Come scrivere una follow up email efficace

Cos'è una Follow Up Email?

Una follow-up email è un messaggio inviato in seguito a un'interazione con un cliente o contatto. In pratica, rappresenta un'opportunità per riprendere il dialogo e consolidare un rapporto già avviato.

La sua funzione principale è quella di mantenere viva l'attenzione e di offrire valore aggiunto, sia che l’interazione precedente sia andata a buon fine, sia che non abbia portato ai risultati sperati. Infatti, le follow up email possono essere inviate in entrambe le situazioni.

Un cliente ha acquistato un tuo prodotto?

Puoi inviare una follow-up email di ringraziamento, fornire maggiori informazioni/istruzioni sul prodotto, oppure chiedere una recensione.

L’interazione precedente non è andata a buon fine?

Potrai inviare un'email di follow-up che richieda un feedback come, ad esempio, un sondaggio o domande mirate che possono aiutarti a capire cosa migliorare e, quindi, massimizzare le future opportunità di vendita.

Questo tipo di email sono essenziali per non lasciarsi sfuggire potenziali occasioni, offrendo la possibilità di rimanere presenti nella mente del cliente, migliorare la propria offerta e creare un contatto costante che può evolversi in relazioni durature e redditizie.

Perché è importante inviare email di follow up? Ecco i benefici

Le email di follow-up rappresentano uno degli strumenti più potenti e sottovalutati all'interno delle strategie di marketing. Spesso ci si concentra sul primo contatto, ma è proprio il follow-up che fa la differenza tra una semplice interazione e una conversione di successo.

Inviare follow up non solo ti permette di mantenere attivo il dialogo con il tuo contatto, ma ti consente anche di massimizzare le opportunità nate dal primo scambio, offrendo valore aggiunto e guidando il cliente verso l'azione desiderata.

I vantaggi di una strategia efficace di follow-up sono molteplici e vanno ben oltre il semplice “ricordare” la propria presenza. Ogni follow-up ti permette di migliorare costantemente la tua comunicazione, adattandola ai feedback ricevuti e ottimizzando le tue conversioni.

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Continuiamo da dove eravamo rimasti. Nel dettaglio, ecco alcuni dei principali benefici che puoi ottenere integrando le email di follow-up nella tua strategia di marketing.

Aumento del tasso di risposta

Uno dei principali benefici delle email di follow-up è l'aumento significativo del tasso di risposta (Response Rate). Dopo un primo contatto, è possibile che molte persone non rispondano subito, per vari motivi: mancanza di tempo, email persa nella casella di posta o semplicemente indecisione.

Un messaggio di follow-up diventa l'occasione per riportare l'attenzione sul tuo contenuto e fornire un ulteriore stimolo per ottenere una risposta.

Una seconda email aumenta notevolmente le probabilità di ricevere un feedback rispetto a una singola comunicazione. Un follow-up ben scritto può catturare l'attenzione del destinatario, far emergere nuovamente il valore della tua proposta e creare un senso di urgenza o interesse. Inoltre, permette di correggere eventuali incomprensioni o dubbi che il primo messaggio potrebbe non aver chiarito.

Non dimenticare che la chiave di un buon follow-up è la personalizzazione: un messaggio che appare rilevante e mirato ha molte più possibilità di ottenere un riscontro.

Consolidamento delle relazioni con i clienti

Dopo il primo contatto o l’acquisto, rimanere in contatto con un lead anche con una semplice email aiuta a costruire fiducia e dimostra attenzione verso il cliente. Un follow-up mirato permette di mantenere viva questa relazione, mostrando al cliente che non stai solo cercando di vendere qualcosa, ma che hai come obiettivo quello di creare un rapporto più duraturo e di valore.

Inviare un’email di follow-up può fornire contenuti aggiuntivi che aiutano il cliente a sfruttare al meglio il prodotto o servizio acquistato, come consigli, manuali d’uso o risorse utili.

Inoltre, è un'opportunità per offrire assistenza, chiedere feedback o semplicemente ringraziare il cliente per la sua fiducia. Queste piccole azioni possono fare una grande differenza nella percezione del brand, trasformando un cliente occasionale in un cliente fedele.

Il risultato?

Relazioni più solide e una base di clienti più fidelizzata che sarà più incline a scegliere te e a consigliarti ad altri.

Incremento delle conversioni

Non giriamoci intorno: il vero obiettivo delle email di follow up è soprattutto quello di aumentare le conversioni.

Non tutti i potenziali clienti prendono una decisione immediata dopo il primo contatto o la prima offerta. Spesso hanno bisogno di più tempo per riflettere o di ulteriori informazioni per sentirsi sicuri nel completare l'acquisto.

È qui che entra in gioco il follow-up: riprendere il contatto permette di riaccendere l’interesse e fornire le risposte necessarie per superare eventuali dubbi o esitazioni.

Con un'email ben studiata, puoi ricordare i vantaggi del tuo prodotto o servizio, aggiungere incentivi come sconti o promozioni limitate nel tempo e spingere il destinatario a compiere l'azione desiderata, che sia una vendita, l’iscrizione a un webinar o la partecipazione a un evento.

Inoltre, personalizzando l’email in base al comportamento del cliente (ad esempio, se ha visitato una pagina specifica del tuo sito), puoi ottimizzare ulteriormente le tue chance di conversione.

Studiare una strategia di follow-up efficace ti permetterà di capitalizzare sulle opportunità non colte inizialmente, portando così a risultati concreti.

Tipologie di Follow-Up email (con esempi)

E ora andiamo al sodo.

Dopo aver esplorato i benefici delle email di follow-up, è il momento di vedere più da vicino come e quando utilizzarle al meglio. Come avrai potuto intuire, le follow-up email non sono tutte uguali: ogni situazione richiede un approccio specifico e una comunicazione mirata per ottenere il massimo risultato.

Di seguito ti mostrerò tre situazioni concrete in cui le follow-up email risultano particolarmente efficaci: dopo un lancio, dopo un evento o un webinar e dopo una vendita o una proposta commerciale. Per ognuna di queste occasioni, ti fornirò esempi pratici di email che ho personalmente inviato, così da darti una guida pratica su come strutturare i tuoi messaggi e massimizzare le opportunità di successo.

Follow-up dopo un lancio

Il follow-up dopo un lancio è una delle situazioni più critiche per mantenere alta l'attenzione e raccogliere feedback utili. Spesso, subito dopo il lancio di un prodotto o servizio, molti potenziali clienti non acquistano immediatamente o non completano un'azione specifica. Una follow-up email in questa fase può essere fondamentale per capire le ragioni di questa mancata conversione e ottenere informazioni preziose per ottimizzare le strategie future.

Un ottimo esempio di questo tipo di follow-up è la mail utilizzata da Yoga Academy per richiedere feedback ai partecipanti iscritti alle lezioni gratuite, con l'obiettivo di capire come migliorare l'esperienza offerta.

Oggetto della mail: Ti chiedo un parere %FIRSTNAME%!

Questa email ha ottenuto un open rate del 40%, grazie a un oggetto personalizzato e diretto, che stimolava la curiosità e invitava il destinatario a fornire un contributo importante. All'interno, come leggerai, il messaggio è semplice e diretto: chiedeva un parere sui contenuti offerti, sottolineando quanto fosse importante per il miglioramento dei futuri lanci.

Ecco il corpo della mail:

Questa strategia di follow-up ci ha aiutato a raccogliere feedback diretti e a mantenere un canale di comunicazione con il potenziale cliente, dimostrando interesse e attenzione nei suoi confronti.

Follow Up dopo un evento o un webinar

Dopo un evento o un webinar, inviare una follow-up email è fondamentale per dare continuità all'interazione appena avvenuta. Questo tipo di email permette di ringraziare i partecipanti per la loro presenza, fornire ulteriori informazioni/risorse e, magari, introdurre un'offerta esclusiva che invidi all'azione.

Un ottimo esempio di follow-up dopo un webinar è la mail che abbiamo inviato come Yoga Academy ai partecipanti di una lezione in diretta.

Oggetto della mail: Grazie della tua presenza! (Scopri la sorpresa)

Questa email ha registrato un open rate del 66%, dimostrando l'efficacia di un oggetto accattivante e di una comunicazione chiara e amichevole.

Il contenuto della mail ringrazia i partecipanti e offre l'opportunità di rivedere la lezione su YouTube per chi l'avesse persa. Inoltre, introduce una promozione speciale legata ai contenuti dell'Academy, invitando i destinatari a rimanere sintonizzati per ulteriori dettagli.

Ecco un estratto del corpo della mail:

Questa email di follow-up sfrutta la fase post evento per consolidare il rapporto con i partecipanti, offrendo valore aggiunto attraverso il replay e stimolando l'azione con una promozione limitata nel tempo.

Follow-Up dopo una vendita o una proposta commerciale

Il follow-up post vendita è uno strumento potentissimo per garantire che l'acquirente sfrutti al meglio il prodotto o servizio acquistato. Un buon follow-up non si limita a ringraziare per l'acquisto, ma si focalizza sul supporto attivo del cliente, guidandolo passo dopo passo nel processo di onboarding e offrendo le informazioni necessarie per ottenere il massimo dall'acquisto.

Un esempio efficace viene ancora una volta da Yoga Academy, dove abbiamo strutturato una follow-up email che fornisce tutte le informazioni su come accedere ai corsi, come sfruttare al meglio i contenuti della piattaforma e suggerimenti pratici per mantenere alta la motivazione.

Puoi leggere la mail tu stesso di seguito:

Come vedi, con questa email non ci limitiamo a confermare l'acquisto, ma accompagniamo il cliente in ogni fase iniziale dell’esperienza, assicurandosi che comprenda al meglio come navigare sulla piattaforma e accedere ai materiali.

Questo tipo di follow-up è essenziale per ridurre il rischio che l'utente si senta sopraffatto o non sappia da dove cominciare. Con un percorso di onboarding strutturato, si costruisce un rapporto di fiducia e si assicura che il cliente utilizzi al meglio ciò che ha acquistato, aumentando la probabilità di una relazione duratura e di ulteriori acquisti futuri.

Quando inviare una Follow-Up email? La tempistica è fondamentale

La tempistica con cui invii una follow-up email può fare la differenza nei risultati che vuoi ottenere: se troppo rapida, può sembrare invadente; se troppo tardiva, potrebbe perdere rilevanza.

Non esiste una risposta definitiva su quando inviare una follow-up email, poiché tutto dipende dal contesto e dall'interazione che l'ha preceduta. Tuttavia, ci sono alcune linee guida che possono aiutarti a definire il momento giusto in base alla situazione specifica.

Ecco alcuni scenari comuni con tempistiche che abbiamo testato:

• Post-acquisto: dopo un acquisto, il follow-up dovrebbe essere quasi immediato. Solitamente, una prima email di conferma o di ringraziamento viene inviata entro 5 minuti dall’acquisto. In seguito, possono seguire altre email per l’onboarding o per fornire risorse aggiuntive che aiutino l'utente a sfruttare al massimo il prodotto/servizio;
• Richiesta di preventivo: quando un potenziale cliente richiede un preventivo, è essenziale mantenere una linea di comunicazione diretta anche dopo l’invio delle informazioni. In questo caso, è consigliabile inviare 2-3 email di follow-up nei giorni successivi, a distanza di circa 2 giorni l'una dall’altra.
  Questo permette di capire se il cliente è interessato ad accettare il preventivo, stimolando l’interesse senza risultare insistenti, e lasciando al destinatario il tempo necessario per valutare la proposta;
• Dopo il lancio di un prodotto: se una persona non ha completato l'acquisto durante il lancio, una follow-up email può essere inviata per capire le ragioni del mancato acquisto. In questo caso, è utile chiedere al destinatario di compilare un sondaggio. Questa email dovrebbe essere inviata circa due giorni dopo la chiusura del lancio, lasciando così un po’ di spazio per riflettere prima di sollecitare una risposta.

Tra gli altri fattori da considerare, ricorda che la maggior parte delle email viene aperta il giorno stesso della ricezione. Se non avrai ricevuto risposta entro 24 ore, le probabilità di riceverne una diminuiscono drasticamente.

Inoltre, come regola generale, ricorda sempre che un'eccessiva frequenza può risultare fastidiosa, quindi è importante inviare le email in modo graduale, assicurandosi che non finiscano nello spam.

Ovviamente, se stai gestendo una campagna commerciale su vasta scala, considera di automatizzare le sequenze di follow-up per ottimizzare tempi e risorse.

(Nel prossimo paragrafo ti mostrerò lo strumento che usiamo con ogni cliente che curiamo con Marketers Accelerator.)

Ogni strategia di follow-up dovrebbe essere allineata agli obiettivi che ti sei prefissato. Indipendentemente dai risultati che vuoi ottenere, la chiave è trovare il giusto equilibrio tra l’invito all’azione e il rispetto del cliente.

Lo strumento che utilizziamo per automatizzare il Follow-Up via email

Per automatizzare in modo efficace l’invio delle email di follow-up, ci affidiamo a ActiveCampaign, una delle soluzioni leader nel campo del Marketing Automation. ActiveCampaign è il nostro strumento di riferimento non solo per i nostri business, ma anche per quelli dei nostri partner, come Yoga Academy, Giulia Calcaterra e diversi e-commerce che gestiamo.

ActiveCampaign offre una piattaforma estremamente flessibile che si adatta a qualsiasi tipo di attività, senza richiedere modifiche al flusso di lavoro già in atto. Con funzionalità di automazione avanzate, permette di inviare email personalizzate in base alle azioni compiute dagli utenti, creando flussi di lavoro su misura che guidano i lead attraverso il funnel di vendita. Potrai segmentare il tuo pubblico, gestire campagne di email marketing e creare automazioni basate sui comportamenti e le preferenze dei tuoi contatti, il tutto in un’unica piattaforma.

Una delle caratteristiche più potenti di ActiveCampaign è la possibilità di integrarsi con i principali sistemi di advertising, come Meta, LinkedIn e Google. Questo consente di creare connessioni fluide tra le tue campagne pubblicitarie e le automazioni email, generando follow-up mirati non appena un lead interagisce con le tue ads.

Noi di Marketers, per sfruttare al meglio ActiveCampaign, ci affidiamo ai professionisti di Active Powered. Grazie al loro supporto, abbiamo accesso a:

• Supporto clienti avanzato in italiano, disponibile via email, chat e telefono;
• Consulenze personalizzate, con esperti certificati di Marketing Automation che aiutano a ottimizzare le strategie;
• Plugin esclusivi e gratuiti, utili per integrare opt-in interattivi su WordPress.

Inoltre, grazie ad Active Powered, puoi usufruire di uno sconto del 20% sui primi 12 mesi di servizio utilizzando il codice coupon “MARKETERSART”.

Come Scrivere una Follow-Up Email Efficace

Scrivere una follow-up email che catturi l'attenzione e porti a risultati concreti richiede una combinazione di strategia e attenzione ai dettagli. Non basta inviare un semplice promemoria: è necessario costruire un messaggio mirato, che sappia stimolare l’interesse del destinatario e comunicare le giuste informazioni.

Il segreto per una follow-up email efficace sta nel bilanciare diversi elementi.

Andiamo ad esplorare tre aspetti chiave.

L’oggetto perfetto per un’email di follow-up

L’oggetto di un’email è il primo impatto che il destinatario avrà con il tuo messaggio: hai solo una frase per fare centro.

Sebbene non esista una “regola aurea” per creare l'oggetto perfetto, è fondamentale prestare attenzione a questo elemento cruciale. L'oggetto deve essere efficace, sintetico e mai fuorviante.

Evita promesse ingannevoli o contenuti che possano generare confusione: il destinatario deve capire subito cosa aspettarsi dal tuo messaggio e, soprattutto, non sentirsi spinto ad aprire l'email per errore o confusione.

L'obiettivo è mantenere l'oggetto semplice e diretto, senza inutili giri di parole, ma abbastanza accattivante da incuriosire il destinatario e spingerlo all’apertura.

Un altro aspetto cruciale è evitare l'uso di keyword troppo commerciali o termini che potrebbero attivare i filtri antispam, come “gratis”, “offerta”, o “promo”. Essere trasparenti e chiari paga sempre: l'oggetto deve riflettere esattamente il contenuto della tua email, in modo da instaurare subito un rapporto di fiducia con il destinatario.

La Struttura Ideale di una follow-up email

La struttura di una follow-up email deve essere semplice, chiara e il più umana possibile.

L'obiettivo è fare in modo che il destinatario percepisca l'email come un messaggio scritto da una persona reale, non da un'azienda o da un sistema automatizzato.

La semplicità è sempre la soluzione migliore. Le email di follow-up non devono essere complicate: meno dettagli superflui inserisci, meglio è. Fornisci solo le informazioni essenziali per trasmettere il tuo messaggio, concentrandoti su chiarezza e facilità di lettura.

Ecco alcune linee guida per mantenere la struttura semplice e efficace:

• Paragrafi brevi e spazi bianchi: suddividi il testo in paragrafi corti, usa sapientemente spazi bianchi ed elenchi puntati per rendere l'email visivamente più accattivante e facile da leggere;
• Linguaggio chiaro e diretto: evita termini troppo tecnici o gergali che potrebbero confondere il destinatario. Usa un linguaggio colloquiale, come se stessi parlando direttamente con il lettore;
• Ricorda il motivo del follow-up: all'inizio dell'email, è utile richiamare subito il motivo per cui stai contattando nuovamente il destinatario. Fai questo in modo diretto e conciso, evitando giri di parole;
• Non dimenticare di includere una call to action (CTA) chiara e non invadente. La CTA dovrebbe guidare il destinatario verso un'azione specifica, come rispondere all’email, fare clic su un link o chiamarti. È importante che questa richiesta sia esplicita, ma al tempo stesso rispettosa.

Ricorda: stai cercando di aiutare il destinatario, non di metterlo sotto pressione.

Il Tone of Voice giusto: professionale ma empatico

Il tone of voice di una follow-up email è fondamentale per connettersi a livello personale con il destinatario. Parlo di un registro professionale ma che, allo stesso tempo, sappia trasmettere empatia e vicinanza, come se stessi parlando direttamente con il lettore. Questo tipo di tono ti permette di essere efficace senza risultare freddo o distante, aumentando le probabilità che il destinatario si senta coinvolto e risponda positivamente.

Ovviamente, il tono deve adattarsi allo scenario specifico della comunicazione. Ad esempio, se stai chiedendo un feedback su un preventivo o un progetto, il tono sarà più formale, ma sempre cordiale e rispettoso del tempo del cliente. Se invece stai seguendo un potenziale cliente che ha mostrato interesse per un servizio, puoi adottare un tono più colloquiale, mantenendo comunque una certa professionalità.

Chiarezza e semplicità sono sempre la chiave. Evita l'uso di termini troppo tecnici o gergali che potrebbero confondere il destinatario. Il linguaggio deve essere chiaro e diretto, puntando a una comunicazione efficace che non appesantisca il messaggio.

Anche se stai inviando una follow-up email a un grande numero di contatti, è importante che sembri scritta personalmente per ciascuno di loro.

L’obiettivo è mettere il destinatario al centro: fai percepire che il suo punto di vista è importante e che il tuo intento non è solo commerciale, ma anche quello di creare un rapporto basato su fiducia e comprensione. Un approccio troppo distaccato o troppo formale può portare il destinatario a ignorare la tua email; un tono troppo invadente, invece, potrebbe farlo sentire sotto pressione.

Conclusione

Let’s recap!

In questo articolo, ti ho dato qualche spunto e informazione sull'importanza delle follow up email e come questo strumento possa fare la differenza nel mantenere viva l’attenzione dei tuoi contatti, migliorare il tasso di risposta, consolidare le relazioni con i clienti e aumentare le conversioni.

Dalla scelta dell'oggetto alla struttura dell'email fino al tone of voice, ogni dettaglio gioca un ruolo fondamentale nel rendere le tue follow up email efficaci e mirate.

Per gestire queste automazioni in modo semplice ed efficiente, ti ricordo che, secondo me, la migliore soluzione è ActiveCampaign, strumento che ci ha permesso di ottenere ottimi risultati in tutte le aziende del gruppo Marketers. Ti consiglio di attivare ActiveCampaign tramite Active Powered, per avere supporto completo in italiano e uno sconto del 20% sui primi 12 mesi, utilizzando il codice coupon “MARKETERSART”.

Comunque, oltre a padroneggiare le tecniche di follow-up, c’è un altro aspetto fondamentale per far crescere il tuo business in modo costante: investire nella tua formazione. Con questo in mente, ti incoraggio ad iscriverti a Marketers Pro.

L'iscrizione a Marketers Pro ti offre una serie di benefit esclusivi: oltre all'accesso a una community privata di creativi, marketer e imprenditori digitali, otterrai contenuti formativi (tra cui un intero corso sulla Marketing Automation), masterclass di approfondimento e molto altro. Avrai accesso a corsi professionali progettati per aiutarti a crescere nel mercato digitale, la possibilità di interagire con membri della Marketers family e molte altre opportunità di formazione e networking.

Inoltre, avrai l'opportunità di confrontarti direttamente con i nostri docenti, che possono condividere le loro conoscenze e rispondere alle tue domande specifiche.

Detto questo, è il momento di mettere in pratica queste strategie e portare la tua realtà al livello successivo!

Buon Business!