 4.000€, a progetti più strutturati da oltre 10.000€, fino a una partnership da main sponsor.

Se avessimo imposto una sola offerta, superiore a quei 4.000€ iniziali, magari sarebbe risultata limitante e non ci avrebbero preso in considerazione.

Riflettici!

Ma considera che esiste anche un’altra forma di pricing flessibile.

La chiamiamo la sponsorship in-kind + cash.

“Non hai 10.000€ cash? Possiamo fare 5.000€ cash + 5.000€ del tuo prodotto/servizio.”

Distributori di acqua HERA al Kalemana Festival

Funziona benissimo, per esempio, con:

Hotel (forniscono camere)
Brand di food (forniscono catering)
Software (forniscono licenze gratuite per i partecipanti)

Il vantaggio da esplicitare per loro sarebbe l’impatto minore sul budget.

Il vantaggio per te consisterebbe in costi operativi ridotti e in uno sponsor confermato da scalare nel lungo periodo grazie al successo di cui farà esperienza personalmente.

E questo ci porta al nuovo punto di conversion optimization…

Mostra casi di successo o precedenti collaborazioni.

La social proof è uno dei principi psicologici più potenti di sempre, anche nel B2B.

Se Brand X (conosciuto e rispettato) ha sponsorizzato e ha ottenuto risultati, Brand Y sarà molto più propenso a dire sì.

Perciò, nella proposta includi sempre una sezione “Chi ha lavorato con noi”:

Loghi dei brand passati
Metriche concrete dei risultati ottenuti
Breve statement di un rappresentante del brand (“Abbiamo ottenuto oltre 200 lead qualificati all'evento” – Marco, CMO di Brand X)

Se è la prima edizione e non hai sponsor passati, usa altri segnali di prova sociale:

“Questi brand hanno già confermato la loro partecipazione all'evento…”

“Abbiamo il supporto di [istituzione/associazione nota]”

“Oltre 500 persone si sono pre-registrate in 2 settimane”

Alla prima edizione del Kalemana Festival non potevamo mostrare sponsor passati.

Quindi ci siamo concentrati nel comunicare tutti i teacher e performer confermati (molti con community grandi online) e le 1.200 pre-iscrizioni raccolte in un mese.

Questi dati dimostravano traction reale, abbastanza per farli salire a bordo.

Progetta una strategia win-win e dimostra il valore.

Gli sponsor migliori non cercano una transazione unica, ma una vera e propria partnership vicendevole.

Non devi pensare come massimizzare le conversioni per fatturare di più.

Devi pensare: “Come otteniamo entrambi più soldi/visibilità/valore grazie a questa collaborazione?”.

Sorprendentemente, un’ottica di questo tipo ti permette sia di convertire meglio subito, sia di aumentare le collaborazioni ricorrenti e quindi il fatturato prevedibile nel lungo periodo.

Ciò che ti serve sono solo delle buone strategie di collaborazione win-win da seguire:

Co-marketing: Non solo lo sponsor ti dà soldi e tu gli dai visibilità. Create contenuti insieme. Webinar co-brandizzato prima dell'evento, ebook collaborativo scaricabile dai partecipanti, challenge sui social di entrambi con premi offerti dallo sponsor.
Attivazioni esperienziali: Lo sponsor non vuole solo uno stand noioso dove distribuire volantini. Vuole creare un'esperienza che le persone ricorderanno e in cui sono invogliati a partecipare in modo naturale. Ci viene in mente la casa ribaltata, un’esposizione costruita al Marketers World insieme allo sponsor di fotocamere istantanee Fujifilms.

Casa ribaltata parte dello stand di Fujifilms al Marketers World

Introduzioni strategiche: Tu presenti lo sponsor a speaker, influencer, decision maker presenti all'evento. Questo ha valore enorme per brand B2B che cercano relazioni e non solo lead anonimi.
Contenuti long-term: I contenuti creati durante l'evento (video interviste, foto, testimonial) restano utilizzabili per mesi. Lo sponsor può riutilizzarli nelle sue campagne. E tu mantieni la relazione attiva anche dopo l'evento condividendo questi materiali.

L’approccio ideale è comunicare l’intenzione di voler stringere una relazione win-win del genere già nel primo contatto.

“Non stiamo cercando solo sponsor, stiamo cercando partner strategici che vogliono co-creare valore con noi per questa community.”

Questo frame cambia tutto.

Non sei più un organizzatore che chiede soldi, sei un partner che propone un'opportunità di lungo periodo.

E ovviamente questa metodologia di pensiero la applichiamo con tutti i partner con cui iniziamo a collaborare.

Se l’idea ti piace, fatti anche tu una chiacchierata gratuita con un nostro consulente.

Capiamo come possiamo collaborare per scalare il tuo evento, anche se fosse la prima edizione.

Come gestire la relazione con lo sponsor prima, durante e dopo l’evento

Avrai capito che siamo dell’idea che chiudere uno sponsor sia solo l'inizio.

La vera differenza tra un organizzatore mediocre e uno eccellente si vede in come gestisce la relazione dall'onboarding al follow-up post-evento.

Gli sponsor che tornano anno dopo anno (e aumentano il budget) non lo fanno perché l'evento è andato bene la prima volta.

Lo fanno perché si sono sentiti seguiti, assistiti e valorizzati in ogni momento del percorso.

Altrimenti la maggior parte testerebbe con piacere un altro evento il prossimo anno.

Fidati, in Marketers abbiamo sponsor che collaborano con noi da 3, 4, 5 anni consecutivi.

Il nostro è un sistema di retention di lungo periodo, pensato apposta per scatenare questo rapporto duraturo.

Ecco come gestiamo ogni fase della relazione.

Cosa fare prima dell’evento (materiali, loghi, presenza)

La fase pre-evento è critica.

Perché è qui che costruisci fiducia e dimostri professionalità, soprattutto a chi non ti conosce ancora.

Quindi, appena chiudi un accordo con uno sponsor, deve partire un processo di onboarding strutturato.

Non improvvisiamo, né lasciamo zone grigie.

Step 1 – Contratto e pagamento chiari

Prima di tutto, metti nero su bianco ogni dettaglio.

Il contratto di sponsorship deve essere firmato da entrambe le parti con:

Cosa riceve lo sponsor (benefit specifici, non “visibilità generica”)
Tempistiche di pagamento
Responsabilità di ciascuna parte
Clausole di recesso (se applicabili)

Nessuna ambiguità.

“Ci mettiamo d'accordo poi” è la ricetta perfetta per conflitti futuri.

Step 2 – Documento operativo dettagliato

Dopo il contratto, inviamo un documento operativo con tutto quello che serve sapere.

Può essere un PDF, puoi farlo su Notion o Google Doc, come preferisci.

L’importante è che contenga:

Timeline precisa: quando vanno consegnati loghi, materiali e brief per workshop
Specifiche tecniche: formati file, dimensioni e risoluzioni
Logistica: orari arrivo/montaggio stand, badge team e organizzazione dei parcheggi
Contatti: chi è il referente per ogni questione (allestimento, comunicazione, logistica)
Checklist: riepilogo rapido di cosa deve fornire lo sponsor ed entro quando

Questo documento elimina il 90% delle domande ripetitive e dimostra che sai cosa stai facendo.

Step 3 – Raccolta materiali con deadline chiare

Non puoi davvero permetterti che uno sponsor ti mandi quanto necessario il giorno prima dell'evento.

A costo di far saltare la collaborazione (ma deve essere specificato nel contratto).

Questo perché un ritardo del genere metterebbe a repentaglio non solo la performance dello sponsor, ma anche l’esperienza della tua audience all’evento.

Nulla deve essere arrangiato, quindi assicurati di avere un calendario delle deadline da far rispettare.

Ecco un esempio di calendario che ti lascia abbastanza spazio organizzativo:

60 giorni prima: loghi in tutti i formati richiesti
45 giorni prima: brief workshop/interventi e comunicazioni promozionali da stampare
30 giorni prima: lista staff del brand che sarà all’evento e foto team per badge
15 giorni prima: conferma logistica finale e orari montaggio/smontaggio dello stand
7 giorni prima: call di allineamento finale sul da farsi all’evento

Se qualcuno sfora, non avere paura di fare un follow-up, gentile ma fermo.

“Ciao Luca, ci serve il logo entro venerdì per andare in stampa. Possiamo contare su di te?”

Ricorda: non stai proteggendo solo loro, ma in primis l’esperienza della tua audience.

Step 4 – Comunicazione proattiva

Non aspettare che lo sponsor ti chieda aggiornamenti, anticipali tu.

Noi consigliamo email settimanali o bisettimanali (a seconda della distanza dall'evento) con:

Stato avanzamento lavori
Novità rilevanti (speaker confermati, partnership nuove, numeri vendita biglietti)
Reminder su scadenze imminenti
Spazio per domande e dubbi

Questo crea percezione di controllo.

Così lo sponsor si rilassa perché sa che sei a cavallo e consapevole di tutto ciò riguardante l’evento.

Step 5 – Amplificazione pre-evento

Se hai promesso visibilità pre-evento (newsletter, social, articoli), assicurati di schedularla con anticipo.

Così avrai tempo di eventuali revisioni o feedback di conferma e sarai in grado di rispettare le tempistiche.

Ma, soprattutto, potrai offrire dei funnel di comunicazione che riscaldano l’audience in merito allo sponsor prima di conoscerlo all’evento.

Questo è una mossa di grande valore per favorire la conversione all’evento, perchè lo sponsor avrà a che fare con utenti più caldi di quanto sarebbero altrimenti.

Al Marketers World usiamo questa strategia per presentare gli stand degli sponsor prima ancora che l’evento inizi, anche 2-3 settimane prima, invogliando i partecipanti a fargli visita.

Se vuoi farlo anche tu, noi procediamo tendenzialmente in due modi:

Post sui social che presenta il brand e spiega la collab (qual è il valore per la tua audience)
Menzione nella newsletter con link diretto a un free-trial o a una prima demo di prodotto

Step 6 – Preparazione team sponsor

Se lo sponsor porta un team all'evento (staff allo stand, speaker), devi fornire loro un briefing su:

Profilo partecipanti: chi sono, cosa cercano, livello di conoscenza
Layout evento: dove si trova lo stand, palchi ed eventuali aree food
Programma dettagliato: quando ci sono i momenti di massimo traffico allo stand
Best practice: come interagire con i partecipanti per allinearsi a tono, esigenze e aspettative
Materiali: cosa possono distribuire sui loro canali e cosa no

L’obiettivo è uno solo: mettere lo sponsor nelle condizioni di performare davvero.

Visibilità e coinvolgimento durante l’evento

Il giorno dell'evento (o i giorni, nel nostro caso) è il momento della verità.

Tutto quello che hai promesso deve materializzarsi.

Presidio dedicato.

Questo è un punto su cui insistiamo molto: ogni sponsor deve avere un referente dedicato durante l'evento.

Al Kalemana Festival assegnamo una persona del team a ogni sponsor principale.

Un vero e proprio concierge service.

Problema con l'allestimento? Il referente risolve.
Serve cambiare posizione di un roll-up? Fatto in 10 minuti.
Vuoi parlare con uno speaker specifico? Il referente organizza l'incontro.

Questo livello di assistenza costa personale dedicato per giorni, ma trasforma completamente l'esperienza dello sponsor.

Si sentono VIP, non solo strumenti per fare numeri.

Ovviamente questo approccio comporta dei costi che vanno previsti prima e, soprattutto, inseriti all’interno della proposta allo sponsor.

Membri dello staff del Kalemana Festival

Al Marketers World, vista la densità di sponsor, non dedichiamo una persona a ciascuno, ma abbiamo un “Sponsor Success Manager” che gira continuamente nell'area expo, raccoglie feedback, risolve problemi e fa da tramite con noi organizzatori in caso serva dello staff di supporto.

La differenza rispetto a una fiera?

Alle fiere ti dicono “Quello è il tuo spazio, arrangiati”.

Noi siamo presenti, reattivi e proattivi, proprio perché i nostri eventi non seguono il modello fieristico.

Anzi, per noi la soddisfazione di tutti gli stakeholder è fondamentale.

E ti consigliamo lo stesso livello di attenzione se vuoi costruire rapporti duraturi.

Allestimento curato e coerente.

Un altro punto fondamentale: siamo noi a occuparci dell'allestimento per gli sponsor.

Questo ha due vantaggi:

Per lo sponsor è un risparmio di tempo, effort e stress. Non deve trovare un allestitore, coordinarsi e trasportare materiali. Ci manda solo le grafiche e noi gestiamo tutto.
Per noi significa mantenere coerenza estetica. Così l'area expo non prende vita come fosse un mercato delle pulci con stand casuali. Tutto è armonioso, professionale e curato.

Quando arrivano il giorno dell'evento, trovano tutto pronto.

Altrimenti, se preferiscono, possono venire prima e presenziare.

Ma siamo sempre noi a gestire il “cantiere”.

Attivazioni esperienziali.

Abbiamo già parlato dell'importanza delle esperienze rispetto all’uso di semplici stand commerciali.

Durante ogni evento, fai in modo che almeno gli sponsor principali abbiano modo di creare momenti memorabili.

Al Kalemana Festival, per esempio, abbiamo ospitato diversi brand di abbigliamento di yoga.

Invece di vendere solo prodotti, organizzavano anche mini-sessioni di styling dove insegnavano come abbinare i capi al fine di favorire diversi tipi di pratiche.

Esperienza formativa + vendita: questa è la nostra ricetta di sponsorship di valore.

Facemmo lo stesso con Foodspring all’epoca, sempre al Kalemana: degustazioni guidate, spiegazione degli ingredienti e campioni gratuiti.

Foodspring al Kalemana Festival

Non “compra questo”, ma “scopri come funziona“.

Se serve, infatti, progettiamo ogni attivazione insieme allo sponsor settimane prima.

Non improvvisiamo nulla, mai.

Workshop e contenuti sul palco.

Con alcuni sponsor organizziamo workshop o interventi sul palco con i loro rappresentanti.

Quando succede, garantiamo:

Orario preciso e impegno prenotato con partecipanti davvero interessati
Apparecchiatura tecnica di supporto (es. microfoni, riflettori, altro)
Introduzione curata quando necessario (presentiamo personalmente lo sponsor, valorizzando lui e il contenuto che sta per presentare)
Promozione interna (comunicazione, notifiche in tempo reale e segnaletica che indirizza all’intervento)

Prima di ogni appuntamento, il nostro team fa soundcheck, verifica che le slides (se presenti) siano apposto e ben visibili, insomma che tutto funzioni.

Durante, abbiamo qualcuno che monitora e interviene se ci sono problemi tecnici.

Dopo, tramite le app dei nostri eventi raccogliamo feedback immediato dai partecipanti (questionari veloci) per dare allo sponsor dati sul gradimento.

Documentazione foto/video.

In ogni evento abbiamo più team di content creator, fotografi e videomaker che lavorano in parallelo.

Più punti di vista, diverse priorità, ognuno autonomo di produrre, editare e caricare contenuti su un database comune.

In questo processo rientrano anche gli sponsor principali.

Infatti per ognuno di loro concordiamo di fornire:

Foto dello stand/area allestita
Foto del team sponsor in azione
Foto di partecipanti che interagiscono
Video dello stand (se hanno attivazioni particolari)
Clip del workshop/intervento sul palco

Questo materiale viene poi fornito gratuitamente allo sponsor nel report post-evento.

Tutti contenuti professionali che ciascuno di loro può riutilizzare per mesi, come e dove preferisce.

Networking facilitato.

Una delle richieste più comuni dei brand B2B: “Vorremmo incontrare lo speaker X” oppure “Ci piacerebbe parlare con un rappresentante del brand Y presente all’evento”.

E noi, in quanto organizzatori dell’evento, facilitiamo queste connessioni.

Lo facciamo organizzando un incontro durante un coffee break, una visita in backstage o la cena VIP esclusiva dei nostri ospiti.

A Business Alchemy questo punto è ancora più cruciale: gli sponsor dimostrano costantemente interesse ad accedere a quel network chiuso di 100 imprenditori di alto livello.

Non trascurare il valore di ritorno che riceveresti, anche in semplice autorità, nel fare da tramite per un incontro di valore.

Del resto, se ti dicessimo che ti invitiamo a un incontro per presentarti potenziali sponsor soliti investire in eventi, non ti saremmo già un po’ più simpatici?

Gestione problemi real-time.

Ora, ammettiamo un attimo che un evento è spesso una combo sequenziale di cose che vanno storte.

Davvero, c’è sempre qualcosa da risolvere. Non importa quanto pianifichi.

Wi-Fi che non funziona, stampante che si inceppa, materiali promozionali che finiscono prima del previsto.

Queste ci capitano sempre, anche più volte al giorno.

Per questo ormai abbiamo imparato sulla nostra pelle quanto il nostro team debba essere reattivo.

Soprattutto quando si tratta di uno sponsor: se uno di loro ci segnala un problema alle 11:30, entro le 12:00 deve essere risolto o almeno avere una soluzione temporanea.

Ed è per questo motivo che al Kalemana Festival, come detto, ogni sponsor ha il suo addetto personale.

E perché al Marketers World c’è un addetto centrale all’assistenza di tutti gli sponsor che può autorizzare il necessario senza disturbare gli organizzatori generali.

Sono due approcci diversi, tra cui non sappiamo qualificare il migliore: dipende dal livello di complessità del tuo evento e dalla struttura gerarchica che preferisci dare al tuo team.

Ringraziamento post-evento e follow-up

Bene, l'evento è finito.

Sei sopravvissuto/a.

I partecipanti sono tornati a casa e gli sponsor stanno smontando.

E ora?

La maggior parte degli organizzatori sparisce.

Noi no, e procediamo così.

Ringraziamento immediato.

Entro 24-48 ore dalla fine dell'evento, ogni sponsor riceve un'email di ringraziamento personale.

Non si tratta di una comunicazione template-izzata.

Anzi, è un messaggio personalizzato (spesso scritto dal responsabile sponsor).

L’obiettivo della comunicazione, però, è concreto:

“Ciao Jessica, grazie per aver reso possibile il Marketers World. Ho visto che il vostro stand era sempre affollato, segno che i partecipanti hanno apprezzato. Vi mando il report dettagliato entro 10 giorni. Nel frattempo, se avete feedback o necessità, sono qui.”

Questo è un piccolo gesto con un grande impatto.

Dimostra che li consideri partner veri, e non solo dei bancomat.

Report dettagliato entro 7-14 giorni.

Il report post-evento è fondamentale per chiudere il cerchio e gettare le basi per il rinnovo.

Ecco cosa include un report sponsor fatto bene:

Numeri e metriche:

Partecipanti totali (breakdown demografico se possibile)
Impression totali (social, newsletter, sito)
Visualizzazioni contenuti specifici dedicati allo sponsor
Lead raccolti
Vendite dirette

Contenuti visual:

Galleria foto dello stand/attivazione
Screenshot post social con mention dello sponsor
Clip video del workshop/intervento
Testimonianze partecipanti (se raccolti)

Analisi qualitativa:

Feedback partecipanti sullo sponsor (raccolti via survey post-evento)
Osservazioni del nostro team (es. “Lo stand è stato molto frequentato nelle ore X-Y”)
Highlight di momenti particolari

Confronto con obiettivi:

Se avevi concordato dei KPI, mostra se sono stati raggiunti
Se avevi promesso un risultato, evidenzia le performance e rivela l’over-performance

Next steps:

Proposta per l'anno successivo (se pertinente)
Opportunità di collaborazione continuativa (es. “Potremmo fare un webinar insieme a gennaio?”)

Un report del genere in primis punta a dimostrare il ROI.

Poi, dimostra la tua capacità di tracciare tutto ciò che riguarda lo sponsor, non lasciandolo al caso come fanno molti.

Per noi, infatti, è un errore quando è lo sponsor a richiedere un report prima che l’organizzatore glielo fornisca.

Così sei incapace di controllarne la narrativa. Seguici…

Se lo sponsor ti scrive chiedendo “Quanti contatti abbiamo ottenuto?” e tu non hai un numero soddisfacente, sei in difficoltà.

Se invece gli mandi tu il report, anticipando la domanda, puoi far vertere l’attenzione su altre metriche dove hai sovraperformato.

Non è essere “paraculi”, è essere strategici: gli sponsor non sono sempre completamente consapevoli di cosa voglia dire investire in un pacchetto con valore multi-dimensionale.

Il report deve riflettere tutte le dimensioni, non solo quella tradizionale, dove magari sei andato sotto target.

Come misurare i risultati e il ritorno per lo sponsor

Parliamo di ROI concreto.

In che modo dimostri che i soldi spesi sono stati un buon investimento?

I KPI tracciabili allo scopo sono diversi, ma ciò che conta è come li contestualizzi e come li misuri con precisione.

Vediamoli uno per uno.

Lead generation.

Come tracciare

Badge scanning system: App o tablet con lettore QR code che acquisisce dati dal badge del partecipante. I dati vengono salvati in un database esportabile che puoi fornire allo sponsor post-evento.
Form digitali gestiti da te: Tablet allo stand con form dove il partecipante inserisce email, nome, azienda e consenso privacy. Export in CSV per lo sponsor.
Landing page evento: Se crei una landing page dedicata per ogni sponsor (es. tuoevento.it/nomesponsor) dove i partecipanti si iscrivono, puoi tracciare accessi e iscrizioni.

Come contestualizzare questi dati per aumentarne il valore percepito:

Non dire solo “187 contatti raccolti”. Qualifica: “187 contatti qualificati raccolti, di cui X% maschi e Y% donne, figure che cercano Z e hanno problemi in ABC.”
Confronta con benchmark di altri canali o tipi di evento: “Tasso medio di conversione dei visitatori dello stand al 23%. Significa che quasi 1 partecipante su 4 si è fermato ha lasciato i dati. Rispetto a…“.
Evidenzia il contesto: “Lead raccolti dopo X comunicazioni di riscaldamento e interazione faccia a faccia media di 5-8 minuti”.

Nota importante: Se lo sponsor raccoglie i contatti autonomamente con i propri strumenti, tu non hai visibilità diretta sui numeri e non puoi offrire supporto nell’elaborazione e comprensione finale del target.

Vendite dirette.

Spesso non potrai tracciare direttamente le vendite dello sponsor, perché saranno una sua prerogativa.

Però potrai facilitare il tracking:

Chiedi allo sponsor di usare codici sconto univoci: Suggerisci un codice evento (es. NOMEEVENTO2026) che rende tracciabili le vendite generate durante i giorni dell'evento.
Richiedi i dati post-evento: Nel report, includi i dati che lo sponsor ti fornisce volontariamente.

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Calcola il ROI percentuale: “Investimento sponsorship: 12.000€. Vendite dirette comunicate dallo sponsor: 26.000€. ROI: 116%.”
Evidenzia la velocità di recupero: “Investimento recuperato in X ore/giorni di evento.”
Aggiungi prospettiva long-term: “Oltre alle vendite dirette, i clienti acquisiti all'evento hanno lifetime value stimato superiore perché hanno provato il prodotto di persona.”

Nota importante: Questa metrica richiede trasparenza e collaborazione dello sponsor. Non tutti vorranno condividere i dati di vendita. Puoi suggerire il tracking, ma non puoi forzarlo.

Visibilità sui tuoi canali.

Questo KPI è completamente sotto il tuo controllo

Traccia tutta la visibilità che generi attraverso i tuoi canali proprietari:

Newsletter: Numero di menzioni dello sponsor, a quanti contatti totali, open rate, click-through rate sui link dello sponsor.
Post social ufficiali: Impression, reach, engagement (like, commenti, condivisioni) per ogni post che menziona lo sponsor. Usa gli analytics nativi (es. Instagram Insights e LinkedIn Analytics).
Articoli blog/sito: Visualizzazioni pagina, tempo medio di lettura e traffico generato. Usa Google Analytics o tool similari.
Comunicazioni pre-evento: Quante volte hai menzionato lo sponsor, a quante persone, con quale risultato (clic, interazioni).

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Traduci in valore di advertising: “4 menzioni nelle newsletter pre-evento inviate a 156.000 contatti totali. CPM medio email marketing settore: 10€. Valore equivalente: 6.240€. Open rate medio 28% (sopra la media di settore del 21%), click-through rate 4,2% = 6.552 persone che hanno cliccato sul vostro link.”
Evidenzia qualità audience: “I nostri 156.000 contatti non sono una lista fredda. Sono professionisti che si sono iscritti volontariamente, che generano un Open Rate costantemente sopra la media settore. Quindi si confermano un’audience ingaggiata e ricettiva.”
Somma le impression su touchpoint multipli: “Visibilità totale sui canali ufficiali: 6 post Instagram (87.000 impression aggregate), 4 post LinkedIn (43.000 impression), 3 post Facebook (28.000 impression), 4 newsletter (156.000 contatti x 4 = 624.000 impression potenziali). Totale: 782.000 impression dai nostri canali.”

Visibilità amplificata

Monitora i contenuti generati organicamente da partecipanti, speaker e creator durante e dopo l'evento:

Hashtag tracking: Usa tool come Keyhole, Hashtagify, o anche la ricerca nativa di Instagram/LinkedIn per tracciare post con hashtag ufficiale evento + menzioni dello sponsor.
Mention tracking: Cerca menzioni del nome sponsor + nome evento su social. Tool di social listening come Mention o Brand24 possono automatizzare il processo.
Tagging analysis: Se i partecipanti taggano il profilo ufficiale dello sponsor o dell'evento, puoi vedere i post e sommare la reach.
Creator deliverable: Se hai accordi con creator/influencer per contenuti branded, traccia esattamente cosa hanno postato, quando e con quale reach.

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Distingui UGC da paid: “Oltre ai nostri canali ufficiali, i partecipanti hanno generato spontaneamente 340+ post menzionando lo sponsor. Reach aggregata stimata: 2,8 milioni. Questo è contenuto organico autentico, non pagato.”
Qualifica i creator: “50 creator coinvolti con follower da 10k a 200k. Contenuti postati: 127 stories, 43 post feed, reach totale documentata: 8,3 milioni di impression. Valore equivalente campagna influencer marketing: 45.000€+.”
Mostra esempi top performer: “Post con performance migliore: [@creator] 47k follower, story series sull'attivazione sponsor, 8.200 view, 340 interazioni, engagement rate 7,1%.”
Evidenzia la persistenza: “Contenuti creator rimangono visibili nei loro feed per settimane/mesi. Non impression una tantum, ma visibilità long-tail che continua a lavorare.”

Brand awareness e engagement sui tuoi contenuti.

Come tracciare:

Engagement rate per post: La formula è “(Like + commenti + condivisioni + salvataggi) / Reach × 100”. Calcola per ogni post ufficiale che menziona lo sponsor.
Analisi commenti: Leggi i commenti sotto i tuoi post che menzionano lo sponsor. Categorizza: positivi, neutri, negativi, domande. Questo ti dà il sentiment qualitativo associabile allo sponsor.
Video metrics: Se produci video (aftermovie, highlights) con presenza di sponsor, traccia: visualizzazioni totali, completion rate (quanti guardano fino alla fine), commenti, condivisioni.
Share of voice: Tra tutti i tuoi post/contenuti evento, quale percentuale menziona ciascun sponsor? Indica quanto spazio hai dedicato a ciascuno.

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Qualifica engagement vs vanity metrics: “Post Instagram di presentazione sponsor: 4.200 like, 387 commenti. Engagement rate 8,7% (vs media account 2,3%). Non solo numeri alti, ma audience altamente engaged.”
Analizza il sentiment: “387 commenti analizzati manualmente: 89% positivi (‘Ottimo brand!', ‘Lo uso già'), 8% domande (=interesse), 3% neutrali, 0% negativi. Brand perception fortemente positiva nella community.”
Traduci le condivisioni in amplificazione: “143 condivisioni del post. Assumendo la reach media di 500 follower per utente che condivide: 71.500 impression organiche amplificate senza costo aggiuntivo.”
Mostra performance video: “Aftermovie evento: 50.000 visualizzazioni in 2 mesi, presenza sponsor garantita in 30 secondi di visibilità. Completion rate 68% = la maggioranza guarda fino alla fine e vede il vostro brand.”

Brand association e memorabilità.

Come tracciare:

Survey post-evento: Email a tutti i partecipanti 3-7 giorni dopo l’evento, con questionario breve. Domande chiave: “Quali sponsor ricordi?” con risposta aperta per massima conferma, “Come descriveresti [Brand Sponsor]?” con lista aggettivi, “Quanto è probabile che considererai [Brand Sponsor] per un acquisto futuro?” con una scala da 1 a 10.
Tool survey: Google Forms, Typeform, SurveyMonkey sono tutte ottime alternative.

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Memorabilità come trofeo: “Survey post-evento (523 risposte, response rate 18%): alla domanda ‘Quali sponsor ricordi spontaneamente?', il 67% ha citato il vostro brand. Contro la media di altri sponsor: 23%. Top of mind awareness 2,9× superiore.”
Usa gli aggettivi raccolti come conferma di posizionamento: “Aggettivi più associati al brand: Innovativo (78%), Affidabile (64%), Utile (71%). Questo è il posizionamento che avete costruito nella mente di 2.800 professionisti del settore.”
Mostra l’intento di acquisto dei partecipanti: “Il 43% dei rispondenti ha dichiarato ‘Molto probabile' o ‘Probabile' che considereranno il vostro prodotto nei prossimi 3-6 mesi. Questo è il purchase intent misurabile, non solo awareness generica.”
NPS come indice di fiducia: “NPS sponsor-specifico: 58 (Promoter 72%, Passive 14%, Detractor 14%). Per confronto, NPS medio B2B SaaS: 30-40. Questo indica una forte advocacy.”

Contenuti prodotti e forniti allo sponsor.

Come tracciare:

Inventario completo: Crea una lista dettagliata post-evento di tutto il materiale che fornisci allo sponsor: numero foto, numero video-clip, durata video, testimonial raccolti, screenshot post social.
Organizzazione delivery: Dropbox o Google Drive con cartelle organizzate per canale e format, naming chiaro, facile da navigare anche per lo sponsor.
Release e permessi: Se hai fatto firmare release ai partecipanti fotografati/intervistati, includi documentazione che dimostra che lo sponsor può usare i contenuti anche per fare advertising.

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Quantifica i media da condividere: “Contenuti forniti post-evento: 127 foto professionali ad alta risoluzione, 8 videoclip di 15-60 sec, 3 interviste video complete long-form.”
Calcola il valore di produzione equivalente: “Per produrre lo stesso volume di contenuti: shooting fotografico professionale 3 giorni (1.200€), video production 2 giorni (2.800€), editing (600€), modelli/location (1.500€), il valore di produzione stimato è di 6.100€. Tutto incluso nella sponsorship.”
Evidenzia il riutilizzo long-term: “Contenuti utilizzabili per: social media (12+ mesi), advertising (con release firmata), sito web. Così il ROI dei contenuti si moltiplica a ogni riutilizzo.”
Mostra che hai già lavorato per loro: “Contenuti già ottimizzati: foto ritagliate formato 1:1 (Instagram), 16:9 (LinkedIn), verticale (Stories). Video già editati con sottotitoli. Pronti all'uso senza ulteriore editing.”

Facilitazione del network effect.

Qui si tratta di rendere evidente quanto hai contribuito a creare connessioni B2B.

Nel modo ideale, lo tracci così:

Log introduzioni: Tieni un registro delle introduzioni che faciliti: sponsor→speaker, sponsor→altro brand, sponsor→partecipante VIP. Chi con chi, quando e contesto.
Registro presenze cena VIP: Se organizzi una cena (o altro mini-evento) esclusiva, documenta chi era al tavolo con lo sponsor. Nomi, aziende e ruoli.
Feedback post-introduzione: Chiedi allo sponsor dopo l'evento: “Quel contatto si è dimostrato di valore? Le introduzioni facilitate sono state utili? Ci sono stati follow-up? “

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Qualifica il network: “Introduzioni facilitate: 3 speaker keynote (follower aggregati 500k+), 2 founder aziende complementari (potenziali partnership), 5 partecipanti C-level di aziende target. Accesso a network altrimenti difficile da raggiungere.”
Evidenzia l’esclusività: “Accesso a cena VIP con 40 founder selezionati (criterio: aziende 1M+ fatturato o community online da +500.000 follower) di difficile raggiungibilità via altri canali.”
Documenta outcome (se possibile): “Follow-up documentati post-introduzioni: 2 call commerciali schedulati, 1 partnership in discussione. Il network si traduce in opportunità concrete.”

Presenza fisica e allestimento.

Come tracciare:

Documentazione fotografica: Foto dello stand/area sponsor prima dell'apertura (allestimento completo), durante l'evento (partecipanti che interagiscono), focus sui dettagli di branding.
Metraggio e posizionamento: Documenta le dimensioni dello stand, posizione esatta nella mappa dell’evento, vicinanza a palchi e aree traffico.
Servizi forniti: Lista di tutto ciò che hai curato, come stampa materiali, montaggio stand, fornitura wifi, elettricità, personale di supporto, catering area sponsor.

Come contestualizzare per aumentare il valore percepito:

Dimostra la cura del dettaglio: “Stand allestito secondo le vostre specifiche grafiche: roll-up 200x85cm, backdrop 4x3m, tavolo branded, monitor 55′ per demo prodotto. Tutto gestito da noi, zero effort per voi.”
Evidenzia il posizionamento strategico: “Stand posizionato all'ingresso principale, primo punto di contatto per tutti i 3.500 partecipanti. Traffico continuo con picchi per almeno 2 volte al giorno.”
Quantifica servizi inclusi: “Servizi forniti inclusi nel pacchetto: stampa tutti materiali (valore 800€), montaggio e smontaggio professionale (600€), wifi dedicato, 4 badge da staff, parcheggio riservato, catering area sponsor. Totale servizi: 2.100€ di valore, senza costi aggiuntivi.”

Attenzione!

Tutte queste sono linee guida ideali.

Noi stessi non applichiamo tutte queste strade, ma le personalizziamo sulla base della complessità gestione del singolo evento e sulla tipologia di sponsor con cui abbiamo a che fare.

Vale lo stesso anche per i suggerimenti di comunicazione al fine di aumentare il valore percepito del tuo report: applica solo ciò che è incline al tuo stile comunicativo e alla tua disponibilità verso il brand.

Fidelizzazione e collaborazione nel lungo termine

Il nocciolo della questione.

Qualunque sia il tuo evento, qualunque brand farà da sponsor, il tuo obiettivo sarà sempre e solo uno…

Costruire una partnership che dura anni e cresce di volta in volta.

Per farlo, dovrai investire tutto te stesso in un processo accurato di fidelizzazione.

E questo è di gran lunga il punto critico di miglior scalabilità per un evento, perché:

Acquisire un nuovo sponsor richiede tempo, energia, convincimento. Rinnovare uno sponsor esistente è 10x più facile ed economico.
Sponsor soddisfatti tendono ad aumentare l'investimento anno dopo anno. Quello di Hoepli è un caso che capita molto più spesso di quanto pensi.
Sponsor felici ti portano referral. “Abbiamo lavorato con Marketers, è stato fantastico, dovreste provarli anche voi.” Una raccomandazione da uno sponsor ad un altro brand vale più di 100 contatti freddi.
Sponsor che tornano sanno già come funziona. Ergo, meno onboarding, meno spiegazioni, più tempo concentrato a far funzionare tutto al meglio.

Ecco, seguendo quanto hai letto finora in questo articolo, applicherai già molti principi che concorrono a costruire fidelizzazione.

Ma con l’obiettivo di essere quanto più precisi possibile, di seguito leggi il nostro modus operandi preferito.

Come fidelizziamo:

Mantieni il contatto tra un'edizione e l'altra.

Non sparire per 11 mesi e ricomparire a marzo dell'anno dopo dicendo: “Ciao, lo rifacciamo?”.

I primi 2-3 mesi dopo l’evento a cui hanno partecipato, fai un check-in informale:

“Ciao Sara, come va? Ho visto che avete rilasciato Y, complimenti! Come sta andando?”

Ovviamente un contesto attinente vince sempre: se dall’evento sai che avevano un progetto da lanciare in quei prossimi mesi, sfrutta quell’hook per creare una connessione naturale.

Non devi vendergli niente, né parlare del prossimo evento, ma solo mantenere calda la relazione.

Coinvolgili oltre l'evento.

Se organizzi webinar, invitali come guest.

Se fai un podcast, intervistali.

Se scrivi un articolo, citali.

Più touchpoint crei con loro durante l'anno, a pagamento o in modo gratuito, più forte sarà la relazione.

Offri opportunità early bird.

Sponsor dell'anno precedente hanno diritto di prelazione per l'anno successivo, spesso con sconto early bird (es. “Se confermi entro dicembre, ti teniamo il prezzo iniziale nonostante sia già aumentato”).

Questo crea incentivo a rinnovare velocemente e ti dà cash flow anticipato.

Chiedi feedback e implementalo.

Dopo ogni evento, chiedi: “Cosa potremmo migliorare per la prossima edizione?”.

Ascolta davvero.

Se ti dicono “Lo stand era troppo lontano dall'area food”, l'anno dopo, anche a parità di investimento, mettili più vicini.

Se ti dicono “Il workshop era troppo corto”, allungalo.

Quando vedono che i loro feedback vengono presi seriamente, si sentono valorizzati e rispondono in modo più positivo a richieste di investimento maggiore.

Cresci con loro.

Se uno sponsor cresce (nuovo round di finanziamento, nuova linea prodotto, espansione di mercato), proponi opportunità più grandi.

“Ho visto che avete chiuso un lancio fenomenale, complimenti! Visto che state scalando, potrebbe aver senso passare da silver a main sponsor. Vi permette di avere XYZ benefit in più che possono accelerare la vostra crescita.”

Sii flessibile.

Se uno sponsor ha avuto un anno difficile e chiede di ridurre il budget, non tagliare drasticamente.

Trova soluzioni creative.

“Capisco, quest'anno avete budget ridotto. Invece di 15k, che ne dite di 8k per concentrarci su una soluzione più piccola ma dedicata alla lead generation, visto che ora è la vostra priorità?”

Quando uno sponsor ha un alto tasso di retention, sempre meglio tenerlo a budget ridotto che perderlo completamente.

Modelli utili e risorse

In questa sezione ti forniamo template concreti che puoi adattare e utilizzare immediatamente.

Esempio di proposta di sponsorizzazione

Considera che la proposta completa ideale per noi sarebbe un PDF di 8-12 pagine massimo.

Non lo facciamo troppo lungo per non aumentare irragionevolmente l’effort di lettura, e quindi rallentare la conversione..

Allo stesso tempo però, non immaginare una noiosa proposta fatta di sole scritture burocratiche.

Per noi, una proposta di sponsorizzazione va costruita al pari di una Landing Page.

Qui ti diamo la struttura e i contenuti chiave:

Pagina 1 – Cover:

Logo evento
Titolo: “Partnership Proposal – [Nome Brand] x [Nome Evento]”
Data evento
Visual accattivante (foto edizione precedente o concept visivo)

Pagina 2 – Vision & Mission: “[Nome Evento] è [descrizione breve]. La nostra missione è [missione concisa]. Crediamo in [2-3 valori core].”

Pagina 3 – Il Pubblico:

Numero partecipanti attesi
Breakdown demografico (età, genere, provenienza, professione)
Potere d'acquisto (ticket medio, spending capacity)
Valutazione media delle edizioni precedenti

Pagina 4-5 – Reach e Visibilità:

Community size (totale tra i vari canali)
Impression totali generate nell’edizione precedente (pre, durante, post evento)
Media coverage edizioni precedenti
Storico di creator e influencer coinvolti

Pagina 6 – Sponsor Precedenti:

Loghi brand che hanno già lavorato con te
Breve quote da 1-2 sponsor soddisfatti
Dato di ritorno se disponibile (“Il 78% degli sponsor rinnova anno dopo anno”)

Pagina 7-8 – Opportunità di Partnership: Tabella comparativa dei livelli (Title, Main, Gold, Silver, Bronze) con benefit specifici per ciascuno.

Pagina 9 – Perché [Nome Brand] è Perfetto: Sezione personalizzata che spiega perché hai pensato a loro:

“Abbiamo pensato a [Nome Brand] perché:

Il 67% dei nostri partecipanti ha detto di usare o voler usare [tipo prodotto]
I valori di [Brand] sono perfettamente allineati con quelli di [Evento]
La vostra recente iniziativa [X] risuona fortemente con il nostro pubblico”

Pagina 10 – Case Study: Esempio concreto di uno sponsor precedente che ha ottenuto risultati. Meglio se si tratta di uno sponsor simile o affine al brand a cui stai inviando la proposta.

Pagina 11 – Next Steps: “Siete interessati a esplorare una partnership? Ecco come procediamo:

Chiamata conoscitiva (30 minuti)
Proposta personalizzata sui vostri obiettivi
Contratto e kick-off

Contatti: [nome], [email], [telefono]”

Pagina 12 – Back Cover: Visual forte + claim finale: “Costruiamo insieme qualcosa di memorabile.”

Template lettera di richiesta sponsor

Questo è per sponsor istituzionali, fondazioni ed enti pubblici.

Di solito, richiedono una lettera più formale.

Oggetto: Richiesta di Sponsorizzazione – [Nome Evento] [Anno]

Spett.le [Nome Ente],

Con la presente, [Nome Organizzatore/Azienda] richiede il Vostro prezioso supporto in qualità di sponsor per [Nome Evento], che si terrà il [Data] a [Luogo].

Chi siamo: [Breve presentazione dell’organizzatore – max 3 righe]

L'evento: [Nome Evento] è [descrizione evento – 4-5 righe]. Alla [X] edizione, l'evento ha l'obiettivo di [obiettivo principale] e si rivolge a [target audience].

Numeri e impatto:

partecipanti attesi
[Y] ore di contenuti formativi
[Z] speaker confermati
Impatto territoriale: [se applicabile, es. “stima di 500 presenze alberghiere nella città”]

Perché vi coinvolgiamo: [Nome Ente] rappresenta [valore/missione dell'ente] e crediamo fortemente che i valori dell'evento siano allineati con i vostri obiettivi di [obiettivo specifico dell'ente, es. “promozione del territorio”, “supporto all'imprenditoria giovanile”, etc.].

Cosa offriamo: In cambio del Vostro supporto, garantiamo:

[Benefit 1]
[Benefit 2]
[Benefit 3]
Reportistica dettagliata post-evento sull'impatto generato

Richiesta: Richiediamo un contributo di €[Importo] a titolo di sponsorizzazione, che permetterà di [utilizzo specifico dei fondi, es. “coprire i costi della location e del catering per i partecipanti”].

Restiamo a disposizione per un incontro conoscitivo e per fornire qualsiasi documentazione aggiuntiva necessaria.

Cordiali saluti,

[Nome e Firma] [Ruolo] [Contatti]

Allegati:

Proposta dettagliata
Budget preventivo
Programma evento

Modello email per il primo contatto

Questa è la mail che usi per contattare a freddo un brand.

Deve essere breve, personalizzata e aprire la porta a una conversazione.

Oggetto: Partnership [Nome Brand] x [Nome Evento] – [numero partecipanti] [target specifico]

Ciao [Nome],

Mi chiamo [Nome] e sono [ruolo] di [Nome Evento].

Ho pensato a [Nome Brand] perché [motivo specifico e vero – max 2 righe. Es: “ho visto che avete appena lanciato X e il nostro pubblico di professionisti digitali lo usa attivamente” oppure “i valori che comunicate – innovazione e qualità – sono perfettamente allineati con la nostra community”].

In sintesi: Quest'anno portiamo insieme [numero] [target preciso] per [obiettivo evento]. Tra i nostri partner ci sono [2-3 brand noti].

Abbiamo alcune opportunità di partnership (da supporto tecnico a visibilità premium) che penso potrebbero essere interessanti per voi, specialmente se [obiettivo che presumibilmente hanno, es: “state cercando di aumentare awareness nel mercato italiano” o “volete generare lead qualificati”].

Se ti va, possiamo pianificare una chiamata di approfondimento insieme, per parlarne.

Grazie, [Nome] [Contatto diretto] [Link sito evento]

P.S. Se non sei la persona giusta, potresti indirizzarmi al responsabile partnership/marketing? Grazie!

Perché funziona:

Oggetto chiaro e specifico (sa subito di cosa parli)
Personalizzazione nel primo paragrafo (non è una mail generica)
Breve (si legge in 30 secondi)
CTA semplice (non chiedi soldi, chiedi permesso di mandare info)
P.S. che dà via di uscita (“se non sei tu, passami il contatto giusto”)

Checklist per organizzare la ricerca sponsor

Usa questa checklist per strutturare il processo di ricerca e outreach.

O dallo al tuo project manager: ci ringrazierà lui/lei.

FASE 1 – PREPARAZIONE

☑ Definito profilo partecipante dettagliato (età, professione, interessi, potere d'acquisto)
☑ Definiti valori e positioning dell'evento
☑ Creato documento con dati storici o stimati dell’evento (partecipanti, reach, edizioni precedenti)
☑ Definite categorie merceologiche rilevanti (10-15 categorie)
☑ Definiti livelli sponsorship (Main, Gold, Silver) con benefit specifici
☑ Creato media kit / proposta sponsor versione PDF
☑ Preparato pitch di 2 minuti (per chiamate o incontri dal vivo)

FASE 2 – RICERCA

☑ Controllo brand già presenti nella community/che usano i partecipanti
☑ Ricerca LinkedIn: trovati partnership/marketing manager nei brand target
☑ Analisi competitor: visto chi sponsorizza eventi simili
☑ Lista di 50-100 brand potenziali organizzati per categoria
☑ Identificati 10-15 contatti caldi (network personale, referral)
☑ Identificati sponsor tecnici potenziali (prodotti/servizi che usi per l'evento)
☑ Cercati media partner rilevanti nel settore

FASE 3 – OUTREACH

☑ Preparate prime comunicazioni personalizzate per top 20 prospect
☑ Primo invio: 20 email/message social
☑ Tracciati tassi apertura e risposta
☑ Follow-up dopo 7 giorni per chi non risponde
☑ Schedulati call conoscitive con chi risponde positivamente
☑ Mandato media kit completo a chi esprime interesse

FASE 4 – NEGOZIAZIONE

☑ Compresi obiettivi specifici di ogni sponsor prospect
☑ Proposta personalizzata costruita su loro esigenze
☑ Quotazione definita (con margine negoziazione 10-15%)
☑ Contratto preparato con benefit dettagliati
☑ Tempistiche pagamento concordate
☑ Firma contratto e pagamento ricevuto

FASE 5 – ONBOARDING

☑ Mandato documento operativo con timeline e specifiche operative
☑ Raccolti loghi e primi materiali necessari entro deadline
☑ Comunicazioni pre-evento schedulate
☑ Logistica confermata (stand, badge, parcheggi)
☑ Briefing fatto al team sponsor (se applicabile)
☑ Call allineamento finale 7 giorni prima evento

FASE 6 – GESTIONE EVENTO

☑ Attivato team dedicato a supporto sponsor
☑ Completata raccolta foto/video per lo sponsor
☑ Facilitato networking e connessioni richieste
☑ Raccolti feedback informali durante l’evento

FASE 7 – POST-EVENTO

☑ Email ringraziamento mandata entro 48h
☑ Bozza report dettagliato preparato con metriche e contenuti
☑ Report inviato entro 7-14 giorni
☑ Survey soddisfazione sponsor mandato
☑ Call di debriefing schedulata (per sponsor principali)
☑ Proposta rinnovo anno successivo preparata (per sponsor soddisfatti)

Domande frequenti (FAQ)

Quando cercare gli sponsor per un evento?

Dipende dalla dimensione dell'evento e dai processi decisionali dei brand.

Regola generale: inizia la ricerca sponsor 4-6 mesi prima dell'evento.

Perché:

Ti dà tempo di fare outreach su numeri significativi (50-100 prospect)
I brand hanno spesso cicli decisionali lunghi (specie quelli corporate): da primo contatto a firma del contratto possono passare 4-8 settimane
Puoi negoziare con calma invece di accettare qualsiasi condizione per urgenza
Hai tempo di integrare gli sponsor nelle comunicazioni pre-evento

Ma ci sono delle eccezioni.

Eventi piccoli/locali: 2-3 mesi possono bastare, soprattutto se hai già relazioni con i brand.
Eventi grandi/corporate: Inizia 8-12 mesi prima. I grandi brand pianificano i budget marketing annuali, se li contatti a marzo per un evento di maggio, probabilmente avranno già allocato tutto.
Prima edizione senza storico: Inizia prima (6-9 mesi) perché dovrai fare più tentativi e ci sarà più resistenza.

A prescindere dal timing, però, ricordati di offrire sconti early bird agli sponsor che confermano con largo anticipo.

Es: “Conferma entro fine aprile, 15% sconto”.

Questo incentiva decisioni veloci e ti dà cash flow anticipato da reinvestire sull’evento.

Come si calcola il valore di una sponsorizzazione?

Non esiste una formula magica unica, perché le variabili sono tantissime.

Possiamo consigliarti alcuni approcci:

Costo per impression (CPM).

Calcola quante impression totali genera l'evento (visibilità fisica + digitale), poi usa il CPM (costo per mille impression) come benchmark.

Esempio:

2.000 partecipanti che vedono il logo per 3 giorni = 6.000 impression fisiche
10 post social con una reach totale di 100.000 impression
3 newsletter a 50.000 contatti = 150.000 impression
Totale: 256.000 impression

Considera il CPM standard per l’advertising digitale in Italia: 5-15€ per mille impression.

Valore stimato: 256 x 10€ (CPM medio) = 2.560€ solo di visibilità.

Poi aggiungi valore di:

Stand fisico (confronta con costo affitto spazio fieristico simile)
Workshop/intervento (valore di uno speaking slot)
Lead generation (valore per lead qualificato nel tuo settore, es. 20-50€/lead)

Costo opportunità.

Quanto costerebbe allo sponsor ottenere gli stessi risultati attraverso altri canali?

Esempio:

Raggiungere 2.000 professionisti qualificati con ads: +5.000€
Organizzare un evento proprio: +15.000€
Campagna influencer marketing con 10M impression: +20.000€

Il tuo pacchetto sponsor a 10.000€ è un affare in confronto.

Percentuale di costi evento.

Molti organizzatori usano questa regola: gli sponsor dovrebbero coprire il 40-60% dei costi totali dell'evento.

Se l'evento costa 100.000€, vuoi raccogliere 40.000-60.000€ da sponsor.

Se hai 2 main, 3 gold, 5 silver, dividi quella cifra proporzionalmente tra i livelli.

Il nostro approccio.

Usiamo una combinazione di tutti questi.

Partiamo dal metodo 3 (percentuale costi) per avere un target totale.

Poi costruiamo i pacchetti usando il metodo 1 e 2 per giustificare i prezzi.

L’importante è non quotare solo in base a “quanto ci serve”: quota in base a “quanto valore diamo”.

Se il valore percepito è alto, puoi chiedere di più e avere margini migliori.

È meglio avere uno sponsor unico o più piccoli sponsor?

Dipende dai tuoi obiettivi e dal rischio che ti vuoi assumere.

Mettiamo i due casi sulla bilancia:

Un solo grande sponsor (Title Sponsor).

Pro:

Processo più semplice (gestisci una relazione, non 10)
Budget dipendente da un’unica fonte (un contratto da 50k invece di 10 da 5k)
Meno effort operativo (un solo brand da coordinare)
Può coprire una percentuale altissima dei costi (60-80%)

Contro:

Rischio altissimo: se salta l’unico sponsor che hai, sei nei guai
Dipendenza da un solo brand (se l'anno dopo dicono no, devi ricominciare da zero la ricerca)
Meno diversificazione per il pubblico (un solo brand = un solo tipo di prodotto/servizio)
Possibile conflitto di percezione (l'evento diventa “l'evento di Brand X” invece che il tuo brand)

Più sponsor piccoli.

Pro:

Rischio diversificato (se ne perdi uno, non è catastrofico)
Varietà per i partecipanti (più brand = più valore, più scelta)
Più opportunità di upsell anno dopo anno (quelli piccoli crescono più rapidamente)
Maggiore controllo sul brand dell'evento (non sei “posseduto” da uno sponsor)

Contro:

Più complesso da gestire (10 contratti, 10 onboarding, 10 report)
Possibili conflitti tra sponsor (competitor nello stesso settore)
Outreach più laborioso (devi chiudere molti deal invece di uno)

La nostra scelta.

Anche qui noi preferiamo un modello ibrido: 2-3 main sponsor (15-25k€ ciascuno) + 5-8 sponsor medi (5-10k€) + alcuni sponsor tecnici.

Perché:

Diversificazione del rischio (nessun sponsor copre più del 20-25% budget)
Gestione ancora sostenibile (10-12 sponsor totali sono maneggiabili)
Flessibilità per i partecipanti (varietà di brand e prodotti)
Possibilità di crescita (sponsor piccoli che scalano più facilmente anno dopo anno)

Eccezione: per eventi molto piccoli (prima edizione, <200 partecipanti), può aver senso uno sponsor unico. Nel primo evento di Business Alchemy che abbiamo aperto agli sponsor, a dicembre 2025, abbiamo fatto proprio così.

Più facile chiudere, meno da gestire, e puoi diversificare dalla seguente edizione quando hai un storico migliore.

Come evitare conflitti tra sponsor concorrenti?

Questo è uno dei problemi più comuni e più delicati.

Ma anche quello su cui stiamo più studiati, perché ci siamo impegnati sin dall’inizio di anni e anni fa per evitarlo.

Strategia 1 – Esclusività per categoria (la nostra preferita).

Vendi esclusività settoriale.

Un solo brand di email marketing, un solo brand di project management, eccetera.

Comunichi chiaramente: “Sarai l'unico brand di [categoria] presente. Nessun competitor diretto.”

Lo sponsor paga un prezzo premium rispetto a una fiera generalista (10-30% in più) ma ha la certezza di non competere.

Attenzione! Funziona solo per alcune tipologie di evento.

Alle fiere non è fattibile perché il confronto e la multi-opportunità è proprio quello che si aspetta il partecipante.

Strategia 2 – Comunicazione proattiva.

Prima di confermare uno sponsor, verifica chi hai già a bordo.

Se c'è potenziale conflitto, avvisa immediatamente:

“Abbiamo già Brand X nella categoria software Y. Possiamo comunque lavorare insieme ma in una categoria diversa, oppure possiamo offrirti maggiore visibilità in Z per compensare la presenza di un competitor.”

Mai nascondere.

La trasparenza evita problemi futuri.

Strategia 3 – Separazione fisica e temporale.

Se due competitor sono presenti (magari perché hai firmato prima di implementare l'esclusività), gestiscila così:

Stand in aree diverse della location (uno all'ingresso, uno nell'area food)
Workshop in slot diversi (uno sabato mattina, uno domenica pomeriggio)
Comunicazioni separate (newsletter 1 parla di Brand A, newsletter 2 di Brand B)

Strategia 4 – Differenziazione del messaggio.

Due brand simili possono coesistere se hanno messaggi complementari.

Esempio: Due brand di email marketing, uno focalizzato su automation avanzata, l'altro su deliverability e best practices. Così non sono in conflitto diretto, perché servono bisogni diversi.

Però sì, il pericolo c’è… quindi prepariamoci anche al peggio.

Cosa fare se il conflitto esplode?

Brand X scopre che c'è Brand Y (competitor) e minaccia di ritirarsi.

Corri ai ripari così:

Ascolta le loro preoccupazioni senza difenderti immediatamente
Proponi soluzioni concrete (maggiore visibilità, benefit extra, posizionamento migliore)
Se necessario, offri rimborso parziale o riduzione di prezzo per compensare
In extremis: scegli chi tenere (di solito chi ha firmato per primo o chi ha budget maggiore)

E, per la prossima volta, ricorda che la miglior strategia è la prevenzione.

Nel contratto, inserisci una clausola:

“L'organizzatore si impegna a non accettare sponsor diretti competitor di [Nome Brand] nella categoria [X] per la durata dell'evento.”

Questo ti vincola legalmente e ti protegge da richieste impossibili (“Non voglio nessun brand che vende software!” è troppo vago, “Non voglio competitor nella categoria CRM” è chiaro).

Quali sono gli errori da evitare nel cercare sponsor?

Li abbiamo già citati, ma ricapitoliamo i fatali:

Email generiche e non personalizzate.

“Ciao, organizziamo un evento, vi interessa sponsorizzare?”

Il cestino è immediato.

Non c’è nessun motivo per cui dovrebbero interessarsi.

Ogni email deve contenere un motivo specifico per cui hai pensato a quel brand.

“Ho pensato a voi perché [motivo vero e specifico].”

Nessun dato concreto.

“Sarà un grande evento con tante persone interessanti!”

Quante persone? Chi sono? Dove? Quando? Che risultati hanno avuto gli sponsor passati?

Numeri specifici, breakdown demografico, metriche passate.

Dati, dati, dati.

Proposta non adattata agli obiettivi dello sponsor.

Mandi lo stesso PDF a 100 brand con solo il logo cambiato nell'header.

Almeno una sezione personalizzata per ogni prospect metticela, dai.

“Perché abbiamo pensato a voi” con 2-3 punti specifici.

Chiedere troppo, troppo presto.

Primo contatto: “Cercasi sponsor, budget minimo 20.000€.”

Li spaventi solo, e risulti disperati quindi incapace di dare valore a tua volta.

Fidati, nessuno tira fuori 20k senza sapere cosa ottiene.

Primo contatto = apri la conversazione con la possibilità di una collaborazione di valore.
Secondo step = manda info sull’evento.
Terzo step = fai una call dal vivo.
Quarto step = sgancia la proposta.
Quinto step = negoziazione, sempre presente.
Sesto step = contratto chiuso.

Follow-up aggressivo o inesistente.

Aggressivo tipo 5 email in 3 giorni.

“Hai visto la mia email? Rispondi per favore! Ultima possibilità!”

Tanto sbagliato quanto qualcuno che manda una email, non riceve risposta e non ricontatta mai più.

Il follow-up deve esserci, educato e dopo 7 giorni minimo.

Se non ricevi risposta neanche a quello, vai con un altro follow-up ancora, dopo altri 10-14 giorni

Non basta? Lascia perdere il brand o prova un altro contatto nella stessa azienda.

Promettere più di quanto puoi mantenere.

“Avrai visibilità su 500.000 persone!” (quando in realtà appena 5.000 contatti email + 10.000 sui social).

Sovrapromettere e underdeliverare: una combo che distrugge qualunque relazione.

Così gli sponsor non solo non rinnovano, parlano pure male di te.

La regola d’oro è essere conservativo nelle stime.

Meglio sovraperformare che deludere.

Non tracciare niente.

L'evento è finito.

Lo sponsor ti chiede: “Quanti lead abbiamo ottenuto?”.

E tu: “Molti… sicuramente. Lo stand era pieno, no?”

Purtroppo però, di ipotesi ce ne facciamo poco.

Devi tracciare tutto: badge scan, codici sconto, analytics, survey.

Riporta i numeri precisi.

Ghostare dopo l'evento.

Lo sponsor paga, l’evento finisce e tu, quindi, sparisci.

Nessun report, nessun ringraziamento, anzi ricompari 11 mesi dopo chiedendo di rinnovare.

Tutto ai tuoi comodi.

Fai così invece: report entro 14 giorni, mantenimento contatto durante l'anno e offerta di rinnovo con anticipo.

Accettare qualsiasi sponsor pur di fare cassa.

Arriva un brand dubbio, dall’etica discutibile e dal prodotto scadente.

Ma, ehi, offrono 15.000€, quindi accetti.

Risultato: la community perde fiducia in te, il brand ti danneggia per associazione e guadagni €15k oggi per perdere €100k domani.

Scegli sempre sponsor allineati con i tuoi valori.

Rifiuta chi non combacia bene, anche se offre molti soldi.

Non avere un piano B.

Conti su 3 sponsor principali.

Uno salta all'ultimo però.

Non hai alternative, l'evento è sotto-budget, vai in panico…

Ed ecco perché hai bisogno di un funnel sempre pieno.

Se ti servono 3 sponsor, trattane 10.

Quando chiudi i 3, continua a parlare con gli altri per slot minori o per organizzare il prossimo evento.

Conclusione e consigli finali

Hai completato il nostro articolo.

E capito che trovare sponsor per il tuo evento non è questione di fortuna, ma di metodo.

Abbiamo visto tutto il processo…

Dall'identificazione dei brand giusti al primo contatto, dalla proposta personalizzata alla gestione della relazione, dalla misurazione del ROI alla fidelizzazione nel lungo termine.

Se dovessimo lasciarti con una sfilza di consigli rapidi, che un po’ riassumono tutto quanto visto, ti diremmo questo:

Conosci il tuo pubblico meglio di chiunque altro. Non puoi trovare sponsor di qualità se non sai esattamente chi sono i tuoi partecipanti, cosa cercano, quanto spendono, quali problemi hanno. Questa chiarezza è il pilastro su cui regge tutto il resto.
Cerca partner, non bancomat. I migliori sponsor non sono quelli che pagano di più, sono quelli allineati con i tuoi valori e il tuo pubblico. Una partnership vera genera valore per tutti: sponsor, organizzatore e partecipanti.
Personalizza sempre, tutto. Email generiche = cestino. Proposte standard = rifiuto scontato. Dedica tempo a capire gli obiettivi specifici di ogni brand e costruisci offerte su misura.
Dimostra il tuo valore con i dati. Numeri concreti, case study documentati, metriche precise. “Visibilità” è vago. “156.000 contatti newsletter + 10M impression social + 200 lead qualificati” è oro.
Gestisci tutti come partner di lungo termine. Onboarding curato, assistenza durante l'evento, report dettagliato post-evento, contatto mantenuto durante l'anno. Gli sponsor che si sentono valorizzati tornano e crescono.
Traccia tutto e riportalo chiaramente. Badge scan, analytics, survey, contenuti creati. Dimostra il ROI con numeri, non sensazioni. Il report post-evento può fare davvero la differenza tra rinnovo e abbandono. Tipicamente, questo è l’asset più sottovalutato.
Sii professionale ma umano. Contratti chiari, processi definiti, timeline rispettate. Ma anche: relazioni autentiche, flessibilità quando serve e comunicazione trasparente.
Parti dall’ecosistema. Non limitarti a vendere “presenza all'evento”. Pensa a come lo sponsor può integrarsi nell'intero ecosistema del tuo brand: newsletter, social, contenuti, community. Diventa un media partner strategico, non solo un organizzatore di eventi.
Scala progressivamente. Non pretendere 50.000€ al primo contatto. Inizia in piccolo (4.000€), dimostra valore e cresci anno dopo anno. Un primo investimento con ROI certo potrebbe sbloccare il vero investimento a cui punti. Si tratta di una strategia paziente di commitment.
Costruisci un sistema ripetibile. Non affidarti all'improvvisazione. Crea template, checklist e processi interni documentati. Ogni anno, affina il sistema, rendilo più efficiente, chiudi sponsor più velocemente e con meno effort. Questa deve essere la tua stella polare.

Saremo onesti: organizzare eventi è difficile.

Noi stessi fatichiamo ancora a trovare la quadra tra epicità e profittabilità.

Ancora esageriamo con la prima componente evidentemente, ma da un lato ci piace così.

E, in questo tiro alla fune, ci mettiamo pure gli sponsor.

Trovarne che credono davvero nel tuo progetto e investono budget significativi è ancora più difficile.

Ma è assolutamente possibile!

Lo facciamo noi e lo fanno decine di altri imprenditori nella nostra community.

Serve metodo, serve costanza, serve professionalità.

E, soprattutto, serve credere davvero nel valore che stai creando, perché quella convinzione si trasmette.

Quando parli con uno sponsor e gli dici “Abbiamo una community di 3.000 persone che si fidano ciecamente di noi, e se ti proponiamo come partner è perché crediamo davvero che tu possa portare valore a queste persone”, quella autenticità si sente.

E fa tutta la differenza del mondo quando poi gliene dai prova.

Non stiamo vendendo spazi pubblicitari: stiamo costruendo ecosistemi dove brand, organizzatori e community crescono insieme.

Questo è l'approccio Marketers.

Questo è ciò che ci ha permesso di costruire eventi da centinaia di migliaia di euro.

Che non solo si sostengono economicamente, ma crescono anno dopo anno con sponsor che tornano, aumentano il budget e diventano partner strategici di lungo termine.

Oggi è diventata praticamente una passione.

Perciò, se stai organizzando un evento e vuoi supporto strategico su come trovare, convincere e gestire sponsor professionalmente, possiamo aiutarti.

In Marketers offriamo consulenze dedicate dove analizziamo il tuo evento, identifichiamo i brand giusti, costruiamo proposte su misura e ti accompagniamo fino alla chiusura degli accordi.

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Oppure, se sei un brand interessato a sponsorizzare i nostri eventi e vuoi entrare in contatto con le nostre community:

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Altrimenti, ci vediamo lì fuori.

Tra una spiaggia, un palco e un corridoio zeppo di vibes esplosive.

Un abbraccio,
la Marketers Family.

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Perché trovare sponsor è fondamentale per un evento

I vantaggi per l’organizzatore

I benefici per l’azienda sponsor

Sponsorizzazione come leva strategica di marketing

Esempi di visibilità per gli sponsor durante un evento

Come pensano gli sponsor: cosa cercano e come decidono

Fattori decisivi nella scelta: target, valori, ROI

Tipi di ritorno atteso: visibilità, vendite, reputazione

Le principali tipologie di sponsor

Sponsor finanziario

Sponsor tecnico (in-kind)

Media partner

Influencer sponsor

Crowdfunding e art bonus

Sponsor istituzionali o no-profit

Le principali categorie di sponsorizzazione

Title sponsor

Main sponsor

Gold, silver e bronze sponsor

Sponsor esclusivo per categoria

Sponsor multipli: come gestirli senza conflitti

Come trovare gli sponsor giusti per il tuo evento: 4 step pratici

1. Definisci il pubblico e i valori del tuo evento

2. Mappa i potenziali sponsor coerenti per settore

3. Sfrutta contatti personali, passaparola e reti locali

4. Cerca online e sui social sponsor attivi nel tuo ambito

5. Individua eventi affini e incontra gli sponsor di persona

Come contattare uno sponsor e cosa proporre

Come presentarsi in modo professionale e convincente

Cosa deve contenere una proposta di sponsorizzazione

Errori da evitare nel primo contatto

Come inviare la proposta: email, call, DM o incontro diretto

Tecniche per massimizzare le possibilità di ottenere una sponsorizzazione

Come gestire la relazione con lo sponsor prima, durante e dopo l’evento

Cosa fare prima dell’evento (materiali, loghi, presenza)

Visibilità e coinvolgimento durante l’evento

Ringraziamento post-evento e follow-up

Come misurare i risultati e il ritorno per lo sponsor

Fidelizzazione e collaborazione nel lungo termine

Modelli utili e risorse

Esempio di proposta di sponsorizzazione

Template lettera di richiesta sponsor

Modello email per il primo contatto

Checklist per organizzare la ricerca sponsor

Domande frequenti (FAQ)

Quando cercare gli sponsor per un evento?

Come si calcola il valore di una sponsorizzazione?

È meglio avere uno sponsor unico o più piccoli sponsor?

Come evitare conflitti tra sponsor concorrenti?

Quali sono gli errori da evitare nel cercare sponsor?

Conclusione e consigli finali

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