Recensione FirmOnline: la piattaforma completa per gestire e firmare contratti digitali in sicurezza

Cos’è FirmOnline

Parliamoci chiaro.

FirmOnline non è solo una piattaforma per firmare digitalmente: è la chiave per trasformare la gestione dei contratti in un processo semplice e veloce.

Pensata per chi è stanco di perdere tempo dietro a moduli cartacei, scartoffie e archivi polverosi, FirmOnline permette di gestire ogni aspetto del ciclo di vita di un contratto in un ambiente 100% digitale.

Dimentica stampanti, scanner, costi di spedizione e, soprattutto, la frustrazione di aspettare che tutti firmino: con Firmonline, la firma di un contratto si può completare ovunque in meno di un minuto.

La piattaforma offre l’opzione della Firma Elettronica Avanzata (FEA), garantendo validità legale e valore probatorio ai contratti.

Ne parleremo meglio tra poco.

Ma intanto ti anticipiamo che questo significa che qualsiasi tipo di documento può essere inviato, firmato e archiviato con la sicurezza di avere un certificato valido legalmente.

FirmOnline è pensata sia per freelance che gestiscono pochi contratti al mese, sia per aziende che si trovano a dover amministrare contratti quotidianamente.

Inoltre, grazie all’accesso CRM integrato, all'API per sincronizzare i dati con altri sistemi aziendali e alla possibilità di personalizzare l’interfaccia, la piattaforma è completamente adattabile a esigenze specifiche.

Insomma, FirmOnline è il partner che semplifica la vita, restituendo tempo prezioso e azzerando le complessità nella gestione contrattuale.

In aggiunta, i nostri amici di FirmOnline, ci hanno lasciato un codice sconto esclusivo per la community di Marketers: utilizza “MKTS2024” al checkout e potrai risparmiare ogni mese! Pagherai infatti solo €5/mese per il piano Start, €16/mese il piano Professional e solo €50/mese il piano Business.

Cos’è la Firma Elettronica Avanzata

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) rappresenta un’evoluzione rispetto alla Firma Elettronica Semplice, offrendo garanzie molto più solide in termini di sicurezza e validità legale.

La FEA è progettata per rispondere a una necessità chiave: garantire l’identificazione certa del firmatario, preservando l'integrità e l’autenticità dei documenti firmati.

Ecco come FirmOnline riesce a trasformare ogni firma in un atto sicuro e protetto.

Attraverso verifiche in tempo reale dell’identità del firmatario, inclusi il documento d’identità e altri sistemi di prova del consenso, la FEA stabilisce un legame univoco tra firmatario e documento. Questo significa che ogni firma è protetta da un meccanismo che la connette in modo esclusivo al documento, preservando l'immodificabilità dei dati: una garanzia fondamentale in caso di contestazioni o verifiche future.

FirmOnline, inoltre, aggiunge un ulteriore strato di sicurezza con una “casella di spunta” per confermare che il firmatario ha letto e compreso il contenuto del documento, rendendo il processo trasparente e facilmente verificabile.

Questa attenzione al dettaglio rende la FEA ideale per una varietà di contratti (dal lavoro, agli accordi di servizio, alle assicurazioni e agli ordini bancari) con una validità legale che rafforza la fiducia di entrambe le parti coinvolte.

In poche parole, FirmOnline offre con la FEA uno strumento avanzato e affidabile per chi cerca una firma digitale che dia valore probatorio, sicurezza e piena conformità alle normative, garantendo l’integrità di ogni contratto digitale.

A chi si rivolge FirmOnline

FirmOnline è la soluzione ideale per chiunque gestisca contratti e documenti da firmare e archiviare. Dall’imprenditore individuale alla grande azienda, la piattaforma si adatta perfettamente a chi cerca una gestione dei documenti rapida, centralizzata e sicura. In particolare, Firmonline è pensata per rispondere alle esigenze di:

1. Freelance e liberi professionisti: per chi lavora da solo e ha bisogno di strumenti rapidi e intuitivi, FirmOnline permette di inviare contratti, preventivi e accordi di collaborazione in pochi secondi. Con la firma digitale avanzata, anche i liberi professionisti possono assicurarsi una validità legale completa senza il peso della burocrazia cartacea.
2. Piccole e medie imprese (PMI): per le aziende in crescita, ottimizzare i processi è fondamentale. FirmOnline offre alle PMI un sistema di firma e archiviazione dei contratti che consente di risparmiare tempo e denaro, evitando la necessità di spostamenti e riducendo i costi operativi legati alla gestione dei documenti cartacei.
3. Grandi aziende e team: le aziende strutturate, con un flusso continuo di documenti, beneficiano di una piattaforma che permette la gestione collaborativa dei contratti. Grazie alle integrazioni CRM e all’accesso per collaboratori, ogni reparto può monitorare, firmare e archiviare i propri documenti in modo semplice e tracciabile.
4. Studi legali e commerciali: FirmOnline garantisce la validità legale dei contratti grazie alla Firma Elettronica Avanzata, un aspetto fondamentale per chi opera nel settore giuridico e contabile. Gli studi legali e commerciali possono ridurre i tempi di firma dei documenti e garantire una gestione dei contratti sicura, mantenendo sempre la conformità alle normative italiane.
5. Settore bancario e assicurativo: per chi opera in ambiti altamente regolamentati, FirmOnline offre funzionalità avanzate che facilitano l’identificazione del firmatario e garantiscono la sicurezza e l’immodificabilità dei contratti, fondamentali per mantenere un alto standard di compliance.

Tutte le funzionalità di FirmOnline

FirmOnline offre diversi strumenti progettati per semplificare la gestione dei contratti e ottimizzare il flusso di lavoro di chiunque gestisca documenti e firme a distanza.

Ogni funzionalità è pensata per garantire efficienza, sicurezza e una gestione centralizzata dei contratti, adattandosi perfettamente alle esigenze di aziende di ogni dimensione, dai freelancer alle grandi imprese.

Scopriamo nel dettaglio come queste funzionalità possono fare la differenza nel migliorare la tua esperienza digitale.

CRM

FirmOnline integra un sistema CRM che consente di mantenere un archivio centralizzato di clienti e collaboratori, con la possibilità di monitorare lo stato di ogni contratto e documento associato.

Con l’accesso diretto al CRM, puoi vedere rapidamente quali contratti sono ancora in attesa di firma, quali sono già conclusi e a quali clienti appartengono.

Questo non solo rende più semplice il monitoraggio, ma permette anche di migliorare la gestione delle relazioni con i clienti, facilitando il recupero di informazioni critiche in pochi clic.

Gruppi di Lavoro

FirmOnline supporta la collaborazione in team con la possibilità di creare gruppi di lavoro.

Questa funzione è ideale per le aziende con più reparti o per team di progetto, poiché consente di assegnare ruoli specifici e monitorare l’avanzamento delle attività di ciascun collaboratore.

Ogni membro del gruppo può accedere solo ai documenti e alle aree di lavoro di propria competenza, garantendo una gestione sicura e coordinata.

I gruppi di lavoro semplificano la suddivisione delle responsabilità e migliorano l’efficienza interna, senza rischi di confusione o accessi non autorizzati.

E sai cos’è un’altra cosa che può migliorare l'efficienza nel tuo lavoro?

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FEA

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) di Firmonline è una soluzione legalmente valida e sicura per la firma digitale dei contratti.

Con la FEA, ogni documento firmato possiede un valore probatorio riconosciuto, permettendo la gestione di contratti con identità verificata e garantendo l’immodificabilità del documento.

Grazie alla prova di consenso e all’autenticazione basata su identificazione del firmatario, FirmOnline si distingue per la sicurezza della FEA, rendendo la firma digitale avanzata accessibile a ogni tipo di cliente e per ogni necessità contrattuale.

Gestione contratti

Con FirmOnline, la gestione dei contratti diventa semplice e centralizzata.

È possibile archiviare in un unico spazio tutti i documenti firmati, visualizzarne lo stato, e recuperare velocemente i contratti grazie a un sistema di ricerca intelligente.

La piattaforma non pone limiti di spazio, offrendo una soluzione scalabile e sicura per archiviare contratti a lungo termine.

E se non fosse abbastanza, ogni documento può essere monitorato dalla fase di creazione a quella di firma, migliorando la trasparenza e mantenendo traccia di tutte le azioni eseguite sul contratto, un aspetto fondamentale per qualsiasi azienda che necessiti di un’archiviazione organizzata e sicura.

Pagamenti

FirmOnline include un sistema di gestione dei pagamenti integrato, che rende possibile l’automazione dei flussi finanziari associati ai contratti.

Puoi collegare ogni contratto a un metodo di pagamento, configurare piani di pagamento ricorrenti o una tantum, e monitorare lo stato delle transazioni.

Questa funzionalità è particolarmente utile per aziende che vendono servizi continuativi, come abbonamenti o consulenze, e desiderano automatizzare l’intero processo.

La gestione dei pagamenti direttamente dalla piattaforma migliora l’esperienza dell’utente e riduce la necessità di gestire più sistemi.

SMS

Per rendere la gestione dei contratti ancora più rapida e sicura, FirmOnline offre una piattaforma SMS che facilita le comunicazioni e il recupero di firme.

Puoi inviare notifiche o reminder ai firmatari direttamente via SMS, aumentando le possibilità di risposta e velocizzando i processi di firma.

Questo strumento si rivela fondamentale per i professionisti che operano con clienti a distanza o hanno bisogno di una firma immediata, poiché garantisce una comunicazione istantanea e facilita il tracciamento delle operazioni in corso.

Quanto costa il servizio Firmonline?

FirmOnline ha pensato tre piani di abbonamento per soddisfare le esigenze di aziende di diverse dimensioni, dai freelance alle imprese con alto volume di contratti.

I costi sono chiari e accessibili, con piani senza costi nascosti che garantiscono l'accesso a tutte le principali funzionalità.

• Start 6 € al mese: ideale per piccoli professionisti, include l’accesso al CRM, contratti illimitati, una piattaforma per inviare SMS e tre firme incluse al mese.
• Professional 19 € al mese: pensato per chi necessita di un volume maggiore di firme, il piano Professional offre 15 firme mensili e comprende il White Label.
• Business 69 € al mese: perfetto per le aziende che gestiscono un elevato numero di contratti, il piano Business include tutte le funzionalità avanzate, comprese 30 firme mensili. Inoltre, è l’unico piano ad offrire la gestione dei collaboratori e accesso API CRM.

Ma esiste un modo per pagare ancora meno…

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Perché scegliere Firmonline

Come abbiamo già detto, FirmOnline è una piattaforma versatile e conforme alla normativa italiana, pensata per semplificare la gestione dei contratti sia per i freelance che per le aziende con un alto volume di documenti.

Ma se non fossi ancora convinto, ecco i 5 motivi principali per cui dovresti scegliere proprio Firmonline:

1. Compliant alla regolamentazione italiana e sicurezza avanzata: con la Firma Elettronica Avanzata (FEA), Firmonline risponde agli standard di sicurezza e conformità previsti dalla legge italiana, garantendo la validità legale dei contratti e proteggendo i dati sensibili grazie a crittografia e marcatura temporale. A differenza della Firma Elettronica Semplice (FES), la FEA assicura che molteplici tipologie di contratto siano completamente riconosciute e legalmente valide.
2. Facilità d'uso e accessibilità: l’interfaccia intuitiva di FirmOnline consente una gestione rapida e immediata dei contratti, riducendo drasticamente i tempi e le difficoltà di firma. In media, un contratto viene completato in meno di un minuto, eliminando problemi comuni come la mancata ricezione dei documenti o gli errori durante l’invio.
3. Costi competitivi: con piani a partire da soli 6€ al mese, FirmOnline offre una soluzione più economica rispetto a molte alternative. Non solo riduce i costi, ma elimina anche la necessità di stampanti, archivi fisici e documenti cartacei, riducendo le spese operative.
4. Integrazione e customizzazione avanzate: FirmOnline non è solo una piattaforma di gestione documentale, ma permette anche di integrare le funzionalità al CRM aziendale attraverso le API e offre opzioni di customizzazione per adattarsi a esigenze specifiche. Questa flessibilità la rende ideale sia per i professionisti indipendenti sia per le aziende strutturate che richiedono un alto grado di personalizzazione.
5. Archiviazione senza limiti: tutti i contratti firmati vengono archiviati online senza limiti di spazio o tempo, offrendo un accesso sempre disponibile e organizzato, essenziale per semplificare le attività di auditing, compliance e gestione delle informazioni aziendali.

Un esempio concreto dell’efficacia di FirmOnline è rappresentato da Credito Ideale, che in un solo anno ha chiuso 500 contratti risparmiando 1540 ore di lavoro. L'azienda ha visto migliorare i tempi di firma e archiviazione dei documenti, offrendo maggiore trasparenza nei dati e una gestione snella dei contratti per le attività di vendita e compliance.

Supporto

FirmOnline offre un’assistenza che non ti lascia mai solo: il supporto è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18, con un team dedicato a risolvere qualsiasi esigenza.

Che tu abbia bisogno di aiuto per configurare la piattaforma, chiarimenti sulla Firma Elettronica Avanzata, o anche solo un suggerimento su come ottimizzare i processi di firma, troverai risposte rapide e chiare.

Learning

Una volta che ti sarai iscritto, oltre al supporto dedicato, potrai accedere alla tua area riservata dove troverai una sezione Learning completa, con videoguide e tutorial pratici per ogni funzionalità.

L’idea è semplice: apprendi esattamente ciò che ti serve, quando serve.

Hai appena inserito nuovi collaboratori nel CRM e vuoi assicurarti che abbiano accesso solo alle sezioni pertinenti? C’è una guida per impostare i permessi in pochi click.

Devi digitalizzare vecchi contratti cartacei per integrarli nell’archivio? Troverai un tutorial passo-passo che spiega come fare.

E se un cliente vuole firmare un documento in tempo reale, una guida ti mostra come creare, inviare e ottenere la firma in meno di un minuto, senza muoverti dal tuo PC o smartphone.

Conclusione

Ed eccoci alla fine delle recensione di questo tool.

Abbiamo detto che FirmOnline non è solo uno strumento per firmare digitalmente: è una vera e propria centrale operativa per chi vuole gestire contratti e documenti senza intoppi.

In un mondo sempre più rapido, dove l’efficienza è tutto, avere una piattaforma che semplifica e digitalizza ogni fase del processo (dalla firma all’archiviazione) è un vantaggio competitivo enorme.

Noi di Marketers lo sappiamo bene: ridurre i tempi di attesa, eliminare le scartoffie e centralizzare le informazioni fa una grande differenza, soprattutto quando si gestiscono decine, se non centinaia, di contratti al mese.

Quindi, se stai cercando una soluzione che unisca flessibilità, sicurezza e performance, FirmOnline potrebbe davvero fare al caso tuo.

E come se non bastasse, i nostri amici di FirmOnline, ci hanno lasciato un codice sconto esclusivo per la community di Marketers: utilizza “MKTS2024” al checkout e potrai risparmiare ogni mese! Pagherai infatti solo €5/mese per il piano Start, €16/mese il piano Professional e solo €50/mese il piano Business.

Prenditi un momento per approfondire tutte le sue funzionalità, prova i vari piani e scopri quanto è semplice migliorare il tuo flusso di lavoro con una piattaforma così completa.

La firma digitale è solo l’inizio: semplificare la gestione dei contratti può trasformare il modo in cui lavori… ogni giorno.

Alla prossima!